高校档案征集工作存在的问题与对策研究

摘 要：档案是记录高校相关资料的主要方式，通过档案征集活动，档案部门的工作人员能够将高校的历史文化遗产等相关重要信息进行收录，确保高校在发展的过程中，高校的创建以及重要发展项目处于有证可据的状态，对于高校历史文化遗产的保护以及后续工作的展开有着非常重要的意义。目前我国的高校档案征集工作仍旧处于发展阶段，相关理念不完善，档案部门工作人员在展开高校档案征集工作的过程中，仍旧存在多种问题。本次研究将对目前我国高校档案征工作的具体展开情况进行探究，并在这一基础上提出相关的改善意见，通过这一方式为我国高校档案征集工作贡献自身的力量。

关键词：高校档案;征集工作;存在问题;应对对策

高校档案部门是负责高校中档案管理工作的部门，在收录相关资料之后，档案部门会将相关的内容进行永久保存，通过这一方式维护高校的历史面貌，保存高校的发展历程。高校档案部门所收集到的高校资料将会对后续高校的发展产生非常直接的影响。在展开档案收集工作的过程中，高校档案部门的工作人员需要与高校中的退休职工、校友、员工、社会各界人士进行交流，通过这种方式收集高校各个历史时期的资料，选择具有保存价值的档案资料进行保存。高校档案征集工作的技术性以及规范性要求较为严格。档案征集工作主要包含以下几个工作流程：首先，是策划工作，档案部门的工作人员需要对档案征集工作的内容进行策划，选择档案征集工作的对象;其次，是评估工作，在收集到相关资料之后，档案部门的工作人员需要对所收集到的资料进行整理，保留具有保存意义的资料，并给予提供资料的人员一定奖励。如今档案征集工作已经成为了高校档案管理工作之中非常重要的一部分内容。

一、高校档案征集工作的意义

1.保护高校的历史文化

由于各种因素的影响，我国高校的档案留存工作一直处于一种档案缺失或者档案空白的状态，因此高校的档案资料并不能对高校从建校开始的相关资料进行反馈。随着国家对于档案征集工作重视度提升，高校之中档案征集工作才重新展开。通过档案征集工作，高校在发展过程中所涉及到的历史文化以及相关变动资料能够得到更加明确的展示，能够为高校的校园文化等相关资料提供明确的参考依据。档案资料属于一种不可逆的文化资源，在档案征集的过程中，将收集到的宝贵资料收藏到档案馆之中，能够有效对高校的历史文化相关资料进行保护，确保在高校后续的发展过程中，能够依据所收集到的资料继续发展。

2.丰富档案馆的馆藏资源

有一部分高校在发展阶段虽然对档案收集工作有所重视，但是在收集内容上管理观念存在着失误，这就导致高校档案馆之中的馆藏资源结构并不合理，档案的内容主要以政治内容、教学内容、研究内容、基建内容为主，档案资料之中并未对高校的相关历史资料进行收集，这就导致档案馆馆藏并未产生相关的特色。随着电子信息技术的发展，高校档案收集工作逐渐将纸质档案的收集转变为了电子档案的收集，大部分高校都有着非常悠久的发展历史，虽然电子档案的整理工作逐渐成为了高校档案收集工作的重点，但是在高校档案馆的馆藏资源之中，纸质档案仍旧是主要资源。由于各种原因的影响，纸质档案并未将高校的相关历史资料收集完全，在高校档案馆的馆藏之中并未产生相关资料能够对高校的办学历程等相关事项进行说明。而开展档案征集工作，则可以通过各种方式弥补高校档案馆馆藏之中的空白内容，将具有保存意义的能够对高校办学理念、办学途径、重大事项等相关内容的资料进行收集整理，将其保存在高校档案馆之中，不仅可以还原高校的历史面目，同时也可以丰富高校的馆藏资源。

3.为高校历史研究工作提供依据

近些年来，针对高校历史这一研究，已经出现了诸多研究内容，如高校大事记、高校人物传记等，这些论文对高校之中曾经出现过的历史事件或者曾经在高校之中参与过相关活动的名人资料进行了说明。高校历史研究工作的展开，体现出了高校之中相关人员对于校园的情怀，同时也是高校宣传的一种方式。但是由于高校档案馆之中的相关资料并不完善，在展开高校历史研究工作的过程中，研究人员能够获取的资料有限，导致论文的研究内容较为单一，研究成果丰富度严重不足，对于高校的历史传承以及教学理念等具有深层次意义的事项并未展开更加深入的研究。档案征集工作能够完善高校档案馆之中的档案资料，为高校历史研究提供更加丰富的研究资料，对于高校历史研究内容深度的提升以及学术水平的提升有着非常重要的意义。

4.档案工作展开的必然需求

随着社会信息化趋势的发展，档案收集工作的重要性也逐渐展现在众人眼前。档案收集工作所整理的资料能够为部门的发展提供更加明确的数据依据。随着时间的推移，高校之中展开档案整理工作，完善档案馆的建设已经成为了必然趋势，通过档案收集工作，高校的历史文化能够得到保护，档案馆之中的馆藏资源也能够得到有效的丰富。档案收集工作的展开是高校发展的必然趋势，同时也是高校进一步发展的有效保障。

二、目前高校档案征集工作之中存在的问题

1.档案征集制度缺失

随着档案资料重视度的提升，相关部门针对高校档案征集工作制定了明确的档案收集管理制度以及实施方法，法律法规的颁布为高校档案征集工作的进一步发展打下了良好的基础。在相关部门的引导下，高校部门逐渐展开了高校之中的档案征集工作。在展开档案征集工作的过程中，由于相关部门对于高校档案征集工作并未制定明确以及规范的档案征集工作展开流程，导致在高校展开档案征集工作的过程中，没有办法根据相关的规章制度完成档案征集工作。管理制度的缺乏也导致高校在展开档案征集工作的过程中，档案部门工作人员只能依靠自身经验完成收集工作，征集工作资料的准确性过低，不能达到档案征集工作应有的目的。

2.档案征集方式落后

在相关部门的引导下，虽然各个高校对于内部的档案征集工作已经展开了积极的探索，相对于早期档案征集工作而言，如今高校档案征集工作已经取得了顯著的进展，但是由于档案征集工作在展开过程中会受到诸多外界因素的影响，资料收集方式仍旧以被动接收这种资料收集方式为主。在收集高校档案的过程中，档案部门工作人员收集的范围也具有局限性。在收集完档案资料之后，高校档案部门工作人员对于档案资料的鉴定技术以及保护技术并未产生明确的认知，导致高校档案部门所收集到的档案资料过于复杂，当然的真实性也没有经过考据。档案管理部门工作人员专业素质的缺失导致高校之中所收集到的档案资料并不能够对高校的相关历史准确进行反馈。

3.档案征集工作意识不足

随着我国经济的飞速发展，相关部门对于档案征集工作也逐渐产生了重视心理。为了确保高校之中的历史信息以及其重大改革能够得到更加准确的数据依据，为高校历史的相关研究工作提供更加明确的数据资料，就需要对高校之中的相关档案资料进行完善。为了确保档案征集工作能达到其应有的目的，在展开档案征集工作的过程中，相关部门需要对高校档案征集部门的工作人员展开全方位的培训工作。只有这样，高校档案部门征集人员在展开档案征集工作的过程中，才能够采用更加科学规范的方式来完成档案征集工作。但是，在档案征集工作展开过程中，相关部门并未对其展开培训，对于档案征集工作也并未组织过相关的考察活动以及交流活动。这一情况导致大部分高校之中的管理人员对于档案征集工作的认知严重不足，在展开档案征集工作的过程中，不愿意配合档案征集工作，认为档案征集工作只是一种无意义的工作内容。还有一部分高校虽然已经展开了高校档案征集工作，但是由于其自身的档案征集理念不够完善，在展开档案征集工作的过程中，并没有主动去扩宽档案征集渠道，工作积极性严重缺失，档案资料的收集只能够依靠退休职工以及校园职工的表述，被动收集相关资料，这就导致档案征集的效率以及质量严重不足。高校档案征集工作的主要负责人员就是高校档案部门之中的工作人员，如果工作人员对于高校档案征集工作并未产生相关的概念以及认同感，在档案收集的过程中，就会由于工作人员自身理念的偏差导致档案征集工作无法顺利完成。

三、如何改善高校档案征集工作

1.建立完善的档案征集制度

想要确保高校档案征集工作能够产生其应有的效果，相关部门就需要针对高校档案征集工作制定完善的档案收集展开依据以及相关展开规范。同时，相关部门还需要为高校档案部门征集工作人员提供具有参考性的档案征集工作理论以及研究成果。确保高校在展开档案征集工作的过程中，高校档案部门征集工作人员处于一种有理可据，有证可依的状态，能够在高校自身情况的基础上完成档案征集工作。高校管理人员也需要结合实际情况为档案部门工作人员制定档案征集相关制度。在高校中成立档案征集工作小组，为档案征集工作配备专业人员，确保档案征集工作能够顺利展开。为了提升档案部门征集工作人员的主观能动性，高校管理人员还需要为档案征集工作人员制定相关的奖惩措施。在征集档案的过程中高校的管理人员还需要通过技术人员建立档案征集信息网络。充分发挥信息科技的效用，提升档案征集工作的展开进度以及资料质量。

2.优化档案征集方式

档案收集工作是一项非常繁琐的工作，为了确保档案资料的准确性以及丰富性，在展开档案收集的过程中，就需要非常巨大的资金投入与人力投入，只有这样，高校档案征集工作才能达到其应有的目的。首先，高校管理人员需要加大对高校档案征集工作的资金投入力度，为档案部门工作人员提供一些专业设备，如扫描仪、录音器、照相机等，确保档案部门工作人员在征集档案的过程中能够及时对相关的资料进行收录。加强高校档案征集工作的资金投入能够提升档案征集工作人员的主观能动性，在档案征集的过程中给予自愿捐献档案资料人员一定的物质奖励，能够有效提升高校档案征集工作的工作进度，让更多的人愿意参与在高校档案征集活动之中。除此之外，高校档案部门管理人员还需要对员工定期展开相关工作总结，奖励对于档案征集活动有突出表现的工作人员，通过这一方式提升档案部门征集工作人员的积极性。在展开档案征集活动的过程中，高校档案部门管理人员需要更新档案部门对于档案征集工作的理念。将档案收集方式从早期的被动收集逐渐转变为主动收集，加强档案的征集宣传工作，通过发放通知、开校友会、张贴档案、征集公告等方式让更多社会人士对高校档案征集工作产生了解。在展开档案征集工作的过程中，档案部门的相关征集工作人员，需要对已有的馆藏资料进行调查，确保在收集资料的过程中，不会由于自身对于档案资料的了解不足导致档案征集活动出现无意义的损耗，同时档案征集工作人员还需要灵活变更征集方式，只有这样高校档案征集工作才能够顺利展开，所征集到的相关资料质量也能够得到保障。

3.增强档案征集意识

高校档案征集工作主要负责人员就是档案部门的征集工作人员。为了确保档案征集工作能够有序展开，在高校展开档案征集工作的过程中，高校档案部门管理人员需要加强对于内部员工的培训工作，通过集训、会议等方式，提升高校档案部门工作人员对于档案征集工作的重视度，通过这一方式，确保在档案征集工作展开过程中，档案部门的工作人员不会由于自身对于档案征集工作的重视度不足，导致档案征集工作流于形式化，无法达到其应有的目的。为档案征集工作提供资料的有关人士也是高校档案征集工作的重点，在展开档案征集工作的过程中，高校需要加强对于档案征集工作的宣传力度，通过各种方式让社会各界人士认识到档案征集工作的目的，以及档案征集工作对于高校发展所能够造成的影响，通过这一方式，让更多的人主动参与到高校档案征集工作之中。为了提升档案征集工作的质量，相关部门需要加强对于高校管理人员的培训工作，确保在档案征集工作展开的过程中，其能够在管理人员的引导下完成相关工作。高校也需要加强对档案征集人员的培训力度，确保征集人员自身能力能够满足档案征集工作的需求。

四、结束语

档案资源是高校信息资源中非常重要的一部分内容，档案征集工作展开的效率以及档案征集相关人员的职业素养将会对高校档案资源的质量产生非常直接的影响，为了确保档案征集工作能够达到其应有的目的，就需要不断优化档案征集工作的相关内容，为高校的进一步发展打下良好的基础。

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（作者单位：太原理工大学档案馆）

作者简介：姜志才（1974—），男，汉族，河北唐山人，本科，馆员，研究方向：高校档案资料征集和高校档案编撰方面。