新形势下航天企业档案工作的转型与创新

田红

摘要：随着航天事业的高速发展，航天档案在服务科研生产、经营管理等中心工作中发挥了强有力的支撑保障作用。面对航天科研生产模式向数字化、网络化、智能化转型的新形势，档案工作也将发生巨大变革。本文在分析航天企业档案工作现状及问题的基础上，从发展思路、制度体系、管理模式、信息化管理等方面具体阐述了档案工作转型与创新的对策和建议。

关键词：航天企业 档案工作 转型 创新

随着网络和信息技术的飞速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，无纸化办公、数字化研制、信息化管理越来越普遍，这些都对档案工作产生了极其深刻的影响，带来了巨大的挑战。档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管理档案实体到管理档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到深度共享的变革过程。在全面推动数字航天建设大背景下，如何认清形势、把握重点、精准发力、规范管理，通过转型创新实现档案工作高质量发展，是新时代赋予航天档案部门的新使命。

一、航天企业档案工作面临的问题

（一）信息系统建设规划不足

随着信息技术的快速发展，航天企业在数字航天战略的指引下，大力推动科研生产、经营管理的信息化水平。由于档案信息化建设前期规划不足，对各系统产生的电子文件管理问题缺少充分的考虑，电子文件归档功能未全面嵌入业务系统流程，加之元数据信息不完整、系统架构差异、档案部门与信息化部门尚未形成合作意识和治理思维等因素的影响，档案信息化项目工作长期游离于企业信息化规划，造成各系统之间数据共享难度大，增量电子文件智能化归档困难，电子文件前端控制和电子档案管控能力凸显不足。

（二）制度体系建设有待完善

航天企业档案规章制度体系主要包括档案管理标准、档案工作规章制度、档案工作实施细则。当前，随着档案制度体系不断优化完善，航天企业基础标准制度、业务技术标准制度基本健全，但覆盖面有限，与当前档案工作转型发展配套的制度编制不及时，如电子文件归档与电子档案管理要求、电子文件采集的元数据标准、数字档案馆建设规范、电子文件鉴定保存的技术规范等，在一定程度上制约了档案工作的创新发展。同时，随着数字化研制进程的加快，三维模型、产品电子数据包等数字化载体大量产生且广泛应用，但此类文件归档的技术和方法研究力度尚且不够，缺少配套制度的指导。

（三）档案管理模式有待创新

随着计算机的普及和应用不断发展，电子文件应运而生，航天企业通过实施产品数据管理（PDM）、OA公文等业务系统，实现了文件的网上生成、编辑、审批和受控，纸质文件和电子文件按照业务流程双轨制流转，进行双套归档。近年来，在建设数字航天的背景下，科研生产和经营管理活动相关文件的形成、管理、存储和使用呈现出数字化、网络化、智能化的鲜明特点，电子档案正面临从双套制向单套制的转变，并将成为未来电子档案管理的新常态。面对数字环境下单套制归档的优势日益突显，航天企业传统的纸质载体档案管理模式显然已不适应当前及未来档案管理的需要。

（四）档案信息化管理水平有待提升

整体来看，航天企业电子档案管理系统应用相对落后，现有电子档案管理系统覆盖度较低，整体应用水平参差不齐，无法有效支撑海量档案数据的管理要求。目前，大部分单位档案部门的档案业务流程还处于信息化的初级阶段，与各业务系统的集成率低，没有建立起一套覆盖全业务流程的数字档案综合管理平台，尚未实现数据贯通。虽然部分单位已开展数字档案馆建设，实现了核心业务系统的电子文件管理与归档，但档案资源开发利用所发挥的支撑作用不足，与未来发展的智能化、知识化管理存在一定差距。

二、航天企業档案工作转型与创新对策

（一）明确档案信息化建设的发展思路

档案信息化建设是一项长期、复杂而艰巨的工作，涉及信息网络、标准规范、安全体系、人才队伍、资金保障等一系列工作。这些工作的开展需要以明确的指导思想和原则为依据，统筹考虑，纳入规划；统一标准，有序推进；突出重点，分步实施。当前，在数字航天建设的大背景下，航天企业应加强对档案信息化相关理论的研究与探索，紧跟档案工作转型的时代要求，立足长远，切实将档案信息化工作规划纳入单位信息化整体规划统筹考虑。应明确系统建设的总体要求，将电子文件管理和电子档案管理要求纳入业务系统建设的需求分析和方案设计中，从源头实现业务系统电子文件的自动化管控，为实现档案工作转型升级奠定基础。

（二）建立健全档案规章制度体系

航天企业应充分借鉴国内外各行业档案规章制度体系的建设情况，结合航天企业特点和档案工作发展需求，建立档案规章制度体系，对制度体系内容进行顶层设计、总体布局，同时做好制度的修订、完善，主要包括：组织管理制度，如档案工作管理办法、档案机构工作职责等；业务类管理制度，如航天档案门类相关制度、电子档案管理制度等；技术类管理制度，如安全保密制度、鉴定销毁制度等。面向业务的迫切需求，按照急用先行的原则，加强各类专门档案标准的建设，完善档案标准门类，如：对于CAD设计文件、三维模型、试验数据等特殊格式的文件，建立基于模型、数据的电子文件的归档与电子档案管理制度；对于数字档案馆建设需求，建立数字档案馆实施与管理、系统运行、数字化等系列标准规范；面对档案信息资源开放与共享利用的需求，建立档案开放鉴定制度。

（三）探索单套制管理模式转型

当前，航天企业正在积极推进信息化管理体系、数字化科研生产、经营管理体系建设，档案部门必须抓住机遇，顺应档案工作要实现全门类、全流程、全方位数字化转型的要求，探索单套制管理模式。在体系建设方面，应根据航天企业的实际情况建立健全有效的安全保障措施，明确清晰的安全责任机制和完备的档案安全预防控制体系。同时，建立一套电子文件管理的标准和规范，规定电子文件的形成、流转、利用、归档、保存等工作要求，使单套制管理模式有据可依。在技术手段方面，参与信息系统接口规范的编制，加强归档电子文件的前端控制，明确档案管理系统与业务系统的接口方式、元数据要素、电子文件的传输要求和规则，实现文档系统设备和格式的相互兼容，保证电子文件的真实性和安全性。在业务管理方面，加强对电子文件归档方式和措施的深入研究，拓展档案管理系统在文件收集、整理模块的应用，提升档案前端控制水平，实现对电子文件应收尽收、应归尽归。在优先开展型号产品电子文件单套制管理的基础上，将电子文件归档要求逐渐转向其他业务系统，逐步扩大范围和推广应用。

（四）多途径提升档案信息化管理水平

1.信息技术与管理转型融合发展

航天企业在开展档案信息化建设过程中，应紧跟技术潮流，以大数据、人工智能等新技术的应用和档案管理流程优化、模式转型为支撑进行设计和布局，通过技术与管理的有效融合实现档案工作的创新与发展。当前，航天企业纷纷开展数字档案馆建设，档案管理系统作为数字档案馆建设的核心，功能设计非常关键。为此，必须从系统整体设计入手，着眼于未来海量档案数据和数字资源管理利用的需要，采用大数据框架的数据管理机制，实现所有归档数据的存储和管理，为档案利用、数据服务、挖掘利用等提供良好的数据基础和技术支撑。同时，充分体现未来利用服务功能拓展和优化的需要，在数据采集、管理、存储、利用等环节，增加人工智能技术的应用，诸如人脸识别、图像识别等技术，实现自动归档、智能分类、多媒体影像识别等智能化应用，提升档案数据的处理能力，实现档案管理模式的转型。

2.资源优化与服务创新协同促进

大数据时代，数字档案资源呈爆炸式增长，航天档案部门的作用不再仅仅局限于传统的档案保管、查询利用，逐渐向档案全业务流程的信息化管理转变，通过优化资源与创新服务协同促进，推动档案工作转型升级。一方面，要丰富和优化馆藏，明确各类档案的范围，积极推进各类文件材料归档工作，加强对重大活动档案、声像档案、实物档案、珍贵档案的征集，建成覆盖广泛、门类齐全、结构合理、内容丰富、手段多样的档案资源体系；另一方面，要创新服务模式，建立与航天科研生产流程以及质量管理要求等相结合的航天档案利用体系，针对各类需求，建立跨门类、跨单位的档案利用机制，同时积极开展档案信息资源的挖掘、分析、提炼，以档案编研成果、专题展览、主题宣传等多种方式，把档案用活，让档案升值。

3.人才引进与能力提升双线并举

档案工作数字化转型发展需要知识结构更加合理、多学科知识或多种技能兼具的复合型人才作为支撑。首先，航天企业应转变档案管理和用人理念，建立人才引进和管理机制，引进计算机管理、信息技术、大数据管理等专业人才，建立配套的考核、奖励制度，实现档案工作者队伍结构的多元化。其次，要建设健全档案专业人才的培养机制和能力提升的长效机制，加强培训教育，通过组织开展不同层次的集中培训、专题讲座、实习培训、业务研讨，使档案工作者能够尽快提升履职能力。同时，加强档案专业领军人才队伍的锻炼和储备，尝试建立档案业务主管、档案信息化主管、档案副总师、档案总师等职业发展通道，形成覆盖档案工作规划和信息化发展、档案核心业务能力提升的全方位档案队伍梯队，为档案工作融入业务提供体制机制保障。此外，面对航天企业深化改革和转型发展对档案工作提出的新要求，档案工作中要树立终身学习的理念，努力学习新知识，掌握新本领，强化档案专业素养和业务技能，努力掌握一定的数据整理与分析、计算机、网络等多种专业知识，培养良好的数据管理和知识发现能力，面对庞杂的数字档案资源，能运用自身的专业知识提取、整合为有用的知识传递给用户，以满足用户个性化、多样化需求。

三、結束语

随着航天数字档案资源的快速增长、档案管理与科研业务流程的不断融合以及数字档案馆建设的深入开展，航天企业档案部门必须紧跟技术潮流，认真审视新形势下档案工作转型发展的新契机，从思维模式、制度体系、管理能力等方面进行全方位的提升与变革，进而提升档案工作对科研生产和经营管理的服务支撑能力，为航天科研管理创新和稳定发展带来持久的动力和有效的保障。

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作者单位：中国空间技术研究院总体设计部