国家综合档案馆功能建设转型：理论依据、实践基础和路径探索

2021-08-12马双双向晓旭葛帅敏

北京档案 2021年7期

马双双向晓旭葛帅敏

摘要：国家综合档案馆功能建设转型是为顺应综合档案馆由传统向现代转型的趋势，以及综合档案馆自身发展主动求新而提出的。在档案机构改革和新《档案法》颁布的双重背景下，国家综合档案馆面临由“存”到“用”的功能建设转型问题，这是由综合档案馆的价值取向、功能定位以及服务理念等底层逻辑推动的，在综合档案馆社会功能转型驱动因素和现实困境的共同作用下，得出综合档案馆社会功能转型的具体路径和方法：转变理念、规划顶层设计、优化转型推进机制、吸纳社会力量参与。

关键词：国家综合档案馆功能建设社会功能

Abstract：The transformation of national compre？ hensive archives function construction is to comply with the trend of comprehensive archives from tradi？ tional to modern， and the process of self- develop？ ment of comprehensive archives. Under the dual background of the reform of archives institutions and the promulgation of the new“Archives Law”， the na？ tional comprehensive archives is faced with the trans？ formation of function construction from storage to use， which is driven by the underlying logic of value orientation， function orientation and service concept of comprehensive archives， Under the joint action of the driving factors of the social function transforma？ tion of the comprehensive archives and the practical difficulties， the specific paths and methods include changing ideas， planning top-level design， optimizing transformation promotion mechanism， and absorbing social forces to participate.

Keywords：Nationalcomprehensivearchives； Function construction；Social function

经济建设到了一定阶段需要转型升级，档案事业发展同样需要转型升级[1]，综合档案馆是我国档案事业的主体[2]，也面临着由传统档案馆向现代档案馆转型的难题。档案具有原始记录属性，本身所固有的档案双重价值直接决定了档案馆的收存管用、资政、育人、科学研究、文化记忆等功能，其中，“收存管用”是综合档案馆的基础功能，“资政、育人、科学研究、文化记忆”是综合档案馆的社会功能[3]，然而国家综合档案馆诸多功能的实现主要停留在收与存等基础功能层面上。近些年来，受新兴信息技术和社会发展变革的影响，人们日益增长的现实和文化需求不断刺激国家综合档案馆社会功能的发挥，国家综合档案馆面临由存到用的功能建设转型问题。基于此，文章在分析综合档案馆功能建设的发展演变、理论根基、实践基础等内容的基础上，试图探索综合档案馆功能建设转型的具体路径，为档案事业转型发展奠定理论基础。

一、追根溯源：国家综合档案馆功能建设转型内涵及其演化规律分析

（一）国家综合档案馆功能建设转型的内涵

档案的原始记录属性及其双重价值决定了存储和管理档案的机构在社会组织中承担应有的功能，于综合档案馆内部而言，主要承担收存管用等基本功能；于综合档案馆外部而言，则主要发挥科研、教育、文化、记忆等社会功能。国家综合档案馆功能建设是指档案馆面向公众所具有的使用价值和延伸价值，国家综合档案馆功能建设转型的内涵是国家综合档案馆根据内外部环境的变化，对馆内体制机制、运行模式、发展战略等进行动态调整和创新的过程，是将旧的发展模式转变为符合当前时代要求的新模式，国家综合档案馆功能建设转型的本质是国家综合档案馆的性质从传统向现代化的转型。

（二）国家综合档案馆功能建设演化过程

我国古代并没有档案馆这个称谓，西周时期我国即“以今为匮，以石为室”来保管王朝档案。此外，周代的天府、汉代的石渠阁、唐代的甲库、宋元的架阁库、明清的皇史宬等都是历代用来收集和保管皇家政权档案的机构“，登于天府“”置之宗庙“”藏于金匮”[4]，赋予了档案保管机构的神圣性和神秘性，留下了政治和权力的烙印[5]，因此早期国家档案馆主要发挥的是其政治功能、存储功能；民国时期，无论是1925年故宮博物院文献部，还是1947年国史馆的成立，这一时期的档案存储库都是作为管理层的附属机构而存在，主要保管行政机关在管理活动中形成的档案，主要发挥其政治功能、保存功能、研究功能等；新中国成立后，为了便于管理档案，国家从中央到地方成立了国家级综合档案馆负责接收和管理一定范围的具有社会和历史价值的各种档案。国家综合档案馆是我国现代档案机构的重要组成部分，主要发挥收存管用等基本功能。进入21世纪以来，随着数字化的推进和全球化的深入发展，在信息化战略推动、数字政策持续推进、政府数字化转型等多重因素驱动下，国家综合档案馆功能建设也需要向数字化、网络化和智慧化的方向转型，国家综合档案馆原有的功能发挥逐步得到巩固，对档案事业的发展也起到积极的作用，但是也逐渐形成档案馆功能发挥受限与社会需求激增之间的矛盾，为适应新时期国家档案事业的发展，综合档案馆逐步衍生出资政、育人、科学研究、文化记忆等功能，以适应信息化时代社会机构或个人对综合档案馆馆藏资源的多样化利用需求。

二、理论根基：国家综合档案馆功能建设转型的本质动因

国家综合档案馆的价值取向、功能定位和服务理念的变化是其功能建设转型的本质动因。

（一）国家综合档案馆的惠民价值取向

机构改革后，国家综合档案馆的社会文化机构性质逐渐凸显。随着档案数字化的发展和公民档案利用意识的提升，档案对形成单位的第一价值趋向饱和，对社会的第二价值逐渐彰显。档案第二价值的发挥惠及社会大众，国家综合档案馆由此延伸出惠民价值取向，并直接影响综合档案馆功能建设的演变与转化。

（二）国家综合档案馆的服务型功能定位

国家综合档案馆的档案资源结构正在经历由纸质向数字化转型，传统环境下馆藏以纸质为主的国家档案馆功能主要是馆藏资源的保存和管理，而数字化档案资源馆藏结构则为数字化、网络化的档案资源服务提供方便和可能，也为更高层阶的教育、文化、记忆等社会需求提供保障，国家综合档案馆的功能定位得到拓展，使其由管理型向服务型转型即由保存和管理为主的功能定位向服务型为主的功能定位转型。国家综合档案馆的功能定位影响功能建设，并进一步决定了国家综合档案馆由管理型向服务型的功能建设转型。

（三）国家综合档案馆以人为本的服务理念

在社会服务理念的提出、信息技术的利用、档案馆服务意识的提升等多种力量作用下，综合档案馆的管理对象、管理理念和服务模式均发生了转变，如综合档案馆的管理对象由档案实体管理、档案信息管理向档案数据管理转变；综合档案馆的管理理念由档案保管理念向知识服务理念转换；综合档案馆的服务模式由主动型向被动型服务模式转移。上述转变体现了以人为本的服务理念在国家综合档案馆服务领域的深化，而这一系列的转变同时也影响了国家综合档案馆功能建设转型的趋势与方向。

三、实践基础：国家综合档案馆功能建设转型的驱动因素和现实困境

档案机构改革后，综合档案馆作为独立的文化事业单位的性质得到凸显，其原有的收存管用功能定位和价值取向已经不能满足新时代、新环境档案事业发展的需要，综合档案馆作为档案事业的重要组成部分，其功能建设转型既有驱动因素，亦有现实困境。

（一）国家综合档案馆功能建设转型的驱动因素

一是国家层面的政策驱动。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。”[6]国家档案局要求各级综合档案馆要进一步聚焦主责主业，突出爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府公开信息查阅中心和电子档案备份管理中心5项功能。[7]二是组织驱动。机构改革后国家综合档案馆的业务管理职能逐渐得到凸显，国家综合档案馆社会文化单位的机构性质将会进一步放大，其机构性质的转变成为驱动国家综合档案馆功能建设转型的重要内因。三是行业驱动。地方层面档案工作的转型为综合档案馆功能建设转型提供了实践基础，如浙江省大力推进的“最多跑一次”事项电子化归档工作，为档案工作数字转型打下了较好的工作基础和技术支撑。[8]四是用户驱动。随着社会档案意识的提升、人们精神文化需求的增长，档案用户的多样化需求已经不满足于被动的档案资源提供利用模式，而转向要求主动的教育、文化、记忆等方面的档案资源服务。五是技术驱动。“云大物移”等信息技术的变革，在为社会带来便利的同时，同样也在改变国家综合档案馆传统的档案管理方式，在技术驱动下，国家综合档案馆的管理和服务手段也在由手工走向自动化、数据化，档案工作正逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化的转型升级。

（二）国家综合档案馆功能建设转型的现实困境

国家综合档案馆功能建设转型还面临一些现实困境。一是与相关机构之间的关系困境。如如何理清档案馆与承担档案行政管理职能的党委办公厅之间的关系、档案馆与数据管理中心等新型机构之间的关系，对于不同机构之间的功能建设交叉问题该如何处理以避免社会资源的浪费。二是档案专业人员困境。档案专业人员的综合素质在一定程度上决定了国家综合档案馆功能建设转型的速度和质量，那么在档案资源结构由纸质型向数字化转型背景下，档案专业人员的服务意识能否适应档案资源结构的变化，档案专业人员的管理和服务能力是否与档案数字化发展相匹配等。三是档案用户利用困境。数据化的档案资源结构为公民随时随地查询档案资源提供时间和地点的便利，如何培育档案用户的利用意识、维护公民的档案利用权利则是综合档案馆功能建设转型面临的又一难题。四是档案法制困境。综合档案馆在顺应社会转型的潮流中必然会面临各种各样的管理和服务问题，而我国的档案法制体系是否能监督和约束转型中出现的问题，以及又该如何在法治建设中推进国家综合档案馆的顺利转型，这些现实困境也是综合档案馆功能建设转型中不得不面对的难题。

四、路径探索：国家综合档案馆功能建设转型的路径

通过以上的分析可以看出，随着国家综合档案馆信息化、数字化建设的发展，其功能建设转型存在“有共识、有能力、有实践”三个特点。国家综合档案馆功能建设转型“有共识”是档案事业主体为应对政府数字化转型、档案工作转型，在有意识促成国家综合档案馆功能建设转型；国家综合档案馆功能建设转型“有能力”是档案事业跟随全球信息技术更新的步伐，运用新型技术赋能国家综合档案馆功能建设转型；国家综合档案馆功能建设转型“有实践”是近些年来国家综合档案馆在教育功能、文化功能、记忆功能等实践层面的践行。這三个特点不仅为国家综合档案馆发展提供了明确的方向，也为其功能建设的方向提供了路径指引。因此，国家综合档案馆功能建设转型的具体路径可以从转变理念、规划顶层设计、不断优化转型推进机制、吸纳社会力量参与四个方面解决。

（一）转变理念

首先，传统的国家综合档案馆功能实现主要面向内部的收存管用，在信息环境下，国家综合档案馆的社会功能实现需要突破传统“内向”的理念束缚，树立国家综合档案馆由传统向现代转型、功能建设由存到用的“外向”转型理念，不断探索和创新转型模式。其次，应提升综合档案馆主管部门及其主要负责人的功能转型意识及其信息和数字素养。国家综合档案馆功能建设转型过程中需要机构领导以及相关部门具备更加开放的意识、包容的心态以及科学的态度，需要对当前信息技术的应用有全新的认识，对档案资源数字化、档案管理流程协同化、档案资源服务在线化等新思维新手段新模式有深刻的认识。最后，通过社交媒体宣传国家综合档案馆功能建设转变理念和思想，并谨慎地处理转型过程中档案数据安全和用户数据隐私问题。

（二）规划顶层设计

国家综合档案馆功能建设转型是长久之功，这对处在转型期的综合档案馆而言，需要从国家层面统筹规划、开展顶层设计，在档案主管部门的领导下有计划、分步骤实施。首先，明确转型方向和目标。综合档案馆功能建设转型是以数字化的档案信息共享和数据获取为基础，以社会服务为导向，实现由管理型档案馆向服务型档案馆的转变。国家综合档案馆功能建设转型的方向是综合档案馆社会功能的充分发挥，综合档案馆在满足内部的收存管用等基本职能需要的基础上，还要向社会组织和个人等提供科研、教育、文化、记忆等档案资源，实现相应社会功能的发挥。国家综合档案馆功能建设转型的目标是建设共建、共治、共享的档案资源服务体系，为社会各界提供数字化、知识化、智慧化的档案利用服务。其次，确定转型内容。国家综合档案馆功能建设转型的核心思想是发挥综合档案馆的社会功能，根据现有的研究成果，可以将综合档案馆社会功能实现的内容划分为科教功能（繁荣科研、教育功能）、政治经济功能（资政襄政、发展经济）、记忆功能（留存国家、社会和个人记忆）、文化功能（保存人类文化遗产、维护历史面貌、积累知识）等。如2019年3月国家档案局发布了《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》，[9]强调了档案馆教育功能的发挥；新冠疫情期间档案馆开展的疫情档案征集活动等，[10]为疫情期间的国家记忆功能发挥提供了资源基础。此外，还要支持国家综合档案馆功能建设转型的理论和实践探索，使综合档案馆内生出其他社会功能，以便更好地实现国家综合档案馆的机构价值。最后，应强化监督。国家综合档案馆功能建设转型牵涉的面多、人广、事繁，为了有效地监督国家综合档案馆功能建设转型的质量和水平，需要运用评估手段强化对其转型过程的监督，在转型进程中从国家综合档案馆社会功能实现能力评价维度衡量其转型实力，转型后从国家综合档案馆功能实现质量评估维度去评判其转型质量，以此实现转型全过程监督。国家综合档案馆功能建设评估的本质是以评促建提高国家综合档案馆功能建设转型效果。

（三）不断优化转型推进机制

机构改革、局馆分设，档案管理体制发生变化的直接影响是档案主管部门承担档案行政职能，国家综合档案馆承担业务管理职能，国家综合档案馆社会功能的实现有了坚实的体制支撑，社会功能的建设能力能够得到有效释放，因此，有必要进一步优化国家综合档案馆的功能建设推进机制，将其发展为党委领导、档案馆负责、社会协同、公众参与、法治保障、科技支撑的组织模式。第一，党委领导。新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新修订《档案法》”）第三条明确规定“坚持中国共产党对档案工作的领导”[11]，明确了“党管档案”的法律事实和法律依据，因此，国家综合档案馆功能建设及其转型也要在党委的领导下有序进行。第二，国家综合档案馆负责。国家综合档案馆作为功能建设的主体，承担了转型之责和转型之任，转型结果和质量由国家综合档案馆负责。第三，社会协同。与共建共享社会资源的社会治理目标相统一的背景下，国家综合档案馆功能建设转型可以与图书馆、博物馆等社会文化机构合作，协同开发各类资源，与企业、高校等机构合作，提供教育或文化资源等服务。第四，公众参与。公众作为国家综合档案馆功能实现的主要作用对象，其参与功能转型对引领国家综合档案馆功能建设实现方向具有重要作用。如社会公众作为社会记忆的构建主体，对发挥综合档案馆记忆功能起到重要作用。第五，法制保障。国家综合档案馆功能建设转型是一项持久、烦琐的系统工程，为了促进转型的顺利推进，需要完善相关法规制度，从法律法规制度层面引导和制约国家综合档案馆转型过程中的相关管理行为，因此，完善法规制度要遵守以下原则：首先，在新修订《档案法》的指导下进行；其次，与现有的档案法规体系相协调；最后，制定符合功能建设转型趋势的法规制度，保障国家综合档案馆功能建设转型高效化、标准化运作。第六，科技支撑。信息技术赋能综合档案馆功能建设转型，運用技术元素为国家综合档案馆转型提供技术支撑。其中，党委领导是根基，档案馆负责是先导，公众参与是核心，社会协同是方法，法治是保障，技术是支撑，各要素共同运转、相互作用，共同促进国家综合档案馆功能建设的有序转型。该推进机制突出了以用户视角和需求加强服务管理的理念，推动“以部门为中心”向“以用户为中心”管理模式的主动变革。

（四）吸纳社会力量参与

新修订《档案法》第七条规定：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。”[12]为吸纳社会力量参与国家综合档案馆功能建设转型提供了法律依据；国家综合档案馆功能建设转型是“由内外向”的发挥，在具体实现过程中需要资源整合、技术应用、有效传播等，然而如果仅依靠综合档案馆自身的力量去实现，则存在转型乏力、资源整合能力不足、技术应用不到位、信息传播面窄等问题。因此，吸纳社会力量参与国家综合档案馆功能建设转型也存在现实需求。其中，社会力量可以是图书馆、文化馆、博物馆、艺术馆等其他社会文化机构，合作开发文化、记忆等资源；还可以是企业、高校、协会等，如企业参与国家综合档案馆功能建设转型过程中的数字化、智慧化实现，高校可以协助综合档案馆教育功能的发挥，与档案协会合作培养转型中需要的档案专业人才，为综合档案馆功能转型贡献智力和才力。由此可见，引入外部力量，可以调动国家综合档案馆功能建设转型的积极性，激发其灵活性。

五、结语

国家综合档案馆功能建设转型不是新兴概念，而是在国家综合档案馆由传统向现代化转型的过程中延伸出来的产物，并在多种内外部因素的驱动下逐渐凸显的发展状态。国家综合档案馆功能建设转型是一个时间跨度长、工作量巨大的工程，功能转型非一朝一夕之功，国家综合档案馆要在时代洪流中顺势而为、积极作为，与此同时，需要档案学界和业界的各位同仁共同为档案馆功能建设转型贡献力量。

*本文系国家社会科学基金重点项目“法律规制视域下中国档案工作规范体系建设研究”（项目编号：17ATQ012）与国家档案局科技项目“新《档案法》背景下国家综合档案馆文化功能实现路径研究”（项目编号：2021-R-18）的阶段性研究成果。

注释及参考文献：

[1]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案，2019（4）：20-28.

[2]马兆华.建立综合档案馆发挥社会功能[J].黑龙江档案，2011（6）：73.

[3]宗培岭，薛匡勇，王向明，等.档案馆信息社会化与档案馆社会功能研究[J].浙江档案，2003（11）：11-13.

[4]周雪恒.中国档案事业史[M].北京：中国人民大学出版社，1994：52-54.

[5]徐拥军.档案记忆观：21世纪档案学理论的新范式[J].山西档案，2017（4）：5-12.

[6]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-06-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/ yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[7]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[J].中国档案，2019（4）：20-28.

[8]张军，梁绍红，姜超.全面对接数字政府建设推进档案工作数字转型：浙江省档案工作数字转型情况综述[J].浙江档案，2019（7）：12-13.

[9]王贞，刘立.《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》解读[J].中国档案，2019（8）：34-35.

[10]刘婧.我国新冠肺炎疫情防控档案征集现状调查与分析：以省级综合档案馆为对象[J].档案学通讯，2020（5）：21-28.