企业数字档案室建设问题与对策分析

刘开蒙

摘要：在信息技术与网络技术创新周期日益缩短的时代背景下，传统办公环节的创新速度加快，企业档案室作为保管企业档案信息资源的管理单元亟须引入新的管理思维与技术对传统的业务流程进行再造，以便适应新时期档案工作的要求，因此，企业数字档案室应运而生。文章基于企业档案管理的特点，结合企业档案管理现状，总结出目前企业数字档案室建设存在的共性问题，并基于此分析提出相应的对策。

关键词：数字档案室 企业 问题 对策分析

国家档案局2017年出台的《企业数字档案馆（室）建设指南》将企业数字档案馆（室）的概念定义为：“企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。”

数字档案室是机关企业传统档案机构的升级版。传统档案室转变为数字档案室，便于与数字档案馆交接，有利于机关企业档案信息资源整合利用，其具有以电子文件管理为基础、档案信息系统为平台、数字化资源为主体、信息传输网络为依托、知识管理服务为目标的特征。

一、企业数字档案室建设存在的普遍问题

（一）认识误区：数字档案室即档案数字化

部分企业数字档案室建设工作存在一定误区，即认为数字档案室等同于档案数字化。数字档案室应该是一种档案管理的新模式，而非局限于将传统载体档案资源转化为电子文件保管或者将系统生成的电子文件有效捕获在档案管理系统中就结束。其建设工作应同办公自动化、前端业务系统与后端的档案馆信息系统深度融合，打造一种从文件产生直至被档案馆永久保存的全过程管理新模式。

（二）建设测评要素不健全

目前，我国仅有少数省份对数字档案室正式出台了建设测评标准，有些省份虽也出台了数字档案室建设总体标准，但对于建设细节问题诸如分为几个模块、每一个模块的具体要求、实际工作成果检验标準等内容却少有涉及，企业更是鲜有相关测评标准，比如有了硬件却少软件，空有框架却缺内容等。

（三）技术层面问题突出

第一，信息系统接口不兼容与元数据要素不统一的问题。企业集团内部各部门由于使用的不同信息系统、不同元数据要素结构、不统一的文件格式、无法兼容的应用系统等情况而产生的技术壁垒问题突出。第二，数字档案移交工作存在技术壁垒。目前电子文件全生命周期管理大致要经过三层系统：业务系统（BS）、数字档案室应用系统（ERMS）和数字档案长期保存系统（TDR），而在由ERMS向TDR过渡环节中普遍存在数据接口无法有效匹配的问题，因而使数字档案移交工作存在一定的技术壁垒问题。第三，传统载体档案数字化环节标准不统一。如存在数字化转换的文件分辨率指标不统一、存储容量标准不统一等问题。

（四）信息安全问题突显

第一，对档案实体安全有所忽视。部分实体档案室未配备档案“八防”设备。第二，对计算机病毒入侵信息系统的防范性不强。第三，部分外包工作存在安全隐患。如未建立相关安全监督机制，未对外包进场人员进行设备检测与安全审核，导致档案信息有被利用与传播的风险，造成安全隐患。第四，未建立备份与灾难恢复机制。仅有少部分单位建立了离线备份或进线备份模式，对于异地容灾备份模式则更少。第五，未建立内部安全管理机制。缺乏数据存储介质相关管理规范，导致部分传输介质公私不分，忽视利用登记，导致带入木马病毒等隐患情况的发生。

（五）保障体系建设不到位

第一，人才组织体系建设不到位。数字档案室对业务人员的综合素质要求更为苛刻，随着馆室、馆际一体化的趋势日益明显和逐渐加快，越来越需要一支既懂计算机网络技术、又了解档案管理业务的复合型专用人才队伍[1]。第二，经费保障不到位。第三，制度建设不到位。在这一点上，浙江省树立了样板，企业开展数字档案室建设亦是贯彻省委省政府相关要求的举措，浙江省委省政府明确要求大力发展覆盖全省的数字档案馆（室）等新兴文化服务平台，并明确提出到2020年国有企事业单位档案室要全部建成数字档案室[2]。

二、企业数字档案室建设对策分析

基于目前企业数字档案室建设的现状，我们须将上述普遍存在的问题归纳总结、对症解决。如在工作观念和认识层面，我们可以将工作思路转向文件全生命周期视角，跳出传统认知领域来梳理工作重点和模块环节；在技术层面、测评要素和信息安全方面，我们可以通过全面搭建数字档案室建设技术标准体系，构建一套要素齐全、安全的管理模式；对于保障体系方面的问题，我们可以基于项目管理视角进行角色与流程重新定位；基于各企业不同的特点，通过探索业务驱动型数字档案室建设模式达到管理创新的目的。

（一）基于项目管理视角优化工作流程

美国项目管理协会（ Project Management Insti？ tute，PMI ）在《项目管理知识体系指南》中将项目管理划分为五个基本过程：项目的启动、周密的前期计划、有条理的实施过程、项目控制（效果反馈、比较、调整）、项目的完成。数字档案室的建设是一项系统工程，可尝试按照项目管理的五大环节整体设计，表现在以下几个方面：一是贯彻顶层设计理念，实现档案的全流程生命周期管理和应用服务；二是基于企业所属行业的特性，根据业务流程有所侧重地打造特色数字档案室；三是企业档案信息系统的搭建应满足《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）的参数要求；四是满足元数据管理方案、电子文件格式封装标准、版式电子文件长期保存标准规范；五是标准应尽量满足基于互联网、RFID电子标签、OCR识别、PDF文件格式转换、移动应用客户端、智能库房等技术，最终实现智慧档案系统的集成和管理的要求；六是应依据企业自身组织架构选择集中式或分布式档案信息系统，应充分考虑由企业合并、兼并、分立等情况形成的多全宗管理问题。

（二）以文件全生命周期视角统筹档案数字资源建设工作

1.将文件从设计、生成、利用直至保存或销毁看作是一个完整的工作流程。与此相对应的即是前段的业务系统（BS）、办公自动化系统（OA）、数字档案室应用系统（ERMS）和数字档案长期保存系统（TDR）等电子文件全生命周期管理环节所依托的具有逻辑次序的系统。这些系统对应了相关业务部门与文书部门、机关档案部门及综合档案馆等职能机构，它们在逻辑闭环内部存在对应关系。

2.在数字档案资源建设方面，档案部门可适当提前介入鉴定，保证各类档案资源的齐全完整。数字档案资源种类丰富，包括了文书、科技、声像等门类的电子档案，以文件全生命周期理念来看，应将各业务流程阶段中产生的各类电子档案进行整合。

（三）全面搭建数字档案室建设技术标准体系

1.元数据标准。元数据是电子档案管理活动的重要工具。不同领域的元数据标准侧重不同，诸如在网络资源的描述中，都柏林核心元素集（Dublin Core）成为公认的元数据标准；而在政府信息描述领域，美国采用GILS标准；在地理空间领域，CSDGM标准成为主流等。目前，与电子档案相关的元数据标准，我国共有四项：《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48—2009）、《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》（GB/T 26163.1—2010）。

2.数字档案室管理系统标准。一是系统管理基础标准，包括分类方案、元数据方案、文件类型、保管期限标准；二是系统管理业务标准，包括捕获登记、分类组织、文件鉴定、文件统计、文件存储、检索利用标准；三是系统管理安全标准，包括身份识别、授权流程、审计追踪、数字签名标准等。

3.数字资源安全标准。这主要包括系统安全、资源安全与实体安全三方面标准。数字档案室应用系统与资源安全标準包括身份识别、系统入口权限管理、审计日志审查、数字签名、档案资源异地备份、灾难备份与恢复标准等。实体安全标准包括：档案室库房安全标准、档案借阅管理标准、数字化完成后档案原件安全管理标准等。

4.档案数字化标准。档案数字化标准包含两方面内容：一是数字化工作本身的业务流程及实施标准；二是数字化工作实施方式及标准。档案数字化一方面使得大量的传统载体档案资源转化为了数字化版本，便于保管与开发利用；另一方面由于数字化标准缺乏细节，使数字化成果中文件格式与品质不一、著录条目许多不合规范、元数据标准不一、数字档案资源的移交存在困难等问题凸显，须建立统一的鉴定与评测标准。

（四）探索业务驱动型数字档案室建设模式

目前，我国的数字档案室总体建设模式共分两类：以政策标准驱动的建设模式和以业务驱动的建设模式。以政策驱动的建设模式带有部分强制性，而业务驱动式数字档案室建设模式更利于企业结合自身独有的业务流程打造出符合本企业实际的数字档案室。

业务驱动型数字档案室建设模式是以国家及行业政策标准为基础，围绕企业核心业务模块，统筹布局业务系统、办公自动化系统等前端系统，数字档案室应用管理系统以及后端的数字档案长期保存系统，以电子文件全生命周期管理方法为指导，以实现数字档案资源的科学管理与有效利用、辅助核心业务开展为目标的数字档案室建设模式，如图1所示。

业务驱动型数字档案室建设模式的核心在于立足企业核心业务环节，以核心业务信息资源需求为出发点，对各类档案资源进行分类与整合，最终形成具有有序结构和类别鲜明的数字档案资源模块，以维护机关数字档案资源的完整与安全、支持业务开展与辅助领导决策。

此外，国内学者也提出了多样的数字档案室建设模式和思路。诸如万恩德等提出的数字档案室可根据集成对象的差异分为基于管理客体集成的“金字塔”模式、基于管理方法集成的内部协同模式和基于管理主体集成的战略联盟模式三种。[3]罗富敬提出了档案业务流程再造过程中“精益档案管理”的概念，通过数字档案室建设，将“精细管理”思想贯穿全程，改进档案管理体系，实现与相关信息系统集成。[4]杨玲等提出了要结合业务特色，在云框架体系下构建“自然资源部档案云”的设计思想，在建设过程中也是按照“云服务”模式进行开发。[5]

三、结语

数字档案室相关政策、理论与技术标准的研究是一个相对漫长的过程，可遵循“理论研究—实践检验—完善理论”的思路进行。数字档案室是企业内部档案机构转型的新方向，由于我国地域性经济发展差异较明显、企业规模与发展水平不同、企业侧重点有别等多重因素存在，导致企业数字档案室的建设工作任重道远。未来做好数字档案室的建设，事关企业档案工作的现代化管理水平与信息资源服务能力的提升，乃至企业核心竞争力的提升，虽漫长却不凡。

注释及参考文献：

[1]周峰林.大数据时代的数字档案馆（室）建设：专访国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙钢[J].浙江档案，2013（8）：11-12

[2]陈彬.电力企业如何做好数字档案室建设[J].浙江档案，2018（12）：64.

[3]万恩德，李璐.企业数字档案室集成管理模式研究[J].浙江档案，2017（10）：22-25.

[4]罗富敬.勘测设计企业数字档案室建设的必要性分析[J].兰台内外，2019（34）：13-14.

[5]杨玲，吴玉龙，宋元，等.自然资源部数字档案室建设的问题与对策[J].北京档案，2018（5）：34-35.

作者单位：中国电力工程顾问集团西北电力设计院有限公司