关于高校办公室管理现代化建设思考

◆摘  要：高校办公室的具体工作涉及面较广、综合性较强，包括协调、参谋、服务等多方面。在全新的人才培养理念下，各级高校在办学理念以及人才培养方式上都在面临综合性改革，对此，高校办公室相关工作也需要满足现代化办学的综合要求，持续提高现代化建设水平，从而为学校各个部门提供有效服务。本文围绕高校办公室管理现代化建设展开论述，从实践层面提出建设的具体策略，以期与同行交流，促进高校办公室管理工作获得更好发展。

◆关键词：高校;办公室管理;现代化建设

高校办公室的具体职能是针对于学校领导相关指示以及学校战略层面的重要决策进行落实，需要将相关指令以及政策通过文件下发或者会议等形式传达给学校内部的各个职能部门，从而保证得到有效实施。此同时，还需要对学校师生各项事宜进行综合整理，向领导汇报，让学校领导能够快速全面地了解相关工作的具体开展情况。由此可见，在学校各个方面的业务实施过程中，办公室都将发挥重要的指导作用，例如教学安排、业务实施、招生计划、财务收支、学生就业等等。

一、高校办公室管理工作的特点分析

1.服务性。在学校正常的运行过程中，办公室除了具有一定的指导和督促义务，同时还具有一定的服务性。在具体事务的开展过程中，要服务于学校上级领导的安排，同时也要为学校全体师生以及相关职工提供有效的服务，包括收文、发文、会议组织安排以及车辆、印章、档案等综合性管理，另外还要做好与政府、主管部门、兄弟单位之间的沟通与联络，为学校的稳定发展提供基础保证。

2.开放性。从某种层面来理解，高校办公室的工作是一种具有窗口性质的公关性机构，其开放性较强。学校在具体办学的过程中，要进一步提升学校的影响力，进一步扩大生源，这就需要在公众视野建立良好的互动，提升学校知名度。在这个过程中，学校办公室将发挥重要作用，主要承担着与公众之间更多样化的沟通和交流，从而帮助学校能够获得更多支持。因此，办公室工作人员要具备较强的语言表达能力和人际交往能力。

二、高校办公室现代化建设的具体策略

1.更新管理理念，运用更先进的管理方式提升现代化水平。目标化管理制度是一种在各类社会组织中被广泛采用的主要方法，强调目标激励，注重全员参与管理，强调参与人员的自我控制意识，可以有效提高工作效率。具体的目标设定，要根据不同的岗位和职责进行差异化制定，并且将部门目标与个人目标进行充分结合，通过定量、定性的方式实现考核，在此基础之上采取更有针对性的奖惩措施，从而促进目标管理的效果。同时，要注重业务精细化管理，重视各个业务环节执行过程中的细节管理。这种管理方式主要依靠合理的制度来保障，由于办公室事务相对繁琐，且临时事务较多，则更需要建立相应的制度规范，例如出勤、请假、会议安排等等。进一步细化工作人员的具体分工，明确工作内容和主要职责，对于随机性较强的工作则需要根据经验做出科学的判断，从而实现具体工作在时间内容以及结果上的量化和定性评判，提高管理效率。

2.更新人才理念，提升管理队伍的专业化水平。高校办公室现代化建设需要从管理团队着手，全力提高管理队伍的专业化水平，促进现代化理念的更新与实施。在管理人员的选择上，应该具备一定的专业知识背景和较强的自学能力，不仅能够将繁琐复杂的办公室工作进行有效的归纳总结，在后期职业的成长上也具有更大潜力，能够持续提升其专业化程度。因此，学校可以根据自身的情况制定与人才培养机制，引导管理人员形成积极的学习氛围，通过自学、专题培訓科研项目以及校外交流活动等，进一步提升管理观念和管理水平，不断总结经验，对管理措施进行优化改革，持续提升办公室管理的现代化。

3.更新技术理念，全面提高信息化办公能力。积极引入信息技术，掌握操作技能，对学校管理过程中产生的海量信息进行智能化获取、分析和整理，例如通过基础设施的建设，进一步提高各个办公室之间的网络化办公水平，提高文件下发、资料搜集与归档管理的效率。通过计算机硬件与软件配置水平的提升，增强校园网络建设，从而确保校园范围内的网络覆盖，为各个职能部门的办公提供便利，为学生的自学提供条件。因此，办公室人员应该加强信息技术的学习，确保能够通过相关办公软件完成工作事宜，提高工作效率，进一步加强与其他部门的沟通。另外，在加强信息技术手段应用的同时，要注重信息安全的保护工作，积极通过权限管理、账号管理、软硬件维护等手段确保信息安全。

三、总结

综上所述，高校办公室的工作综合性较强，要持续更新管理理念，提高管理水平，通过引用更先进的信息技术，不断提升现代化办公水平，从而促进学校各项工作的稳步开展。

参考文献

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作者简介

蓝小凤（1985.08—），女，汉族，广西玉林人，本科（学士），柳州工学院教师。研究方向：行政管理。