档案数字化管理的现状与对策

王宁

摘要：在信息技术高速发展的背景下，各行各业的发展趋于数字化，特别是企业的经营管理过程中更为注重数字化应用，不断提高办公质量与效率。档案资源作为企业重要的无形资产，实现数字化管理尤为重要，为企业经营活动开展、战略决策部署提供有力的凭证。企业档案数字化是指通过应用现代信息技术将传统的纸质档案转换成新型的数字化档案，实现更准确、完善的档案信息库打造，为企业提供更便捷、规范、覆盖范围广的档案资源，同时实现资源的快速存储、检索、查阅及共享。不仅如此，通过档案数字化建设将档案资源利用率最大化，有助于提高企业管理工作效率，提升经济效益，推动企业可持续发展。

关键词：档案;数字化管理;现状;对策

一、数字化档案管理的必然性

数字化档案是构建数字档案建设最基本的业务，也是档案信息化建设的重要内容。目前，档案信息化水平越来越高，迅速进行信息化服务，在工作中减少失误，是我们的工作目标。首先，如何提升工作效益，如何降低工作成本，都是档案管理部门目前应该考虑的问题。

数字化档案可以改善档案管理工作。只有数字化档案可以打破文件使用的界限，这样才能使档案管理部门从封闭发展成为开放。传统档案管理主要是由人工进行档案整理，管理水平低，出错率较高，归档后的档案质量堪忧。档案材料的连续性和准确性都受到影响。数字化档案能有效保护档案的原件，减少重复使用。因此，要通过数字化档案信息管理满足人们对档案快速发展的需要。尽管数字化档案的组织管理模式还不够成熟，但必须实现数字化，档案数字化在利用时可以更有效、更直接。

档案管理的创新可以提高档案管理人员业务积极性，有效发挥档案管理的效率。档案管理在数字化背景下进行创新是非常必要的。

二、档案数字化存在的不足

（一）网络信息安全存在风险

目前网络全面普及，网络信息安全问题变得越来越突出，电脑病毒、黑客非法入侵等问题均对计算机的安全性构成威胁，使档案系统的安全性降低，让档案数字化管理存在风险。

（二）缺乏技术管理方法

当前，我国信息技术的飞速发展也是信息管理社会的发展。使用了许多商品，包括计算机和扫描仪，这些商品加速了我国相关领域的发展趋势。在档案管理方式方面，企业无法与现实接轨，无法顺应趋势和发展趋势的要求，不能保证管理方法的准确性，不能保证资料的一致性。另外，许多企业继续使用传统的管理方法，无法加强对优秀技术的使用，难以实现预期目标，并危及企业的发展。

（三）档案管理设备老旧，无法应对时代需求

在档案管理部门，用于管理工作配备的设备不够先进，管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现缺失，导致档案丢失后无法找到线索，对档案工作造成了无法弥补的损失。除此之外，档案管理对于环境的要求也很高，陈旧的设备、不适合的环境都无法适应日渐增多的档案管理需求。

三、如何开展企业档案数字化管理

（一）健全档案管理制度

档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合企业的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。

（二）引入智能档案管理技术

对于当前相关工作的发展趋势，在广泛使用优秀技术的基础上，加强计算机设备的使用，可以进行智能档案管理，可以节省人力资源和资金。因此，提高了档案管理的效率。通过详细分析，可以发现信息管理技术在档案管理中的应用可以更好地满足该时期发展趋势的要求，并能顺应当前的发展趋势。智能档案管理技术的引入可以完成档案数据的合理管理，并显示出有目的的管理方法。对于传统档案管理的缺点，应立即纠正，并且档案数据的管理越来越多样化。选择档案和可视档案除了增加管理时间外，管理方法还以数据的形式执行，以确保归档档案的合理管理。完善档案智能管理系统，实施网络管理，提高档案管理质量和管理效率，构建数据库查询档案信息内容，大力开展相互合作，统一企业内部档案管理，确保企业内部档案的安全。档案管理的有效性，防止难于管理的方法的发生。档案管理的信息化规划必须首先从硬件设施进行改革和创新。硬件设施是可以在档案管理中执行的先决条件。如果不能保证硬件设施的质量，档案管理的质量也将受到威胁。档案管理的硬件设施包括电子计算机，管理区域，数据库查询，局域网等，这些构成了档案管理的支持点服务平台。

（三）保障企业数字化档案的安全性

在信息技术高速发展的背景下，数字化建设过程中逐渐出现了较多的信息安全方面问题，企业档案数字化建设也必然会面临这一问题，需要企业引起重视并加以探索，寻求与企业发展相匹配的解决办法。首先，企业管理层应制定一套完善的档案信息安全管理制度，为档案数字化管理提供引导，确保档案管理人员在实际工作开展过程中能有据可依，规范操作。其次，对于档案数字化的硬件设备应定期落实维护与检查，确保硬件设备的正常稳定运行，避免出现无法修复的问题而使得数字化档案资料损毁或丢失。最后，在软件系统方面应设置专业的防火墙，有效阻挡外部威胁，如病毒、黑客的攻击、破坏及窃取行为，更好地保护企业档案资料的安全性。

（四）整合相应配套资源

（1）确保档案的准确性。前期的整理检查工作是保证档案准确性的基础，需要依次核对纸质档案的内容、页码、顺序、目录。档案数字化后的数据质量、图像质量检查也很重要，数据、图像要清晰，内容要连续。后期要对数据联接进行检查，避免链接错误的发生。（2）完善软硬件设施。档案数字化建设良性开展的前提是配套的软硬件设施，软硬件设施的兼容性、稳定性、可操作性对于档案数字化建设至关重要。配套的软硬件设施能有效提升办公效率，保证档案工作中保管、统计、利用、保密等工作的有序进行。（3）持续开展档案数字化。实现档案数字化是一个长期的过程，企业存在的时间越长档案就会越多，再加上分类标准的不断改进，这些问题都会延长档案数字化工作时间。另外，每年新形成的档案也需要进行档案数字化，档案数字化工作是一个需要长期持续进行的工作。

（五）提高员工的专业能力

由于企业的内部档案管理极为多样化，因此对企业数据管理器的技术和专业标准以及专业质量提出了很高的要求。通过掌握智能管理方法的技术性和完善自己的管理方法概念，可以保证档案保持实际效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企业必须确保创新，采取措施和对策来提高企业数据管理人员的技术和专业水平，提高他们的职业道德和水平，按时进行学习和培训，展示学习成果，定期培训并完成员工系统化标准的提高顺应了发展趋势。此外，企业还必须定期评估档案管理人员，及时对档案管理人员进行评论，制定有目的的晋升制度，全面激发档案人员的主观特征，并激发档案管理人员的积极性。

四、结论

一般而言，整合当前的方法，顺应发展趋势，探索企业的档案管理，创新企业的档案管理工作，加强对优秀信息技术的利用，完成档案管理的高效率和高水平。企业应联系实际情况，分析自身发展趋势，完善相关规章制度，做好部门人员合作，注重档案保管，引进优秀技术。为此，应该提高档案信息和信息内容的利用率，并且企业的发展趋势促进了企业的发展。

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