大数据背景下档案追踪机制在高校档案管理中的应用思考

翟淑宁

◆摘  要：大数据背景下，造成了信息喷井式的爆发，加重了高校档案管理人员收集、分类、整合信息的压力。为了适应技术的进步和跟上社会处理信息的速度，高校需要转变档案管理模式，使其向着更为高效、科学的方向发展。本文从介绍大数据背景下有关档案追踪机制的概念入手，立足于高校档案管理实际提出了档案追踪机制落实中的可行措施，以期提高高校档案管理的效率，更好地服务高校师生。

◆关键词：大数据;档案追踪机制;高校档案管理;应用措施

高校档案室保留了院校开展活动的精彩瞬间，保存着全校师生的个人信息，见证了院校发展的整个过程，内部收集的资料在院校改进管理机制、改革教育体系时，还能够为院校的管理人员提供真实的数据支持，因此提高高校档案管理工作质量既有利于促进院校发展，又有利于院校节约人力物力，降低运营成本。当前，高校档案管理工作的主要发展趋势是向着现代化、信息化、高效化的方向转变，融入档案追踪机制可帮助档案管理人员尽早实现改革目标。

一、概述档案追踪机制

（一）档案追踪机制的概念

档案追踪机制作为反馈机制的类型之一，主要是对离校学生信息或利用率较低的档案数据实施信息追踪操作，将收获的经验和形成的管理机制反过来运用到当下院校档案管理的工作中。明确学生档案利用的数据，分析高校不常用档案的实际利用效果，既是出于档案管理本职工作的需求，也是出于促进档案管理工作高效发展的现实需要。高校管理人员强化档案数据利用效果的调查与追踪工作，可促使档案的管理、鉴定、分类等环节形成有机的整体，发掘档案管理人员的内在潜力，为高校实现现代化的档案管理奠定基础。

（二）档案追踪机制的作用

在高校档案管理工作中应用追踪机制，主要的作用有：一是档案追踪机制能够帮助管理人员定位出高频利用的档案，便于其实施针对性的管理操作;具体为，高校一般会依据档案的特性设定相应的保管期限，对于超过保管时间范围的档案予以销毁处理;这种管理方法可能会导致价值较高、利用较为频繁的信息丢失;采用档案追踪机制能够灵活调整档案保存的时长，对于利用价值较小的资料可按照规定时间处理，对于利用较为频繁的档案资料可酌情延长。二是档案追踪机制便于管理人员发现档案信息中的价值，由于高校每年举办的活动较多、取得的成就各不相同，导致档案资料的内容较为庞杂，增大了管理人员发觉档案信息价值的工作量;在采用档案追踪机制后，能够帮助管理人员总结高价值档案的一般特点，提高效率。三是档案追踪机制降低档案丢失的风险，该机制主要依托现代化的信息处理技术而存在，因此广泛应用档案追踪机制能够促使高校档案管理向着信息化的方向转变;即使在毕业季，学生转走纸质档案的情况下，学校仍然可以保存电子版的数据，降低档案丢失的风险。

二、高校档案管理工作中应用档案追踪机制的可行措施

（一）高校档案管理工作的特点

相较于社会上的档案信息管理工作而言，高校档案管理工作具有类型多、数量大、操作较为复杂等特点，导致常规的档案管理机制并不能在校内发挥原本的作用，具体如下：一是管理方式多样，高校档案的类型较多，按照信息主体可分为教职工档案、学生档案、学校发展档案等，依据信息的呈现形式可分为手写材料、电子数据、机构证明等;不同的类型需要予以不同的管理方式，加大了管理人员的工作量;二是档案流通量较大，每逢新生入校或毕业生离校的时间段，需要管理人员进行大量的档案转入和转出工作;三是操作较为复杂，档案管理处的材料来源较为多样，以学生档案为例，有学生的手写材料、教务处成绩统计、历往学习经历等，需要管理人员从不同的部门获取并集合，跨部门操作较多，因此工作也较为复杂。

（二）高校档案管理工作中应用档案追踪机制的可行措施

以高校档案管理工作的特点为基础，结合档案追踪机制的概念和作用，探讨在高校档案管理工作中应用档案追踪机制的可行措施，具体如下：首先，利用档案追踪机制分析高校档案信息的利用效果，确保信息存储有序、信息分类与整理规范、信息内容丰富多样;落实到管理人员身上便是，明确职责范围，细化工作内容，确保档案信息的准确性和可靠性;在追踪档案的过程中，明确查询目标，提高档案追踪管理机制的有效性。其次，在大数据时代的背景下，信息只有经过有效的分类、处理、分析才能凸显出自身的价值。因此，高校档案管理者需要与档案利用者之间建立联系，提升自我的信息追踪意识和能力。最后，强化高校档案追踪机制落实的设备建设，引入前沿的数据库构建与运行技术;对高利用率的档案信息和低价值的档案数据予以不同的管理方式，提高档案管理的效率，减少不必要的资源浪费。如，对于高利用率的档案可设立专门的子域，分配专门的管理人员对其实施维护工作。

三、结语

大数据时代一方面促使信息处理技术飞速发展，另一方面又导致了大量信息的堆积。相较于社会其他机构的档案管理工作来说，高校档案管理部门的工作量更为庞大，工作性质也更为复杂。采用档案追踪机制能够帮助管理人员篩选出利用价值较高、利用率较为频繁的档案材料。这在某种程度上减轻了管理人员的压力，推动了高校档案管理工作向着更为高效的方向发展。

参考文献

[1]吕聪.大数据新时代背景下高校档案管理工作创新思考[J].科技经济导刊，2020，28（20）：212.

[2]郑立梅.大数据背景下高校档案管理模式的变革研究[J].国际公关，2020（02）：173+175.

[3]张颀，马晓芳.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代营销（信息版），2019（12）：163.

[4]李育.大数据背景下高校档案管理工作的对策[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2019（11）：91-92.