“互联网+”背景下高校档案管理工作创新探究

石贞贞

摘 要：在计算机技术迅猛发展且广泛应用的今天“互联网+”时代来临，包括高校等在内的相关单位在档案管理工作开展过程中灵活合理地应用各种先进成熟的网络技术、信息技术，以期在全面提高档案管理效率和质量的前提下降低管理成本，由此获得可观的经济效益和社会效益。本文首先对“互联网+”背景下的高校档案管理特点进行了简要论述，其次对互联网高速发展背景下，高校档案管理工作所面临的机遇和挑战进行了分别论述，最后就如何在“互联网+”背景下创新高校档案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能够促进高校全面有效克服档案管理工作过程中所面临的各种难题与挑战，推动档案管理工作逐步朝着电子化、高效化、信息化等方向发展。

关键词：“互联网+”背景;高校;档案管理;创新探究

高校档案是一个涵盖了各种与高校相关的信息库，既包括高校在办学期间取得的一系列科研成果，也涵盖了高校不同阶段的工作及活动情况，作为高校极具参考和保存价值的重要史料，高校档案对学校而言尤为重要，其档案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和质量。在互联网迅猛发展的今天，高校应在档案管理工作过程中灵活合理地引入成熟强大的信息技术和网络技术，促进档案管理工作逐步朝着现代化、智能化、信息化等方向推进，从而使得档案管理效率和质量实现全面提升，保证档案资料管理的完整性、安全性及可靠性，推动高校稳步健康发展。

一、“互联网+”背景下高校档案管理的特点

在计算机技术、网络技术等迅猛发展的今天，“互联网+”背景下的高校档案管理呈现出新的特征，具体表现为下述四个方面：一是开放性和共享性等特征，档案利用范围相较之前明显扩大，为各界人士及时便捷的调用档案提供了极大的便利;二是档案文件能够以电子文档的形式进行储存和管理，有助于减少纸张的使用，既环保又经济，同时也能够促进档案管理的规范化发展;三是提高了高校档案资料的传输及利用效率，在网络覆盖范围不断扩大且网络技术迅猛发展的今天，跨区域调阅档案已成为一种常态，切实提高了档案利用率;四是高校档案管理效率和质量全面提升，依托于先进成熟的现代化辦公设备，管理人员能够直接通过电脑在特定系统上完成对档案的高效化、实时化及便捷化管理。

二、“互联网+”背景下高校档案管理工作的机遇与挑战

1.“互联网+”背景下高校档案管理工作开展过程中面临的机遇

（1）促进高校档案管理工作效率进一步提高

在“互联网+”背景下，各类网络技术及信息技术的迅猛发展，为高校档案管理工作提供了极大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切实降低了档案管理人员的工作量，其管理工作模式和管理流程相较之前发生了明显变化。当前，各大高校办学规模不断扩大，各类珍贵档案资料变得更加丰富化、多元化，包括党群及行政等在内的各类档案资源均是高校发展过程中积累起来的重要史料。随着档案利用率的不断提升，档案查询量、查询频率明显增多，无形之中导致高校档案管理人员的工作量骤增。若高校不积极引入先进成熟的信息技术，依旧通过原来的手工模式进行查询和管理，那么势必会导致查询效率低且容易出错，难以全面有效地满足档案管理发展需求。而“互联网+”背景下各类信息技术及网络技术的迅猛发展，既有助于提高高校档案管理效率，还能够降低工作人员的劳动强度，为师生提供更好的档案查询服务。

（2）切实改善服务质量，支持远程访问及查询

在高校教学教育活动如火如荼持续开展的今天，包括党政电子公文等在内的大量数据相应产生，由此使得电子档案资源规模迅速扩大，与此同时，各类先进成熟的信息技术的日臻成熟及广泛应用切实提高了高校档案数字化、电子化发展速度。在档案管理工作开展过程中，可直接通过扫描等技术将高校的纸质文档和照片文档快速高效地转变为便于查询和保存的电子档案，从而使得电子档案规模迅速扩大。为了便于师生查阅档案资料，高校管理人员依托于先进强大的网络和高校之间保持密切联系，创建了操作便捷且性能强大的档案管理系统，使得师生查阅档案资料不受时空的约束，支持师生通过计算机远程访问及查询，使得高校档案管理工作的服务质量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有价值档案，支持档案资源实时共享

在新时代发展环境下，高校档案信息化、数字化发展态势迅猛，每年都会新增大量的电子文档，可供分析的电子档案资源越来越多，其规模不可估量。在互联网迅猛发展及信息技术日臻成熟的发展背景下，各类先进、强大的技术为人们在大量的档案资源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用价值的档案提供了强大支持，有助于将其便捷高效地全面整合，由此形成高质量的档案资源。同时，也为人们查询和共享档案资源提供了极大的便利，有利于良好地满足师生查阅和使用档案资料的需求。

2.“互联网+”背景下高校档案管理工作开展过程中所面临的挑战

（1）信息专业人才匮乏

在“互联网+”时代背景下，最具潜力且最急需的人才当属信息专业人才，他们在高校档案管理工作开展过程中扮演着极其重要的角色。不过，遗憾的是，目前很多高校档案部门普遍存在着人才短缺的问题，既懂信息技术又懂档案管理的复合型人才非常少，很多档案管理人员的技术能力较差，尽管引入了一系列成熟强大的新系统、新设备，但是由于操作不娴熟、不专业，致其价值和作用无法得到充分彰显，由此造成的后果是档案管理效率和质量并未随着设备投入的增大而显著提升。有专家表示，资深信息专业人才匮乏的问题短期内不会得到妥善处理，其缺口会随着社会发展进一步扩大，而这也对高校档案管理工作的信息化发展提出了严峻挑战。

（2）高校档案设备管理不到位

目前，很多高校侧重于教学及科研工作的开展，包括高校设备档案管理等在内的服务性工作并未得到足够的关注，很多高校没有创设专门的设备管理部门，而是直接将实验教学设备和档案管理融合在一起，导致档案设备管理效率和质量较为低下。很多高校出现了重购买轻管理的情况，不仅不利于档案设备得到高效高质的管理，也使得很多档案设备的价值没有得到充分发挥，长期处于闲置的状态，浪费现象较为严重。除以上问题外，很多高校管理人产权意识较差，资产归属不明，特别是对外单位赠送的档案设备，往往没有被正式纳入档案设备管理范畴之内，未加强对各类档案设备的档案记录和整合，账务与实际不符的现象屡见不鲜，不利于国有资产得到应有保管和利用。

（3）高校档案管理工作中隐私权保护面临挑战

在“互联网+”背景下，包括信息技术、网络技术等一系列先进成熟技术的迅猛发展及普遍应用为人们采集传递及共享信息提供了极大的便利，不过信息技术迅猛发展及广泛应用的背后也蕴藏着较为严峻的技术风险，若信息技术存在漏洞或不足，或许会为木马等病毒侵入系统提供便利，势必会对高校档案管理工作中的隐私权保护产生较大挑战。另外，搜索引擎或多或少的存在一定缺陷，这也在一定程度上影响了档案管理隐私权的有效维护，或许会出现档案资料被外泄、被窃取、被篡改或者被删除等情况，难以全面有效地保障档案资料的安全性与可靠性，所以高校在开展档案管理工作的过程中，务必要警惕网络技术、信息技术等带来的负面影响，及时采取合理有效的手段增强档案资料管理的安全性，通过互联网以及各种加密技术为档案资料打造一个强大的屏障，全面有效地抵御和防范各类风险与侵袭。

三、 “互联网+”背景下高校档案管理工作创新策略

1.转变档案管理理念，形成创新思维

在互联网时代，高校档案管理工作者务必要紧随时代发展，积极转变传统理念，形成互联网思维，在此思维指导下，将档案管理工作和网络进行全方位深层次的融合。高校档案管理部门需要充分发挥微信、微博等各种媒介推进档案服务工作高效化、持续化、数据化、信息化发展，依托于先进成熟的网络技术开展远程培训、学术交流等一系列活动。一言蔽之，高校档案管理人员应紧随时代发展，保持与时俱进的精神，逐步形成创新思维，科学合理的调整档案管理理念和模式，促进信息技术的作用和价值得到充分发挥，促进信息管理效率和质量全面提升，为广大师生科学合理的应用档案资料提供极大便利，同时推动高校稳步长效发展。

2.不断创新档案管理工作方法

互联网背景下，高校在开展档案管理工作的过程中，需要打破传统的管理模式，积极应用互联网思维方式和档案管理模式，在档案管理方面积极谋求创新与发展。第一，“互联网+”时代高校档案的存储及管理形式发生了显著变化，由传统的纸质文档转变为更容易保存和调取的电子文档，档案管理部门需要加强对各类文档资料的严格审核，保证其真实性及客观性，按照相关标准及要求对档案资料进行科学合理的分类，保证存储的安全性与可靠性。第二，高校需要立足于现实情况，通过先进成熟的技术构建严谨规范、科学合理的档案管理制度，确保档案管理工作有条不紊地稳步推进，对各类工作人员的操作权限进行合理明确，增强档案管理的安全性。第三，高校在开展档案管理工作过程中，依托于先进强大的信息技术构建一个庞大的数据库，全面存储并高效管理各类档案资料，实现档案信息的实时传输及全面共享，减少工作人员的工作量并降低管理成本，促进高校获得可观的效益。

3.加强高校档案设备管理

高校在档案管理过程中出现了轻视设备管理的情况，在一定程度上制约了档案管理工作的高效化、高质化开展，高校应重视并强化对档案设备的严格管理。第一，高校管理层需要正确认识到加强档案设备管理的必要性和急迫性，制定严谨规范的档案设备监管制度，实施谁使用、谁负责的原则。高校各部门务必要保证权责清晰，分工合理，共同规划和布设设备管理网络，确保设备运行安全可靠，促进高校档案工作管理效率和质量全面提升，由此帮助高校获得可观的社会效益以及经济效益。

4. 注重专业化档案管理队伍建设

互联网时代，高校档案管理工作面临着新的挑战和难题，而这则需要打造一支专业能力突出、综合素养良好的档案管理人员队伍，他们不仅需要懂得档案管理专业知识，还能够娴熟灵活地操作相关系统及软件，能够根据教师及学生需求快速准确的查询相关资料，满足其应用需求。首先，高校应面向社会广泛招纳档案专业知识扎实且懂得电脑操作的复合型人才，促其在互联网思维的引导下灵活合理地开展档案管理工作，促进档案管理工作逐步朝着信息化、网络化、高效化等方向发展;其次，高校应重视并强化对档案管理人员的定期培训，通过培训等方式促其掌握更多的档案管理知识，积极学习与档案管理相关的技术和系统操作技能，使其在夯实档案管理知识基础的前提下，娴熟操作与档案管理相关的现代化、智能化设备。以此推进高校档案管理工作高效、高质地全面开展，更好地满足校内师生档案查阅需求。

5.加强高校档案管理工作中隐私权保护

在档案管理工作开展中，为避免出现资料外泄等相关问题，需加大对档案管理系统的维护力度，并及时采用最新的网络安全技术，对现有漏洞进行修补与完善，以切实保障个人信息安全。不仅如此，当主体发出查询请求时，高校需明确告知在查询过程中需注意的相关事项，既要保证档案资料使用的规范性与合法性，也要承诺为当事人保密。如果权主体没有履行职责致使当事人资料外泄，那么就需要追究权主体的法律责任。实际上，高校也可通过利用专业技术手段对非查询信息进行屏蔽处理，以提高信息使用的规范性与安全性。如果发现档案资料基于非法途径流出，权利人要立即告知相关工作人员，并要求开发与使用特定的过滤及屏蔽程序，以避免隐私资料大范围传播。作为一名合格的档案管理工作者，必须要积极履行使命，切实保障个人隐私安全，防止隐私被恶意非法泄漏。与此同时，我国也要对不同主体各自承担责任的情形与免责事由进行明确规定，主动改进与完善侵犯隐私的相关法律责任体系，并从实际出发制订相适应的规范条例，确保涉及各种隐私权保护问题都能以立法方式被妥善解决，由此逐步提高档案管理水平，切实保证个人隐私安全。

四、结语

综上所述，“互联网+”背景下高校档案管理呈现出了一系列新特征、新变化，其管理变得越来越电子化、高效化、信息化，使得档案管理工作效率和质量得到了显著提高。在互联网迅猛发展的背景下，高校管理人员务必要紧随档案管理信息化发展步伐，积极转变管理理念，合理调整和优化管理模式，推动高校档案事业稳步健康发展。高校唯有积极随着互联网时代的发展做出迅速响应和改变，才能够使得档案管理工作的模式得到有效创新，促其管理效率和水平全面提升，继而为高校实现持续健康发展提供强大支持。

参考文献：

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[4]杨 雯，刘少朋.信息化背景下高校档案工作管理体制变革与服务模式创新——基于“互联网+”概念[J].机电兵船档案，2020

[5]王雪芹，汪文哲.“互聯网+”背景下高校档案工作服务模式探究[J].滁州学院学报，2020

（作者单位：南阳师范学院地理科学与旅游学院）