数字时代创新医院档案数据管理路径探讨

王文强

摘 要：医院档案管理是医院日常工作中的重要组成部分，随着时代的发展，原有档案管理模式已不再适用于当下，甚至是对档案管理效率的提升产生了阻碍。数字时代下，给医院档案管理模式的创新提供了契机，档案管理部门应转变观念，积极引进数字技术，创新管理模式。本文重点分析了数字时代创新医院档案管理模式的措施。

关键词：数字时代;医院档案;档案管理;管理模式;创新构建

医院作为重要的社会公共服务机构，对保障人民群众的身体健康做出了重要贡献。医院档案管理效率、质量的提升对提高医院整体医疗质量有积极意义。新时代背景下，数据信息技术发展迅速，并被应用到了各领域中，医院在管理方面虽然具有一定的滞后性，但也应引入数字化技术，尤其是档案管理方面，以此来促进医院整体工作效率的提升。

一、数字时代医院档案管理的发展机遇

1.资源高度共享

随着社会的发展，我国的科学技术突飞猛进，互联网技术也隨之出现，数字时代已经来临，该技术的出现很快就得到了广泛的使用，其最明显的特征就是具有很强的信息交互性。在数字化的背景下，医院要想更好的管理档案，可以将数字技术应用进去，这样做会极大方便档案管理人员获取所需要的档案信息，打破传统时空的限制，让档案资源内容达到快速整合的目的。不仅如此，站在传统管理的角度来讲，根据目前情况看，管理人员在管理档案时，人工操作的环节比较多，导致出现了效率低下的问题，大大降低了工作质量。但是随着数字化时代的出现，却改变了这一问题，同时也给医院带来了全新的视角，方便了对档案的管理。数字化时代在计算机技术、数据库技术以及多媒体技术的支持下，简化了工作流程，提高了工作效率，保障了对档案管理工作的处理精度，实现了档案管理的信息化，从而极大方便了工作人员对档案信息的查询。

2.手段高度灵活

在数字化时代的背景下，医院对档案管理的技术得到了提升，相关工作人员在查阅档案时只需要简单在计算机设备上面输入人员的信息就能获取到想要的信息，极大提高了检索入口的对应程度，使检索效率和准确性也得到了提升。不仅如此，电子档案与纸质档案相比，前者更能方便工作人员的查询，使其在接触不到信息资料的情况下就能获取到想要的信息，从而还能保护档案避免受到损坏。此外，数字化技术本身就具有非常明显的优势，所以一问世就得到了广泛使用。当前，在医院整体的管理活动中，最为重点的就是档案管理，因此工作人员一定要加强对档案信息的管理，并将数字化技术应用进去，来提高对档案管理的质量和效果。

二、数字时代下医院档案管理现状

1.管理观念陈旧

根据目前情况看，我国大部分医院对档案管理的观念比较陈旧，使用的仍然是传统管理模式，导致其出现了损坏的情况，未能重视管理人员对信息化技术的掌握以及档案数据的安全管理，给电子档案的管理带来了不利影响，严重阻碍了信息化技术的发展。

2.管理矛盾突出

在医院的档案管理工作中，相关工作人员必须要处理好电子档案与纸质档案之间的关系，处理好两者之间的矛盾。当前是数字化的时代，各个医院都开始及时引进先进的管理模式与技术，但是具体的档案管理制度还尚未完善，其严重影响着医院对档案管理工作的现代化进程，阻碍着发展。

3.管理技术落后

在数字化的背景下，医院在对档案进行管理时，应当及时引进先进管理模式，打破传统管理模式观念，给工作人员提供更好档案管理模式。但是根据目前情况看，医院大部分工作人员对数字化技术了解度不够，同时对计算机技术、摄影技术等方面的掌握程度不到位，大大降低了管理工作效率，无法有效的收集与整理档案资料。不仅如此，站在管理技术的方面讲，医院也必须要关注档案管理互动信息化程度高低，目前，我国大部分医院在进行档案管理时，信息化建设水平比较低，具体内容如下：

（1）医院所建立的档案资料的数字化管理相关软硬件设施不达标，不能准确保证制作与处理电子档案的水平。

（2）未能正确把握电子档案之间的储存关系，因为电子档案本身的储存位置就比较松动，相关工作人员只要出现一点失误就会给电子档案带来安全隐患，严重时甚至还会导致内容与信号之间出现不可逆的变化。

（3）医院对档案数据库以及信息管理系统建设投入的不到位，与医院需求缺乏匹配度，大大降低了医院档案管理信息系统整体建设水平，导致档案资料遭到损坏。

4.安全问题突出

当前是数字化的时代，医院在对档案进行管理时，必须要重点关注以下几个问题：

首先，医院一定要关注终端环境和设备场所的安全问题，在当前数字化的背景下，智慧档案已经成为医院管理档案资料的主要形式，一般情况下会将其储存在计算机系统或者硬件设备中，在这其中如果出现存放区域的周围环境不当以及系统出现病毒等，都会影响智慧档案的储存，最终会出现安全问题。

其次，还要注意网络环境与数据资源的安全问题，在医院的档案中，一般都会储存患者与职工的信息、临床与医学研究的资料等，因为其本身就存在开放性，极易出现非法网址、恶意网站等渗入到智慧档案的系统里面，从而会发生档案资源被窃取的情况，或者被黑客恶意篡改，不利于档案资料的保存。

最后，一定要注意操作和用户在访问过程中所存在的安全问题，在日常工作生活中，工作人员对档案管理的操作难免会出现问题，并且安全防范意识还有待提升，若不及时解决问题，最终一定会出现操作人员和用户在进行访问时的越权问题。

5.专业人才匮乏

根据目前情况看，在现代化的档案管理活动中，人才的匮乏已经成为当代社会的重要问题之一。站在队伍构建方面来讲，大部分医院一般都会派医务工作人员来兼职档案管理人员，未能配备专业的档案管理人员，即使有些医院配备了专业人员，但是其缺乏专业的知识以及丰富的 工作经验，此情况将严重影响到档案管理工作发展，工作效率也会降低。

三、数字时代医院档案管理模式创新构建的五维路径

1.引入先进管理理念

近年来，因多方面因素影响，各种疾病的发生率在逐渐提升，如高血压、糖尿病、冠心病等，极大的威胁了广大群众身体健康。医院作为重要的社会公共服务场所，应用先进的档案管理模式来提升工作效率，也能够给医院整体医疗质量提升做出贡献。数字时代下，医院相关管理部门应从实际出发，树立现代化管理理念，在实际档案管理工作中，理清、总结其中存在的不足，借鉴其他医院或外国医院先进管理经验，结合自身医院具体情况，以此来寻求更大的发展。另外，先进管理模式的创新并非一蹴而就，要脚踏实地，分阶段、分层次的持续性展开。

2.健全档案管理制度

古语有云：“无规矩不成方圆。”数字时代下，通过在档案管理工作中深入应用数字化技术，可以有效促进医院档案管理效率的提升。目前，医院档案管理对数字化技术的应用依然较为薄弱，应高瞻远瞩，有科学性、针对性的制定相应的管理体系，且要注重管理的全面性、综合性，尤其是在档案搜集、档案服务、档案整理等方面，要有更加细化、高效化的运行方式及监督体系。同时，医院不仅是医疗卫生机构，也具有服务性质，档案管理工作人员要对自身工作有足够的认知深度，对此管理部门可定期进行思想政治教育，促使工作人员可以认识到档案管理服务工作的重要性、必须性，以不断提升服务质量。

3.全面加强安全管理

档案管理工作本身便是信息数据的管理，数字时代下，各种先进数字信息技术的应用是将传统实体性质的信息转变为一段段程序语言，在档案管理中深入应用这一数字技术时，也要重点关注信息安全性。首先，应从管理内容方面入手。档案管理工作内容复杂，流程烦琐，而“细节即风险”，管理部门要在管理内容方面做好各个环节的管控，定期进行摸排检查;其次，管理时机。数字化技术下，数字化档案管理要深入注重各环节的管控，尤其是档案生成时间、每一次调用时间等易被忽视的细节;最后，管理策略。数字化档案管理模式中，安全管理工作开展至关重要，应当从多个方面制订管理策略，协同共进，如风险评估、硬件保护、技术支持、安全防范等，且还要有相应的预警报警机制。

4.提高人员综合能力

数字化背景下新型档案管理模式的实施必须要有更多的高素质人才作为基础，医院人力资源部门要提高重视度，从两方面做出调整。第一，要积极转变观念，引进更多的数字技术人才，在入职前做好严格的考察，不仅要具备过硬的专业素质，还应有较高的思想品德;第二，应对原有檔案管理人员进行二次教育，重点培养其信息化素养，促使其能够更多的接受数字化技术。另外，医院应当加大投资力度，不仅要继续引进先进数字化技术，也要建立相应的人才培养机制。

5.采用先进管理技术

（1）优化档案系统建设

第一，积极升级或者更换标准化档案管理系统。站在医院档案管理工作人员的角度来讲，根据目前情况看，要想更好地构建出信息化管理系统，工作人员一定要积极升级目前所拥有的档案管理系统，如果发现异常有必要进行更换，保证档案资料不受影响。另外，在对与档案管理系统有关构件进行采购时，工作人员一定要秉持通用标准，在其支持下，可以有效实现信息化管理系统与内外部应用系统的结合，并发挥出自身最大优势，更好地为电子资料传递提供支撑。此外，各个医院都必须要对现有信息化档案管理系统进行升级，并采用标准化的形式，在升级过程中如果发现异常有必要对其进行更换，但是特别要注意的是必须要保留其原有的功能和资料，保证在更新完成后能够满足系统各项要求，对档案资料提供更加安全的保存环境。

第二，科学设计管理系统。在信息化档案管理的升级工作中，会在一定程度上给医院的工作带来影响，因此工作人员应该提高对其的重视度，并根据实际情况设计出科学合理的方案，但是工作人员必须要重点关注以下几点：一是做好系统框架的整体设计工作，设计人员还应当对系统进行合理的层级划分，其层级主要包括门户、应用、数据等。门户则对应的是信息检索、查询和记录工作，应用则对应的是对档案的借阅和使用，数据则对应的是信息化档案管理系统的构建;二是应当不断完善系统功能，在信息化档案管理系统中，工作人员必须要加强对资料的管理和检索工作，作为一名档案管理人员，完善管理内部网是其本职工作，只有站在其基础上才能全面汇集医院的数据信息，更好完成信息化档案管理系统的更新工作。

第三，做好系统的建设与管理维护。在医院档案的管理工作中，站在其角度来讲，信息化档案管理系统的运营质量将会直接关系到此系统的管理效果。不仅如此，要想成为一名优秀的档案管理人员，其必须要积极的建设信息化档案管理系统，并根据实际情况对数字化基础设施进行定期的检测，保证其能够与档案管理系统的要求相匹配。此外，工作人员还需要定期对数字化管理系统进行检查，做好全面维护工作，为信息化档案管理系统的运行奠定基础。

（2）积极应用先进的管理技术

首先，随着社会的发展，我国的科学技术突飞猛进，互联网也随之出现，数字化时代已经来临。在此背景下，医院的档案管理人员可以采取多种方式对档案进行管理，根据目前情况看，最先进的技术就是电子档案管理形式与文书档案管理形式，一般情况下，文书档案管理形式是适用范围最广的一种方法，因为其具有集中长期储存机密性高的档案的特点，所以被广大医院使用。但是在具体的管理工作中这种方法比较不实用，因此，工作人员还应当根据档案数据资料自身的特点来选择适合其使用的储存方法和管理形式，采用访问控制技术和加密技术对备份进行管理。

其次，在医院档案的管理工作中，要想加强对档案的管理，工作人员必须要重视其对医院文本资源的可视化处理，充分应用计算机可视化技术，以此来实现对结构化档案数据的分析对比，并且还可以借助算法工具的力量，来实现对资源类型、时间和内容的精准统计。除此之外，信息化档案管理系统在可视化技术的支持下能够深入分析主题，在此基础上将可视化图标进行转换，同时，还能有效帮助工作人员对信息资料进行检索，为信息化档案管理系统的建设奠定基础。

最后，工作人员在管理档案时，必须要重点关注智能管理工具的应用范围和使用规范，因为其主要是在大数据的基础上进行生产的，需要工作人员主动对其进行使用，这样做可以提高信息化档案管理系统智能化水平，增进与用户感情，并且智能化还存在着自动筛选的功能，使系统能够根据用户的输入法对资源自动进行筛选，为医生提供更加准确的信息，让医生的医疗决策更加坚定、科学。

四、结语

档案管理工作的开展对提升医院整体工作效率、质量有积极意义。数字技术的应用，给医院传统档案管理模式带来了冲击，本文分析了数字技术的应用给档案管理工作带来优势以及现存问题，并针对性提出了几点有关创新档案管理模式建议，希望能够给医院档案管理的发展提供力所能及的帮助。

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（作者单位：临沂市中医医院 ）