西藏高校档案工作改进及发展导向——基于西藏民族大学档案工作情况

李 靖

档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作[1]84，对于社会全面进步有着不可低估的作用。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作[2]。1986年，国内知名高校陆续建立校内档案工作机构，集中统一管理全校档案；1987年，国家教委、档案局发出《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，提出“高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分”[3]；1993年，国家教委颁布《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》是为了“适应高等学校档案工作的发展”[4]；1989年，国家教委出台《普通高等学校档案管理办法》，在已形成的高校档案工作基础上提出“提高档案管理水平，充分发挥档案的作用”[5]；2008年，教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）的目的为“规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案”[6]。高校档案工作发展到今天，不断跟随国家高等教育事业发展而逐渐成长壮大，从自理分散到集中管理再到深化发展，取得了丰硕的成果[7]44，成为衡量高校教育建设状况的标志之一，能精准地为高校的长远建设、发展提供服务依托。

随着西藏社会的发展进步，西藏“科教兴藏”战略的实施，要求西藏高等教育建立更加科学、合理的教育结构体系，以满足全面建设小康社会和西藏跨越式发展的需要[8]188。西藏高等教育亦在发展实施进程中构建了较为合理的民族教育体系，基本实现了人才培养、科学研究和社会服务的功能[9]39，并大幅提高了高校档案工作水平。

一、西藏民族大学档案工作现状、问题阐述

近年来，西藏高校档案工作结合区情校情，将工作目标放在西藏档案工作的前端开展，不断改革创新，其档案工作落于实处，取得一定成效。西藏民族大学（以下简称西藏民大）是西藏自治区与国家民委共建高校、国家中西部地区重点建设高校，在信息接收、业务交流、人力培养等方面较区内其他高校有一定优势，校内档案工作机构自2013年以来并入教辅部门图书馆专业管理之后，工作进入快速建设时期，在档案基础设施完善、档案数字化、档案利用管理方面成效显著，对推动校内工作开展、营造和谐校园环境作出了应有贡献。本章节将西藏民大档案工作情况作为西藏高校档案工作发展的论述代表，借以阐释西藏高校档案工作大致现状与共通问题。

1.工作现状。

（1）档案工作队伍组织严密。学校重视档案工作，成立档案工作建设队伍，建立由主管校长→档案管理中心→二级学院、处（部、室）组成的三级档案工作管理网络体系[10]48。

（2）档案馆藏数据清晰。档案馆藏1957年以来形成的3个全宗：西藏公学全宗、西藏民族学院全宗、西藏民族大学全宗，包含教学、行政、党群、基建、财会、设备、民大往事、抗击“新冠肺炎”纪实等15个档案实体类别，截至2020年6月，馆藏档案总量达185862件。

（3）档案库房建设初具规模。2014年，学校结合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等国家标准完成档案馆舍建设，总建筑面积1230平方米，库房面积820平方米，设综合办公室、业务指导室、文书档案库房等，实现办公、馆藏、利用三分开。学校文书、财务、学籍、人事档案实行集中统一管理。

（4）档案工作条件趋于完善。目前，档案机构使用“南大之星”（NDSTAR）档案网络管理系统，支持多种格式的电子文件远程、高速、批量上传，并实现档案网络管理系统与自动化办公系统文件归档技术对接，每年归档电子文件3000余份，纸质文件1000余份；办公设备已实现现代化，库房配备手动档案密集架、温湿度监控系统、喷淋式消防系统、吸尘器等档案消防、监控设施。

（5）档案工作制度类别齐全。学校档案工作小组自2013年起陆续起草形成《档案归档范围与保管期限表》《档案管理办法》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》等多种档案业务指导准则，规范收集、整理、加工、保管、利用等具体操作流程。

（6）档案收集责任分工明确。档案工作机构制定兼职档案员部门立卷制度，明确分管档案工作领导和兼职档案员责任分工，兼职档案员负责二级部门的档案收集、整理、归档工作。工作人员定期对兼职档案员进行业务培训，督促检查预立卷工作。近年档案收归数量总体呈逐年递增趋势，2014年收归档案总量3592件，2018年达到4600件，5年时间增加1008件，年增长率为6%（注：2015年由于学校更名，档案收归数量增多）。

图1 西藏民族大学2014—2018年档案收归文件数量

（7）档案数字化工作完成度较好。2017年学校批准经费用于档案数字化建设，2019年6月通过档案服务公司“外包”完成档案数字化工作，数字化文书档案8866卷、98540件，声像档案11000件，著录扫描完成文书档案、人事档案、声像档案、部分藏学文档。档案数字化工作走在西藏高校前列。

（8）档案利用模式成熟科学。档案工作机构建立了成熟科学的档案利用模式，针对档案性质规范档案利用流程。2019年面向校内外师生、二级部门累计提供利用服务900余人次，少数民族利用主体占比约50%。

图2 西藏民族大学档案利用借阅流程

2.工作问题发掘。经过近年来不断建设发展，西藏民大已因地制宜处理人员分工、技术优化等工作困惑，但是由于历史遗留、政策、环境等原因，目前仍存在一些亟待解决的现实问题。

（1）档案工作规范化程度不够。据统计，西藏各高校结合学校情况都已制定档案工作规章制度，为解决工作开展过程产生的问题提供依据。在现存工作中能做到密级档案不上网、涉密电脑不联网、档案实体原则上不外借等基本合规操作，但总体规范程度不足以支撑现行工作。其一，档案管理规范体系还处在建设阶段，包含民大在内的区内部分高校近三年来未根据工作实际需要适时修改规章制度，执行力度不大，利用主体发生违规行为责任后果不明确；其二，在档案利用、加工过程中存在不规范行为，如利用需求通过电话、QQ等不正规方式传输表达，工作人员对密级档案目录制定较为简单等；其三，工作人员对《档案法》《高等学校档案管理办法》的贯彻执行力度不够，运用档案法规处理工作问题的情况比较少见，档案法制宣传工作开展频率低、形式单一。

（2）档案利用服务水平有待提高。1980年第9届国际档案大会以“档案利用”为中心议题，第一次提出档案利用“指档案馆向普通公民宣传档案或是提供主动服务”[11]186。档案利用价值、保存价值在利用服务过程中实现。笔者通过档案利用服务切身体验和他方观察发现：利用主体提出需求，工作人员在档案网络管理系统里对关联档案进行综合搜索查询，显示结果与需求不符或者无显示结果，会将此信息直接反馈给利用主体，并未进行逐条目录筛查满足利用主体；再者，工作人员能找出主体需求档案，但由于其他工作积压无暇倾力，不能找出需求关联档案。由此可见，档案工作人员利用服务水平不适应“档案用户需求心理的求便规律”[12]21。

（3）兼职档案员业务熟练度、配合度欠缺。兼职档案员负责所属部门电子文件、纸质文件的归档任务、工作内容包含检测文件的归档范围、填写文件归档表及移交目录、调整文件顺序等，专业度要求高，有周期性与时效性。值得一提的是，兼职档案员对本部门档案的收归范围有直接决定作用。

由表1所示，西藏民大校内兼职档案员共计37人，其中行政人员占比高，行政职务从科员到科级不等，学历较高，多数没有教师与专技身份。兼职档案员被动接受部门归档任务者居多，态度消极，普遍认为立卷归档工作本不属于他们的工作范围，接受任务是领导派遣、工作调整所致。部分兼职档案员对归档业务不熟悉，划定不清归档范围，实体分类号、文件页数、文号图号填写规范拿捏不准。多数兼职档案员拖延既定档案归档时间，出现“过了档案管理中心最后要求归档期限才移交档案”、“电子文件实时归档演变为期末赶工批量完成”等行为。

表1 西藏民族大学兼职档案员情况统计

（4）档案工作人员多数专业不对口。

由表2所示，西藏民大校内档案工作人员共计6人，年龄分布于30—40岁之间；高级职称2人，中级职称4人；档案专业1人、历史专业1人、其他专业4人，学历基本为硕士研究生，参与档案工作大都5年以上，专业教育职业对口情况仅占比33.3%。

表2 西藏民族大学档案管理中心工作人员学历、年龄构成

档案工作是理论与实践相结合的劳动。在多数档案人员所受专业教育与档案理论无关联工作的现状下，专业差距使工作人员要认真学习档案理论、总结工作经验，往前推动档案业务工作。工作人员职称评审与业务工作表现、科研成果发表紧密相连，非档案、历史教育背景职工的科研成果一般为与工作相关的实践研究，他们需花费业余时间学习档案专业理论，改造自身知识结构以提高科研能力，在女同志居多的人员配备下，其家庭生活与业务提升难以权衡。

（5）纸质档案保管环境需优化。档案保管指维护档案的完整与安全的活动[13]。纸质保存为西藏高校档案主要保管形式，档案实体生命周期与保管环境关联密切。西藏民大纸质档案库房保管环境未做到“十防”中的“防尘”，库房处于一楼，接近地表，灰尘扬起覆盖档案盒与密集架，虽已购置吸尘器，但也只能吸走档案盒表面灰尘，密集架与档案盒连接处的灰尘无法吸掉，档案盒侧下端容易被灰尘污染。冬季气候寒冷干燥，库房内配备有温湿度仪对馆藏环境进行监控，但针对温度低湿度小造成的保管环境恶化，档案库房管理员只是记录而未采取任何防治措施。《高等学校档案管理办法》第二十一条规定：高校档案工作机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失[14]。校内档案工作者接受的档案业务培训内容大多是档案工作经验交流，并未接受过档案保护、复制、修裱技术类似专业培训，也不知如何开展纸质档案修裱、恢复工作。

（6）民族特色档案编研成果少。档案编研是档案工作开展良好的管理机构对档案信息与价值发生研究、发掘与编纂等科学行为，进而形成不同形式具有教育科研功用的档案成果，是提升馆藏档案文化建设属性的主要方法[15]128。就现状而言，西藏民大档案工作机构对民族特色档案馆藏资源的收集渠道有限，每年例行归档的纸质、电子文书档案成为民族特色档案收集的主要来源，总体数量占库存档案比例小，呈现形式以公文材料居多，仅可从声像、历史文书等档案目录查询。民族特色档案编研成果少，编研活动主要针对“民族团结教育月”“6·9国际档案宣传日”进行，在开展日常工作的其余时段，未自发开展大型、系统、专题的民族特色档案编研工作。

二、改进建议

对西藏民大档案工作现状、问题的描述可作为西藏高校档案工作改革发展分析的主要研究方面，西藏高校档案工作改进要从大方面小细节来入手解决。

1.获取校领导重视，降低档案工作开展难度。西藏各高校普遍重视档案工作，实行校领导分管档案工作制度，宏观上档案工作提升至学校管理发展规划层面；微观上档案工作思路清晰前景广阔，开展难度降低。但档案工作机构作为科级建制单位，与分管校领导的直接联系频率不会太高，在此基础上要争取分管领导对档案工作更大力度的支持与重视。工作人员一则应主动向校领导汇报近期档案工作要点，让分管校领导知道档案工作的重点、难点和以后发展的方向；二则发挥档案工作机构的宣传职能作用，以学校重大节日、校庆、评估为契机，开展档案编研活动，作出宣传响应；三则做好档案日常工作，收获校内外良好口碑，巩固校领导重视态度。

2.构建档案工作制度执行体系。西藏高校档案工作起步晚、发展较缓，与内地知名高校有一定差距，档案工作队伍要“提高认识，强化制度”，重构适用于地区高校的制度执行体系。（1）建立制度。去掉繁文缛节，以《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案法》《干部档案工作条例》《西藏实施〈档案法〉办法》《中共西藏自治区委员会办公厅和西藏自治区人民政府办公厅〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉》（藏党办发〔2014〕61号）等权威档案工作方针政策为标准制定档案工作开展规章制度，并根据校内档案工作发展情况适时修改《工作职责》《查借阅制度》等条例内容。（2）规范履行。档案工作在学校档案工作小组、主管单位的领导下开展，按照既定档案工作规章制度，严格办理档案加工、利用、保管、编研等工作流程，如履行利用手续才能借阅档案、档案加工遵循校内标准并形成固定加工模式以此延续执行等。（3）扩大宣传。档案工作机构运用专属网站、微博等发布档案工作法律法规，开展档案知识讲座，督促利用者规范化履行档案利用手续。

3.加大兼职档案员队伍建设力度。西藏部分高校档案工作机构已于2015年始对校内兼职档案员进行每年度一次的培训，将后期电子政务档案归档环境变化导致归档方式改变也纳入培训内容之中。针对办公过程、校内环境导致的归档问题，档案工作机构有责任组织建设兼职档案员队伍，提高兼职档案员归口档案工作积极性。首先，根据档案归档工作的阶段性与周期性，动态调整兼职档案员归档时段的部门工作任务，减轻兼职档案员工作压力；其次，档案工作机构应该视归档工作中出现的问题，针对性提高兼职档案员归档业务培训力度，制作归档业务PPT课件、归档业务章程，让兼职档案员相互传阅学习；再次，建立兼职档案员激励机制，在年终工作考核中视兼职档案员的归档工作完成效果给予适当奖励，根据学校师资匹配情况考虑其通过“兼职档案员”身份参与专技职称评审，优化工作待遇；最后，开展兼职档案员业务交流活动，交流内容可以包括档案收归范围审定、目录录入疑难点、档案整理方法等，避免归档过程中出现的诸多误区，提高归档工作效率。

4.多方面提高档案工作人员业务能力。档案工作人员要戒除过往服务行为弊端，热情服务利用主体，快速对主体需求作出判断，提升服务效能；主动指导兼职档案员开展收集归档工作，拓宽服务领域；业务工作中注重对历史文献编研、档案修裱、库房管理相关知识的学习，通过网络、媒体、书籍等加强理论学习以适应变化发展的档案工作需要；积极与校内宣传部、网络中心、新闻传播学院等二级部门沟通合作，获取先进技术支持，弱化知识结构单一带来的负面工作影响；树立积极的科研意识，总结档案工作实践经验；构建良好队伍形象，对内塑造和谐互助、齐头并进的工作氛围，对外形成业务素养好、品德素质高的工作印象。同时，档案工作管理层需强化行政职能，针对工作人员的自身特点采取“请进来”“走出去”的办法，多渠道、多方式培养档案复合型人才。

5.积极推进档案数字化工作。纸质档案数字化是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像数字化工作使档案信息资源准确方便快捷地被提供利用[16]，可改善档案工作“重保管，轻利用”的传统观念，减少档案实体直接利用频率，优化纸质档案保管环境。国内高校档案工作大环境中档案数字化已成为主流工作趋势，截至2019年1月，西藏民大校址所在地陕西省内部属高校西安电子科技大学、西北工业大学、西安交通大学、陕西师范大学、长安大学、西北农林科技大学均完成了“存储数据化、增量电子化、利用网络化”的档案数字化工作，运用档案网络管理系统存储管理数字化数据[17]63。西藏高校除西藏民族大学全部完成文书、声像、藏学文档档案数字化，西藏大学完成部分纸质文书档案数字化，其余高校还未开展档案数字化工作。西藏高校应从档案实体保管利用、国内高校档案工作大环境及发展方向等方面认识到档案数字化带给工作的便捷，研读自治区档案建设相关政策，争取经费，尽早完成校内各类档案数字化工作。

三、发展方向

1.由校内档案服务利用转变为“社会开放共享”服务利用。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出：“建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划。”[18]14档案资源“社会开放共享”服务以档案数字化建设趋于成熟为基础，从本质上来看是数字信息资源面向社会的开放共享。西藏高校档案工作机构集综合性与专门性于一身，档案资源在学校教学、科研、行政管理等工作实践中形成，校外利用主体占据一定比重，社会效益明显，档案利用服务“社会共享”转变可期。档案工作机构应联合学校校史馆、博物馆、图书馆，斟酌资源信息可开放范围，横向统筹优化配置馆藏资源；加强校际联系，纵向整合高校资源，采用网络科学技术，实现高校档案资源整体共享，并面向自治区内外社会公众开放利用。届时西藏高校档案资源“社会开放共享”不仅是提高公众素质的主要渠道，也是促进民族团结、社会稳定和谐的有效举措。

2.结合技术与需求，实现数字化档案的最大功用。在档案数字化基础上，发挥档案更大效率的利用价值，是西藏高校档案工作发展方向之一。档案工作机构根据校内档案事业发展目标，购置先进档案管理系统，联合校内信息技术部门，充分挖掘其技术功用，研发出档案数字化后续建设维护的管理存储平台；在档案数字化服务需求下，衡量数字化处理费用与开发利用价值，实现电子档案内容在档案管理平台的全文信息提取，并授权开放校内其他部门查询利用；与教务部门相沟通，实现学生在校成绩翻译自动化，提高教学档案利用效率[19]173。

3.拓宽重点档案编研、保护范围。自2009年以来，自治区档案局不断填补古藏文历史档案、百岁老人档案、名人档案、俊巴村渔文化档案、“尼木三绝”档案（藏纸、藏香、雕刻）、西藏古老筹算文化档案等档案资源空白。西藏高校依托校内专家人才及较为完整的档案资源优势，能将重点档案编研、保护系列工作做出亮点，为档案文化传承拓宽渠道。档案工作机构根据工作实际，制定档案建设、保护计划，将知名人物、重要专家来校参观考察座谈相关影像材料作为特色档案的主要来源，加强编研工作，为中央援藏、民族团结重要政策提供实例，增强档案工作机构爱国主义文化教育属性；依照主题集中编研学校学科建设、教育改革档案材料，定性划分材料内容，突出民族高校教育教学特色，为学校管理层决策提供参照；改良校内历史悠久实物档案、特色建筑文书档案保存环境，如印章、建筑图纸的保管环境，学习研究木质、特殊纸质档案保护方式，延长特色档案发挥价值的生命周期。

综上所述，西藏高校档案工作尚处于发展阶段，存在的问题与改进建议是根据工作现状提出的。西藏高校档案工作需要借鉴国内知名高校档案工作经验，切实践行档案工作改进建议，明确发展方向，将理论学习与工作实践相联系，逐步实现西藏高校档案工作现代化和持续健康发展。