事业单位档案管理信息化水平提升分析

邵山

【摘要】    事业单位是保障社会安稳运行的重要機构，它们服务于各行各业，业务涉及的范围非常广泛，其中它们的档案管理工作非常的复杂繁多，就需要相关单位投入大量的资金人力成本。为了解决这个问题，顺应时代的信息化发展潮流，事业单位将尝试利用信息化技术进行档案的管理工作，大幅度地增强档案管理的效率，把更多的人力资源从以前低效的工作中解放下来，使他们能够投入到更需要的部门工作中去。除此之外，事业单位利用信息化技术进行档案管理，可以大大地增强档案的安全性，可以更加方便快捷地进行档案管理，所以档案管理信息化的推进，可以促进事业单位的整体运转和发展。不过，档案管理的信息化进程也并非一帆风顺，还有许多亟待解决的问题，事业单位的领导必须重视档案管理的信息化发展，进而提升档案管理的效率，促进单位业务的整体高效运行。

【关键词】    机关事业单位    档案管理    信息化

事业单位是保障社会安稳运行的重要机构，它们服务于各行各业，业务涉及的范围非常广泛。事业单位每天的工作过程中，会涉及到大量的纸质材料、图片、音视频等资料的整理归档，作为重要的工作材料进行保存，方便今后的查询核实等，是确保各级事业单位工作顺利进行的必要保障之一。具体的档案管理工作因为涉及内容多而变得非常复杂繁多，因为涉及的档案类别很多，而且是海量的档案资料，这就使得档案管理的工作人员工作量巨大，而全靠人力，工作的效率十分的低下。要从海量的资料中靠人工找到相应的资料，其难度可想而知，需要等待的时间很长，而且还存在找不到不着资料不齐全的问题。而且，很多资料因为是纸质的，保存的时间太长会被腐蚀损坏，遗失或外力破坏的可能性也比较大，造成档案的缺失。而且，随着人们需要办理的事务越来越多，事业单位多年累积的档案也越来越多，资料的存放都是很大的问题。所以，事业单位的档案管理必须顺应信息化发展潮流，利用信息化技术实现档案的高效管理。

一、档案管理信息化的重要性

1.1减轻档案管理的工作压力

以前的档案管理，面对的多是纸质材料，档案管理的负责人员要对数以千计万计的档案做好分类存放，管理调取等工作。海量的档案资料，复杂的档案种类，档案管理的工作人员每天的工作压力可想而知。他们每天必须花费大量的时间，投入大量的经历去进行档案的整理归类。但是，如果利用信息化技术，使得档案管理信息化，那么信息化技术直接就可以对海量的档案资料进行自动的归类，工作人员利用信息化技术建立档案数据库，可以同时存储海量的档案资料，同时档案内容安全保密性能也得到了保障。如果需要调取某些档案资料，利用信息化技术就可以快速直接精准地找到相关的档案，这样既节省了时间，有不需要花费太多的人力，工作人员的工作压力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升档案管理的效率

以前的事业单位档案管理的过程中，面对的海量的纸质（实物）文件资料，存放时的工作量非常大，而且存放档案资料所学的占地也会越来越大，在城市发展的今天，土地资源珍贵而价高，这样一来，单位的经济压力就会变得很大。就算解决了存放的问题，面对海量的档案文件资料，如果是依靠人工进行检索，要找到相关的档案文件资料也是异常困难的，需要耗费大量的人力，所需的时间也会很长，工作的效率怎么会提高。另外，人工保存档案文件资料容易受到潮湿天气、火灾、地震等天灾人祸的影响，给事业单位带来巨大的损失。所以，现在如果能够实现档案资料管理的信息化，利用信息化技术把所有的纸质的档案材料电子化，数据化，建立档案的数据管理中心，利用计算机进行存储、分类、管理和调取等档案管理过程，这样就能够做到用极小的空间存储管理还聊的文件，而且利用计算机信息技术可以很快地搜索提取档案，这样一来，事业单位的档案管理人员就能够高效率工作，从而提升了事业单位整体的工作效率。而且事业单位作为国家服务于人民的部门，高效率的工作状态更能获得百姓好评，增加事业单位部门的公信力。

1.3增强事业单位档案的安全性

事业单位的档案文件涉及个人隐私甚至国家部门的机密，起着非常重要的作用，以前的档案材料都是纸质等实物文件，这些材质的档案资料有其不可避免的缺陷，就是易受外界环境的影响，例如潮湿、大火等都能让这些材料毁于一旦，或是出现材料遗失、缺漏、损坏、泄密等情况。这样一来，必然会给整个单位的工作造成不好的影响，妨碍事业单位工作的顺利进行。如果实现了档案管理的信息化，就能够把以前的纸质档案转化为电子文档，变为电子数据存在在云端数据中心。这样就可以利用很小的空间存储海量的文件，而且可以使得档案文件免于天灾人祸的影响。信息化的文件理论上是可以无限期地进行保存的，而且是能够做到完美的保存的。再者事业单位中有些档案是私密的文件，如果用以前的纸质材料，在传输的过程中很容易泄露，但是信息化的档案可以进行加密，可以跨越时间空间瞬息传送到需要的人手中，就大大减少了机密泄露情况的发生。

二、影响事业单位档案管理实现信息化的困难

2.1事业单位管理层对档案管理信息化不够重视

信息技术是近几年才发展起来的新型科学技术，一些事业单位的管理层还没有意识到信息技术发展对于档案管理的颠覆性作用。或是只是单纯地认为档案信息化就是把全部的档案文件变成电子档的存放进电脑之中。管理层这样的看法自然会阻碍档案关系信息化的进展，所以在信息化技术普及的今天，还有很多事业单位采取这非常落后的档案管理方式。没有事业单位管理层的重视和推广，单位下面的档案管理工作人员自然也就忽略了的档案管理信息化的重要性。不利于整体工作的开展。

2.2实现档案管理信息化需要大量的经费

要实现事业单位档案管理的信息化就需要引进相关信息化设备，这就需要大量资金的支持，而且这些设备的维持，系统的维护也是需要专业技术人才的支持的。不过因为一些事业单位的管理层根本不重视档案管理的信息化，自然就不会对此投入太多的金钱。没有足够经费的支持，要实现档案管理的信息化无异于纸上谈兵。而且档案信息化是一个需要时间的过程，从设备技术的引进，到人员的培训，再到所有材料的信息化，最终到档案管理信息化给事业单位带来效益或帮助，需要一个漫长的时间，领导短时间看不到收益，自然不给与资金的支持。

2.3档案信息化数据库不完善

目前，一些事业单位虽然开始了档案管理信息化的建设，不过还不完善，数据库还没完全建立，各单位也没办法实现数据的共享，所以很多的档案内容的利用率不高。此外，虽说很多事业单位实现了档案管理信息化，但是还不完善，而且还有很多单位的信息化进程还未开始，这就当值数据库信息相互独立，没有办法达到更好的利用效果。

2.4档案管理信息化的技术人才培养有待提升

档案管理信息化对于档案管理人员提出了新的挑战，他们必须要掌握相关的信息技术，才能真正做到档案的信息化管理。不过很多的事业单位的档案管理人员已经习惯了以前的老式档案管理的方法，对信息化技术又十分的陌生，缺少相应的知识，所以也就无法发挥信息化档案管理的巨大优势。

三、提升事业单位档案管理信息化的措施

3.1提高事业单位管理层的信息化意识

只有事业单位管理层的信息化意识提高了，事业单位的档案信息化才会发展的起来。管理层意识到档案管理信息化未来将会发挥巨大的效用，真正重视起来了，档案管理信息化才会真的发挥其作用。事业档案管理的信息化不是某一个单位或是一些单位的信息化，而且全国各地的各个单位都要同步进行档案管理的信息化建设，各个单位部门要做到相互的沟通和协调，调动大家的档案管理信息化的建设热情，尽快实现档案管理的信息化。

3.2增加档案管理信息化建设的投资

档案管理信息化需要购买相应的信息化设备，引进相关的信息化技术，这些都需要大量的资金支持。所以事业单位要在档案管理信息化的建設上增加资金投入，设立专项的资金进行相关基础设施的建设、设备技术的引进和人员的培训。同时，事业单位也可以争取社会力量的支持，提升自身的经济效益，从而为档案管理信息化的建设吸引经费支持。

3.3加快档案信息化建设步伐

档案管理信息化的建设不仅是设备技术的引进，还需要建立一个与信息化档案管理的想符合的现代管理体系，使整个档案管理的工作有章可循。第一，要设立健全的档案信息化管理标准，对整体的工作以及工作细节做好规划，这样就能保证整体工作的顺利进行。第二，要把以前的纸质档案转变成电子文档，利用信息数据进行储存，利用信息技术做好分类，便于后期的查询。第三，就是要保证档案管理人员的计算机信息能力，保证这一些工作的顺利进行。

3.4加强档案管理人员的信息技术培训

档案管理信息化管理设计新型的高科技设备和技术，这就为档案管理人员提出了新的挑战，需要他们能够熟练地操作信息化设备，具备相应的信息化技术知识。同时面对信息化的档案管理，他们的档案管理知识也要有所更新和完善。总之一句话，信息化的档案管理需要同时具有档案管理能力和信息化素养的综合素质人才。因此，我们首先可以从外面引进优秀的综合素质人才，创立一个同时具有档案管理能力和信息化素养的人才团队，增强事业单位整体的档案管理质量。再一个，就是要重视对档案管理人员的教育培训，利用邀请专家讲座或是实际演练或是课程培训等方式，提升档案管理人员档案信息化管理水平。

四、结束语

档案管理的信息化发展是关系到事业单位未来发展的重要因素，利用信息化技术提升档案管理的效率，进而整体提升事业单位的工作效率。而且，档案管理信息化的发展为未来我国各事业单位的数据信息连通铺平了道路，是造福社会的工程。

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