电子档案在人事档案管理中的应用

郜玉欢

人事档案是一个人的学习工作经历、政治品质、道德品行、专业素养、工作业绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料。具有凭证、依据和参考的重要作用，特别是在个人学历证明、职称申报、工资待遇、工作调动、组织选拔人才、办理养老保险、退休手续等相关问题时都需要使用人事档案，所以对人事档案进行正规的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，为人事档案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事档案管理工作效率要进一步提升。

一、人事档案管理现状

当前，各级组织人事部门都建立了比较完善的人事档案管理工作体系，能够对干部职工的档案进行比较完善的管理。但是，随着时代的进步和发展，传统纸质档案管理方式已经不能适应新形势发展，人事档案管理的工作效率较低。在当前的人事档案管理模式中，主要的管理方式就是把各类材料收集、分类、归纳整理后装入档案盒里，再把档案里个人的信息内容以表格的形式进行简单登记。在这种管理方式中，登记表的表格是有限的，所以能够展现的信息也就有限了，被登记的都是每个人最基本的信息，而且这些信息的更新也不及时、不到位。另外，纸质人事档案经过多次查借阅之后就容易破损，甚至会出现涂改，再加上受环境、气温、时间等多种因素影响较大。最关键的是，纸质档案需要的储存空间比较大，当档案数量增大时，所占用的空间会增大，所以保存成本随之增加。

二、电子档案管理的优势

（一）电子档案寿命长、易保存

电子档案是将纸质的人事档案逐卷进行电子化扫描、处理，通过电脑导入专门的人事档案管理系统，进行科学系统的管理，它不受天气、自然灾害以及保存时间等方面的因素制约，在人事档案管理系统中，电子档案会进行定期备份，不容易发生档案涂改、丢失、损坏等情况，也不会发生人事档案中的某份材料被损坏之后无法修复的现象。另外，电子档案使用，不仅可以不受档案信息数量的限制，还可以随时增加储存空间。因此在人事档案管理工作中，对于那些使用频率较高的、容易受到损坏的人事档案，则需要结合人事档案管理系统及扫描仪、移动硬盘等辅助产品的使用，运用电子化档案管理方式，对人事档案进行保存和应用。

（二）信息的共享使用更加便捷

档案材料的收集、分类整理、扫描和处理等一系列工作过程中，电子档案在使用过程中能够为人事档案管理工作提供更加全面便捷的服务。在查借阅和转递时，传统的纸质档案易受使用范围、地域及时效性等各方面因素的制约，而电子档案的使用则摆脱了这些束缚，电子档案的传播范围更加广泛，时效性更强，简而言之，同样一份电子档案可以同时被多方共享、同时查阅，有效提高了档案的利用率。通过开展应用电子化档案管理，不仅提高人事档案管理工作的质量，也减少了传统人事档案管理存在的不安全问题的出现，而且还节省了大量的时间与人力，使人事档案管理工作水平得到了很大的提升。

（三）电子档案在人事档案管理中的建设

1.完善并建立电子档案及相关设施

在人事档案电子化管理中，要增加资金的投入，完善档案管理部门的基础设施，为电子化管理的持续发展打下良好的基础。要把办公室、库房、查借阅室和电子档案室分设，专门建立电子档案室来进行人事档案的管理工作，在电子档案室的使用过程中要注意用火与用电的问题，要加强网络方面的建设，这样才能使电子档案管理工作更加安全和顺利进行。同时，还要选择合适的人事档案管理系统来开展人事档案管理工作，并及时对系统进行升级以适应新时代的需求。

2.完善档案管理工作相关制度

为了全面提升电子化档案管理的实效性，需要建立完善的电子档案管理规章制度及健全的工作流程和工作机制，并运用到实际当中。在规章制度中要明确档案管理工作人员的职责，规范档案管理工作人员的行为。此外，还应对人事档案进行保密管理，不能泄露他人信息，也不能通过倒卖他人信息来获取不正当的利益。还有所有在电子档案室工作的操作人员都要签订保密协议，规范操作流程，其次通过对电子档案系统账号和权限的设置，实现对档案管理人员的互相制约，规避档案信息外泄的风险，通过规范的制度来加强电子档案工作的监督制约和信息的监督管理，这样才能够让档案管理工作更加的安全与高效。

3.配备专门的电子档案管理员

电子档案的管理人员也非常重要，组织人事部门人员应当选配政治文化素质高、作风正派、专业能力强的党员干部来从事电子人事档案管理工作，管档人员不仅要学档案管理基础知识，还要加强党性教育学习和业务培训，严格管理。电子档案管理人员需要具备较高的职业素养和职业道德，不能隨意泄露他人信息。在日常管理工作中教育并引导人事档案管理工作人员，把培训与学习结合起来开展工作，这样有利于提高管档工作人员的专业化水平，有利于学习新的管理方式和管理技术，提升个人业务能力，满足人事档案电子化管理需求。

三、总结

随着时代的进步和发展，传统的人事档案管理模式已不能满足当前社会发展的需要。电子档案是人事档案管理的一大进步，电子档案能有效防止档案涂改造假、提高档案利用率，电子档案在人事档案资源管理中要不断分析创新和总结经验，以优化电子档案管理服务模式，规范人事档案操作系统和程序，确保电子档案安全。所以要建立健全人事档案管理系统和规章制度，提高人事档案管理效率，这样才能使电子档案管理工作更加安全与高效进行。

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作者单位：平山县人力资源和社会保障局