高校科研档案的管理与服务探究

杨棉月

国家档案局、科技部在《科学技术研究档案管理暂行规定》（1987年）的基础上，对科研档案的主体责任、归档范围、开发利用等方面进行了较大的修改和完善，以国家档案局、科技部令第15号发布《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《管理规定》），并于2020年11月1日起施行。《管理规定》的修订加强了科研档案的科学管理，确保科研档案的完整、安全和有效利用。本文基于新修订的《管理规定》中关于科研档案基本含义、主体责任、归档范围等修订条款，结合当前高校科研档案管理工作实际，就相关问题进行深入研究。

一、高校科研档案的有效管理

1.完善科研档案内涵延展

对科研档案内涵的补充与完善是适应新时代档案工作的创新和发展。新修订的《管理规定》对科研档案作出如下定义：“科研档案是科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。”[1]在这里，《管理规定》明确了科研项目从立项到研究再到结项等具体过程中形成的档案材料，而不是籠统地描述为“科学技术研究活动过程中形成”的文件材料。《管理规定》将科研项目过程中形成的材料内容进一步细化，对高校档案管理部门以及科研管理部门收集整理科研档案具有指导性意义。

此外，《管理规定》中新增了“数据”“标本、样本等实物”档案。随着我国科技创新不断加速、技术手段不断更新，档案对象的载体也随之发生了变化，原有的纸质文件、音频视频等档案材料已远远不能满足目前高校科研工作的需要，适时地增加档案载体内容是非常有必要的。如国家自然科学基金项目的部分项目成果是研制的样机、样品、标本等实物。各类科研项目业务系统的使用，如全国哲学社会科学工作办公室使用“社科基金科研创新服务管理平台”，该管理平台对项目的查询、申报、评审、管理以及经费管理等内容进行网络化管理。这些网络化的操作平台带来了大量的档案数据，也为今后科研档案信息化工作夯实了基础。因此，科研项目产生的实物、数据成为了高校科研档案的重要组成部分。

2.落实科研档案管理责任

高校科研项目种类繁多，各类科研机构、研究中心都有不同的横向、纵向课题项目。如，教务处负责教育教学研究立项与管理，研究生处负责研究生创新基金项目，自然科学研究平台、人文社科研究中心有国家级、省级、校级各个层面的科研项目，还有行政、教辅部门的上级主管部门（机构）设立的科研项目。多种项目、多口管理，导致高校科研项目归档不完善、不齐全。因此，《管理规定》明确了“科研项目管理单位和科研项目承担单位、参加单位、科研项目负责人等的档案管理责任。”[2]就高校而言，高校科研档案的管理责任不仅仅是高校的科学技术处或社会科学处，还有与科研项目相关的学院、行政部门、教辅部门、研究中心等承担单位或参加单位。高校科研项目的负责人或科研项目承担单位负责科研项目档案的收集、整理、立卷、归档等工作。如果是两所以上高校或者与其他单位合作研究的项目，领头承担单位或者排名第一的承担单位负责科研项目档案的收集、整理、立卷、归档等工作，并对其他科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确科研档案的归属问题。科研项目负责人要保证科研档案材料，尤其是样机、标本等实物齐全、完整、准确、系统的归档。科研项目管理部门在项目申请结项时应当注意结项材料与档案材料之间的联系，预留一份完整的项目结项材料作为今后的归档材料，如果科研项目的档案材料不齐全不规范可以考虑不予结项或者延期结项。

高校应当遵循国家相关要求对科研档案工作统一领导、分级管理。由于部分高校存在科研档案归档意识薄弱的现象，[3]高校应当指定科研管理部门的负责人分管本单位的档案工作，并配备1-2名基层档案员做好科研档案材料的积累、组卷、移交工作。有条件的高校可以安排学生科研助理协助获批项目的教师进行科研档案整理立卷工作。如果是学生获批的科研项目由项目立项部门，如教务处、研究生处、相关学院对学生科研项目档案归档工作进行监督指导，并按规定移交高校档案管理部门。

3.细化科研档案归档内容

高校科研档案归档的主要内容涵盖了综合管理、立项论证、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面（如表一）。归档的科研文件材料、电子文件及实物等，必须遵循科研项目的自然形成规律，保持文件材料、电子文件及实物之间的有机联系，且兼顾不同学科和专业的不同特点和成套性。其中，科研项目计划管理单位及项目综合管理形成的档案可按照文书档案管理。[4]符合条件的高校，科研电子文件可仅以电子形式归档保存。[5] 有条件的高校，也可以将未申报成功的科研项目纳入科研档案的归档范围，以期为高校科研申报工作提供经验和教训。

4.明确科研档案归档时间

科研项目在验收结题后应按照要求及时归档，若遇到科研项目中止的情况也应履行审查手续及时归档。科研成果类档案在验收鉴定后两个月内归档，科研项目负责人应配合高校科研管理部门和档案管理部门指定专人负责科研档案的立卷归档工作;暂不申报或中断、停止的科研项目，在科研项目结束或中断、停止后两个月内归档;管理性科研文件材料档案可在次年6月底以前以文书档案的形式由高校科研管理部门归档;其它类科研档案由科研项目承担单位负责在规定的时限内统一归档。

二、高校科研档案的创新服务

1.科学的管理方式，有利于高校科研档案的提供利用

高校档案管理部门负责集中统一管理本校的科研档案，对本校科研文件材料及实物的归档工作进行监督和指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、立卷、归档等工作。科学有效的科研档案管理方式，不仅体现在科研档案的收集整理过程中，还体现在科研档案的查阅利用方面。高校档案管理部门加强高校科研档案的顶层设计，建立健全科研档案的管理制度，确保科研档案收集的齐全完整，整理的规范有序，保管的安全可靠，利用的快捷方便，开发的实用有效。高校档案管理部门应当注重科研档案的管理对象、关注领域以及技术应用三个方面（如图一）。

高校科研档案的管理对象主要是档案实体管理的空间以及档案材料完整性的控制。科研档案的实體除了纸质的档案材料以外，还有项目研究过程中产生的样机、样品、标本等实物。这些实物不仅对高校档案实体管理空间提出新要求，还对科研档案的管理模式提出新问题。在确保科研档案齐全完整的基础上，高校档案管理部门还要运用新技术、新手段对科研档案进行规范管理，对涉及国家秘密的科研档案应当符合保密管理的相关规定。高校档案管理部门对项目研究过程中形成的实物档案应设置特殊载体库房专门保管并与科研档案保持有机联系。

高校科研档案的关注领域是科研项目和科学数据。科研档案来源于科研项目，高校档案管理部门应当清楚各类科研项目的管理部门，掌握各类科研项目立项的实时数据，指导并监督有关部门及时归档。《管理规定》提到的科学数据是指“在科学技术研究活动中取得并用于科学技术研究活动的原始数据及其衍生数据。” [6]科学数据的提出是顺应大数据时代的趋势，也是适应目前电子文件的普遍使用。高校档案管理部门应当考虑科研项目研究过程中原始数据及其衍生数据的归档、利用问题，保证科研项目的科学数据得到妥善保管和有效利用。

高校科研档案的技术应用是大数据能力和决策分析能力，最大程度地满足利用者对馆藏科研档案资源的服务需求。在高校科研档案从数字化走向数据化、语义化后，高校档案管理系统要具备大数据能力，高校档案工作人员要具备使用管理系统做出决策分析的能力，确保高校科研档案数字资源能够转化为知识信息。

2.资源的深度开发，有助于高校科研档案的共享利用

高校档案管理部门要提高科研档案共享利用服务的意识，为提高高校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。[7]高校档案管理人员在熟悉科研档案馆藏资源的基础上，增强科研档案编研意识，根据高校科研工作和管理工作需要，跨学科、跨部门地开展高校科研档案深度开发、二次编研等工作，从意识层面提高高校科研档案的共享利用。

高校科研档案管理的核心功能在于从馆藏科研档案中开发出有效信息资源并提供利用。[8]高校档案管理部门应当遵循这一核心功能，建立健全非涉密科研档案的开放利用机制，促进高校科研档案信息共享，加强高校科研档案资源深度开发。 [9]高校档案管理部门根据《管理规定》，对本校配套的科研档案制度、标准规范进行废、改、立工作，及时修订并完善高校科研档案开放利用流程，从制度层面落实高校科研档案的共享利用。

随着高校网络管理系统的普遍使用，高校档案管理部门和科研管理部门应当考虑科研档案管理需要，在开发使用管理系统时设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。[10]以国家社科基金为例，从项目的申报到项目的中期检查再到项目的结项均是业务系统的网络化管理，项目的经费预算、经费变更也是通过业务系统来完成。项目负责人直接通过业务系统将项目申请书、中期成果、结项材料等电子文件上传，这一系列的电子文件就需要科研项目管理系统与科研档案管理系统对接。实现业务系统数据的关联管理，可以确保高校科研档案信息资源的完整性和系统性，从技术层面落实高校科研档案的共享利用。

参考文献：

[1][2][4][6][9][10]科学技术研究档案管理规定[N].中国档案报，2020-10-29（02）.

[3]宋平.高校科研档案资源管理与应用探析[J].档案管理，2017（04） ：65.

[5]钱毅.全面保障档案信息化工作，助推社会数字转型——新修订《档案法》信息化条款述评[J].北京档案，2020（10）：5.

[7]唐红波.论高校科研档案的开发利用[J].兰台世界，2014（23）：109.

[8]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究[J].北京档案，2016（06） ：32.

作者单位：贵州师范大学档案馆