浅谈如何构建档案数字化工作的大格局意识

刘水英 王赛春

一、引言

随着互联网技术跨越式发展，数字化兴起势不可挡，数字记忆存储成为必然趋势;大数据技术发展至今，已经被推广至各行各业，其所反映出的数据处理能力相当令人惊叹。档案行业也受到数字化浪潮的直接影响，档案管理工作的理念、技术等相对于传统管理已有明显转变。大数据、智慧管理将成为实现档案数字化的技术支撑，全面提升档案管理信息化水平，深度开发档案信息资源必然成为阶段性目标。档案数字化工作全面快速推进更应成为当前档案管理和档案服务工作的必然趋势。档案数字化工作也是目前业界炙手可热的研究内容，不同的学者对档案数字化有着不同的理解。但鲜少有学者从数字化工作的统筹工作角度，深入剖析档案数字化的内涵和管理是应当秉持的大格局思维。基于此，本文将在剖析档案数字化的具体内涵的基础上，分析档案数字化工作面临的困境、推动档案管理行业前进的重要意义，希望对正处于数据转型期间的我国档案管理和服务工作提出具有建设意义的探索意见和建议。

二、各级档案管理机构应当坚持档案数字化

想要构建科学合理的数字化档案管理体系，必须从宏观层面进行统筹规划，以大格局意识为工作指引。但在开始数字化建设前，无论是系统平台的搭建人员，还是从事档案管理的各类工作人员，都应当对档案数字化工作本身进行深入理解，了解何为数字化、何为档案数字化、数字化档案的基本特征等，这样才能真正高效的利用现代科技，切实提升档案管理工作的效率和质量。

（一）数字化对档案管理的重要意义

第一，数字化是技术发展的一种表现，这种技术可以将我们生活和工作中的诸多信息转化为计算机可以直接存储、处理的数据，将各类信息数字化后，有助于我们对社会行为进行实时跟踪和预测分析。第二，数字化是一种组织趋势，对原始的组织进行归纳和梳理，形成以数据为驱动的管理工具、技术和操作流程。第三，数字化是一种社会变革。全球化发展离不开数字化，人们的各类行为都需要通过信息进行交流、传播和存储，在无形中产生了包含海量信息的数据库。因此，通过上述分析可知，在大数据时代正式到来前，对信息进行数字化处理早已渗透到生产生活的各个领域，档案领域也要做好迎接大数据时代到来的准备。

（二）档案数字化工作的具体内涵

上文中主要介绍了从宏观角度对数字化趋势的认识，即依托于计算机技术（尤其是互联网技术）的数据形成和处理方式，包括但不限于下述环节：以感知的数据、监测的数据、用户生成的数据、社交平台分享的数据、物联网大数据为基础，对上述数据进行收集、量化、处理和分析。

这种数字化趋势已经对我国档案管理工作產生了或直接或间接的影响，无论是各类图书馆、档案馆等传统的馆藏机构，还是我国各类企业文档管理部门，都已意识到应当采用数字化的方式对档案类文件进行综合管理。我国“十三五”规划中也已明确提出档案行业应当积极应对大数据和数字化趋势的挑战。单纯的接收纸质档案、存储纸质档案已经无法满足档案服务对象的基本需求，档案管理从业人员应当从传统的对档案实体的管理逐渐转变为依托数字化工具对档案内容的管理，从手工检索查找到利用智能化的工具进行管理工作，从分散型的资源利用到集约型数据共享。

（三）档案数字化助力全国档案一张网

大格局意识是一种不断认识自我，不断成长的过程。在开展档案数字化工作之前，不仅应当认识到传统档案管理过程中存在的弊端，还应当深入挖掘数字化档案的基本特征，利用数字化档案的优势，助力档案管理人员从全局的高度想问题、看问题、解决问题，胸怀大局，才能真正保障档案数字化工作的全面开展。因此科学理解档案数字化的特征是开展档案数字化工作的重要铺垫。

档案数字化是一个繁杂而漫长的档案资源积累过程。存储的信息以数字代码进行记录，只有通过特定程序方能进行识别读取，因此对于系统的兼容性以及生成的文件的兼容性要求都较高，无论是软件还是硬件的更迭，都应当注意对数据文件的类型进行及时转换。信息与载体可分离，数字化档案可以通过不同载体实现信息的流通。数字化的档案具有集成性，文字、图片、声音、影像多位一体，更能够直观的反映各类行为活动。这是其优势所在，但其信息易发生改变。此特性属于数据档案的薄弱之处，信息载体对信息本身的束缚能力大大减弱，在信息流通过程中，极易造成人为或意外毁损，存储后的数据密度极高，随着存储技术的发展，一块小小的硬盘可能包括难以想象的量级的档案信息，这也对数字化档案的存储提出了更高的要求，云端空间存储或可为档案数据流通的交换节点。如何在未来档案数字化的进程中谋划各个系统间的数据融合、互通将成为织就“全国档案一张网”的关键。

三、构建数字化档案的必要前提

（一）档案数字化大格局离不开软硬件设施的支撑

档案数字化工作属于集成化的系统工程，涉及软件工程、网络工程、信息组织工程、安全工程等诸多学科。为保证数字传递的时效性，需要确保网络传输通道顺畅，才能真正实现档案信息在不同使用者间进行互换。档案数字化建设时还需要利用众多档案管理技术，包括但不限于分类、索引、检索、存储、压缩、加密、传输等技术，在对文本进行数据化处理时，还需要识别、影像自动处理技术等，上述各类技术本身的成熟度以及普及程度将直接决定我国档案数字化工作的建设进程。

档案数字化工作需要同时注重对原始档案的存储，以及对数字化档案的利用和互联网查询服务。对原始档案保护的重要意义不言而喻，原始材料的完整性是保障数字化档案完整性、真实性的重要保障。另外，为了方便信息需求主体通过网络进行档案信息查询，打破时间和空间壁垒，在构建档案数字化系统时，应当注重对局域网以及信息资源网站的建设，需在域名申请、服务器配置、网站功能规划、前端页面设计、数据库系统开发等细节之处的设计时始终坚持“客户使用便捷性优先原则”。由此可见，网络基础设施的搭建情况将直接影响档案数字化工作的落实情况。

（二）档案数字化大格局对资金和人才的依赖

档案数字化建设工程属于系统性工程，无论在搭建初期、系统完善期、系统运营期以及后期维护都需要大量资金，在启动档案数字化建设初期，需要在宏观层面做好资金筹划工作。

传统档案管理模式下的管理人员无法满足档案数字化系统的建设与运维。档案数字化建设过程中涉及到系统分析与设计、系统管理与运维、信息管理甚至法律方面的人才，为了支撑起庞大的数字化档案管理工作，进行必要的人才储备非常重要。

四、构建数字化档案大格局的具体举措

（一）抓住“五个标准”，启动数字化档案建设

为了让档案更好的发挥凭证、依据和参考的作用，让政务网电子文件归档接收系统能够和档案馆际共享服务系统保持兼容，实现“一网查档、百馆联动”，在系统建设规划期，应当抓住系统建设五大标准。

第一，网络基础设施标准，其主要目的是为数字档案提供标准化的运行平台，还应当为通信工程建设、互通网络等设定统一标准。第二，编码标准是为了数字化档案可以向公众提供一个便捷开放的信息平台，应当确保字符编码、数据处理格式、信息输出格式等方面保持统一标准。第三，应用标准指为数字化档案平台提供支持的其他应用，例如信息交换平台、记录管理、日志管理、数据库等。以数据交换为例，为了在不同的操作系统、不同的计算机间以及不同格式的数据进行共享，应当建立一套统一的数据交换标准。第四，信息安全标准的目的是确保档案数据在管理和应用阶段可以安全稳定的运行，为实现这一目的，应当在提供信息服务过程中注意加强平台的安全级别，提高身份鉴别准确度，严格控制访问管理权限，充分去用加密算法、数字签名以及密钥等加密手段和技术。第五，良好的管理制度是确保档案数字化建设工作的基础和质量保证，在设计数据格式和数据标识语言时，应当采用国内外通用的行业规范，这样才能保证数据库中的档案数据，可以在不同的通信网络中实现资源共享，实现“一网查档、百馆联动”。

（二）坚持“两个原则”，有条不紊开展建设工作

一方面，档案数字化工作的大格局离不开合理统筹规划。鉴于档案数据化工作本身需要庞大的资金、人力、物力的支持，应当对现有馆藏档案进行甄别和鉴定，以区分哪些资料需要进行数字化处理，并将其转化为需长久保存，且利用率较高的数字化档案。对于那些利用价值较低，且使用频率较低的档案，从经济角度出发，可暂时不予数字化处理。在对需要进行数字化处理的档案进行分类整理时，应当遵循轻重缓急的原则。根据数字化档案建设的资金使用情况，在充分综合馆藏基础、分析用户需求、考虑档案的利用率以及馆藏特色等方面，对需要处理的档案进行分类处理。

另一方面，大格局离不开小细节，档案数字化工作需要以数据库建设工作为基础。因此，应当加大对数据库建设工作的重视程度。以建立大容量、高处理速度、安全稳定以及主题鲜明的数据库为目标。档案馆应当对所接收的电子档案资料，有序的开展研究，尽快对电子档案进行归档，并将其纳入既有的管理系统之中，积极主动的加强数据库建设，提高电子档案利用效率和使用质量。

（三）落实“四个步骤”，扎牢档案数字化建设工作

在档案数字化建设工作中，应当加强大局意识，一盘大局之棋，离不开一本干事之账，为了保证档案管理工作内容全面、功能齐全、保管更加安全，需要对建设工作进行全局性把控，从现状分析、实施目标、实施要素以及保障措施，档案数字化建设工作同样需要遵从以下四个建设步骤，同时根据档案服务对象的需求以及档案的存储需求，及时进行优化调整。为构建科学合理的档案数字化系统，需在四阶段中重点把握如下内容：

第一，调查研究。无论是档案馆、高校图书馆还是企业文档管理部門，在进行档案数字化工作前期，都需要对自身现状进行全面剖析：首先，建立健全管理制度。档案数字化筹建单位需要确认组织机构的完善度、科学管理体制的成熟度，系统和工作的整体规划是否明确，数字化的实施范围，上至领导下至具体岗位工作人员的责任是否清晰、无交叉。其次，确保硬件设施齐全。档案数字化工作需要先进的硬件设施为支持，计算机、扫描仪、打印机、存储硬盘的配置是否满足数字化建设需求，局域网、网络设施、档案库房是否与建设需求向匹配。然后，技术成熟度调查。档案数字化工作切记量力而行，根据自身的经济情况以及技术力量制定适宜自身的工作进程。最后，人才储备方面的调查。为了确保数字化建设的顺利进行，应当提前加强对现有档案管理人员进行培训，培养和招聘跨学科的复合型人才，工作人员需要具备分析、汇总以及解决问题的能力，同时需要加强法律方面和技术方面基础尝试和技能的培养。

第二，制定明确的实施目标。在项目可行性报告获得通过后，建立分工明确的数字化领导小组，从大格局的角度出发制定中长期项目目标，并针对各个阶段拟达成的目标制定具体的实施目标。无论是大目标还是小目标，都需要依托现状科学制定，不可好高骛远，尽可能的结合自身人员数量、业务量以及技术能力制定实施方案和预期目标，保证资金利用最大化，确保项目平稳落地。

第三，明确实施要素。实施要素是建设档案数字化工作的重要组成部分，可以将档案数字化系统分解成不同的子系统，例如：档案目录系统、全文检索系统、局域网建设项目等，并且应当针对不同的子系统制定不同的验收评估标准。

第四，建立保障系统。为了档案数字化系统能够顺利平稳的运行，应当建立档案数字化管理系统、运维系统，还需要组织机构、人力物力以及各类技术作为后盾，这些关于保障系统的落实情况直接影响着档案数据化工作的实施质量。

（四）聚焦“一个要素”，优化档案管理细节

为科学开发部署信息化的档案数字化工作，确保资源丰富与数据优质相辅，应当加强标准化制定工作，严把数字资源建设的质量关，为实现档案资源共享做好基础工作，应当格外注重标准化的工作流程。

此外，从系统兼容性和扩展性角度，标准化是实现重复性事务的必备要素，是实现专业化生产的重要前提，为了确保服务质量，需要为档案数字化确立标准化准则。在对档案资料进行转换时，在对纸质资料进行OCR识别时，应当存储为计算机可识别和处理的信息;对接收的文件进行归档处理时，同样应当确保采用相同的标注化原则。采用标准化模式处理的档案数据，无论在保管、传递、利用时都可以保持有序化和规范化，既可以节约资金避免重复建设，提高对档案数据的利用效率，也可以避免出现数据不兼容的情形。

“不谋万世者，不足谋一时;不谋全局者，不足谋一域。”鉴于我国仍处在档案数字化工作的建设初期，在此设计阶段，建立科学合理的宏观大格局意识尤为重要。档案部门和档案工作者必须坚持“突出重点、统筹规划”的工作原则，正确认识档案数字化工作的最终目标，才能切实助推档案数字化工作形成大格局，真正适应大数据时代的社会需求！

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作者单位：河北省秦皇岛市青龙满族自治县国家档案馆