基于大数据时代下档案管理工作的优化策略

【摘  要】伴随着互联网技术和云计算的快速发展，我国已步入了信息化的社会，大数据技术被广泛应用于各行各业之中，为行业的良好发展带来了新的机遇。因此在当前的档案管理工作中运用大数据技术，不仅是时代发展的必然要求，同时也是对档案管理工作模式和理念的一次优化和创新。本文就大数据时代下档案管理工作的现状做了一些探讨，并对档案管理工作的优化提出了若干建议，期望可以为我国的档案管理工作提供一些借鉴和帮助。

【关键词】大数据;档案管理;优化策略

引言

大数据指的是以计算机和云计算为基础的新型数据合集技术，其具有速度快、种类全和体量大等优点。随着人们对于信息需求的增加，档案管理作为时代进步和社会发展中的一项重要的工作，也越来越受到人们的重视，尤其是不动产的档案管理，与大众的日常生活具有紧密的关联。在当前信息化的时代下，档案管理作为对信息进行收集、整理和存储的一项整合工作，势必会在大数据技术的加持下迎来档案管理工作效率和质量的大幅提升。

1.大数据时代下档案管理的问题

1.1档案信息管理和存储存在漏洞

随着社会生产和生活规模的不断扩大，各行各业所需的数据和信息也随之在不断增长，传统的档案处理由于自身技术和管理方式的落后，已难以满足现代社会发展的需求。而云技术的应用虽说在一定程度上解决了存储空间不足的问题，但仍存在着漏洞，若使用TB模式进行档案数据和信息的存储，则会拉低档案管理工作的质量和效率。

1.2档案信息安全系数较低

档案管理具有隐私性强的特点，因此在进行档案管理工作时尤其要做好对档案信息的保护，避免出现信息泄露和丢失的现象。但在当前的档案管理工作中存在着对信息保护工作缺乏足够的重视以及安全管理落实不到位的情况，会出现纸质档案完整性受损的情况，且在电子档案的管理中也容易出现遭遇黑管入侵，导致信息泄露的现象。

2.大数据时代下档案管理工作的优势

2.1提高档案的管理质量

传统的档案管理都是对纸质档案的保护，通常情况下，纸质档案对于存储环境有着较高的要求，且防风险能力较差，在遇到火灾或者水患等突发情况时，会对档案造成不可逆的损坏。而且，对于一些要求存储信息长的档案，经过一定时间之后就会出现字迹模糊、纸质退化等现象，从而影响到了对档案的查看和取阅。在如今大数据时代的背景下，传统档案管理中的上述问题都得到了有效的解决，利用大数据系统来进行档案管理，不仅节约了存储的空间和成本，同时也提高了档案管理工作的质量。

2.2提升档案管理的效率

在大数据背景下，利用现代技术来对信息进行采集、整理和配置，可以有效的处理海量的数据资料，极大提高了人工操作信息的效率。例如在当前我国的人事档案管理中，由于人员变动的频率和次数在逐渐增多，直接导致了信息保存和管理的成本在不断升高，而使用大数据平台来进行档案的管理，就可以有效的减少成本的支出并大幅提高档案管理的效率。

3.大数据时代下档案管理工作优化的策略

3.1建立完善的档案管理体系

大数据时代的到来创新了档案管理的模式和方法，但由于现有规章制度还不够健全，影响了档案管理工作的效率和质量，因此只有建立完善的档案管理工作体系，才能够提高管理的效果。管理人员要建立起完善的数据准入机制以及监督管理机制、合理落实管理责任。采用数据准入机制的优势是可以使得档案管理人员更加了解和清楚数据的具体情况，减少工作人员的管理负担;而及时的对相关人员进行责任和义务的划分，则能够避免在档案管理过程中出现混乱的现象，提高档案管理人员的职业素质。另外，监督管理机制能够对档案管理人员进行有效的约束，从而减少了管理人员失职和不作为情况的发生，进一步提高了对档案信息的保护。

3.2以大数据的思维开展档案管理工作

若想利用大数据平台来进行档案的管理，首先就需要管理人员树立起大数据的思维模式，转变以往传统的管理理念，结合实际需求运用大数据的思维来对档案进行现代化的管理。在实际工作中，要加快推进档案信息的数字化进程，优化档案管理的工作模式，全面提升档案管理工作的现代化水平。并利用网络平台来对档案信息进行采集和管理，开放网络查询档案信息的渠道，提高档案信息的检索效率，实现对于档案信息的高效利用。

3.3创新档案管理的流程

分析档案管理的流程，从档案的被动提交到数据的即时接收和自动化归档，要想实现对于信息获取流程的动态控制，就需要优化和创新档案管理的业务流程。通过档案云平台的建立，以实现人工管理向自动管理的进化以及档案数据存储和管理的统一，并对用户的需求进行调研和分析，实现档案服务的智能化，从而为用户提供高质量的档案服务。

3.4构建电子档案资源的共享系统

当前网络技术和数字技术的快速发展为实现档案信息资源的共享提供了技术上的支持，而利用大数据技术来为档案进行编排和管理，则为查找和取用档案信息提供了便利。基于当前档案管理系统的建立以及信息资源网络化的建设，构建起电子档案资源共享系统，能够加快对于档案信息资源的整合。具体来讲，在进行电子档案资源建设的过程中，要制定出档案数据库的统一标准，并遵循共享性和互通性的原则，把不同类型和载体的档案进行集中管理，建立起电子档案管理体系，以实现档案信息资源的共享。

4.结语

综上所述，在当前大数据的时代下，利用先进的技术手段对档案管理工作进行优化和创新，可以全面提升档案管理工作的质量和效率。因此，在实际工作中，我们要不断改革档案管理工作的理念和模式，加快推动档案管理工作的信息化和智能化，提升档案管理的服务水平，发挥出档案管理的最大作用，以实现对档案信息的高效利用和开发。

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作者简介：姚玉珊（1991.04-），女，汉族，广东东莞人，大学本科，档案管理专业人员馆员，研究方向为人事档案管理优化。