电子档案管理中信息技术保护系统的应用

孙兆华

电子档案管理从字面意思来看，就是将纸质资料中的内容，全都录入电脑之中，以便之后查看。电子类的管理，如果没有良好的保护系统，一些机密的内容会遭到泄露，从而造成商业机密的流失，給管理公司带来不可估量的损失。所以想要建立电子档案，就需要通过技术进行一系列的保密设置，去对电子信息进行全方位保护。

一、分类别整理档案，并设置查看密码

电子档案的录入之中，有不同种类的信息，这时就需要管理人员分门别类地整理，将档案资料分为三个梯度。针对一些较为隐私的材料和信息，要专门请技术人员对其进行加密保护，可以设置一系列的解锁密码来保护一些电子档案信息，最为隐私的内容要设置最难的密码，以防止被其他信息破解高手而破解。而针对中度机密的材料，可以设置一些稍微复杂的密码，可以人脸识别或登记查看。而对于一些基础信息的管理，让查看人员进行记录登记便可。这样分为三个等级的密码设置，会让保护系统更有针对性和集中性，能更加提高资料保护的秘密性，更能提高保护的准确性。

例如，对一些极为重要的资料，要进行特殊密码的设计，并且要将知道此密码的人控制在少数，这样能够保证资料的严密程度，提高档案管理的质量。此外，也可以设置专门的保密系统，将需要严密保护起来的信息放入其中，进行独立的信息技术保护，这样更能提高档案资料的安全性。所以这就要求管理电子档案的人员要具有一定的信息操作技能，也具有一定的电脑操作知识，从而能够快速地分类各种档案信息，将公司所要的档案资料快速地整理好，并做好及时的信息系统保护。

二、检查档案管理系统，定期进行修理维护

电子档案管理的信息系统设计，需要进行定期的检查和维护。系统也要不断地更新，如果不更新，就会使得信息保护功能减弱，会降低信息提取的准确性。因此，管理人员要遵循上级的安排，定期地去检查档案管理系统，查看是否存在安全漏洞，是否存在隐患，其系统是否能正常运行。当检查中出现任何一个问题，都要让专门的信息技术人员及时快速地解决，否则就会造成保护系统功能出现障碍，让保护屏障得到破损。这就需要管理人员具有耐心和细心，既能够细致地去观察信息系统，也能够敏锐察觉到各种问题和情况。

例如，电子档案的管理人员可以将信息的审查次数定为一周几次或一周一次，并制定检查的项目和内容，并合理安排值班人，进行一定的信息记录。这样能够保证电子档案管理系统的正常运行，也能清楚地知道是谁对系统进行了更改和操作，从而防止办案信息的泄露。管理人员还要定期让信息技术人员来进行系统的升级和维护，从而保证保护系统的正常运行，使其能够更加快速准确地提取档案信息，提高办事和工作的效率，也能更好地保护电子档案信息。

三、设置人脸识别系统，实行专人管理体制

电子档案的管理想要有一定的体系和流程，公司就应该将这一类别独立于其他部门，并设计专人的管理体制。这样不仅能够提高档案录入的效率，也能减少档案信息的泄露，让一部分人掌握公司的机密，从而减少公司的风险。专人的管理，就可以设计人脸识别系统，让少数的人通过人脸识别进入其中，来对档案进行整理和分类，从而能够提高工作的效率。电子档案的集中管理，能够对其进行专门的系统保护，加强各个环节的安全性，防止其他黑客的侵入。专人管理就可以对人员进行特殊的培训，让其掌握一些高科技的电脑操作技术，能够更加敏感、准确的去发现保护系统中存在的问题，也能够去简单地处理一些系统问题，从而能够更好地为公司服务。

例如，公司的档案可以设置档案管理部门，从一些具有高科技技术的人才中选取更优秀的信息技术人才，对他们进行一定的管理培训，提高其管理能力和管理水平。让他们学习信息保护系统的维护机制，这样系统在出现问题时能够及时地察觉，及时做出一些补救措施，从而减少档案资料的流失。

四、总结

电子档案管理不仅需要设计较难破译的密码，要进行定期的检验和维护，还要引进更多的高新技术人才。公司在设置保密系统时，要注意将档案资料分类管理，更有针对性地去保护那些更为机密的档案资料，从而让信息技术更有效地发挥功能，更加全面地去提高档案管理的安全性，避免资料的泄露，让公司资料得到安全性的保护。电子档案管理的保护，还需要技术人员不断地探索，对系统进行升级和更新，从而发挥更好地保护作用。