浅析档案管理中电子档案管理相关工作

摘要：在电子档案管理中是存在一些现实问题的，导致档案管理工作的质量和效率难以得到提升，从而给档案管理工作的科学化发展带来了一定的影响。本文围绕档案管理中电子档案管理的意义开展研究，提出如今档案管理中电子档案管理工作存在的問题，并提出优化建议。

关键词：档案管理;电子档案管理;相关工作

随着新时期数字信息技术的发展，电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，也得到了业界的广泛认可。在现代档案管理中，电子档案管理功能越来越完善。除了基本的档案管理外，档案分类汇总的功能也逐渐衍生出来。在现代大数据平台的建设和应用中，实现了平台中的档案分析，为行业档案管理的发展提供了现代技术支持。而文件的传输在电子档案管理中更为方便，通过网络数据传输，可以将文件快速传输给对方，大大提高了文件传输的速度。

1电子档案管理中存在的问题

虽然现阶段电子档案管理在行业档案管理中的应用越来越广泛，但也暴露出电子档案管理中的一些实际问题，给档案管理带来了严重的不利影响。目前，电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：

1.1电子档案管理人员的综合能力有待加强

在电子档案管理的发展过程中，决定工作效率和质量的基本因素是电子档案管理人员的综合能力，包括计算机应用能力、信息办公能力等。在现阶段的电子档案管理中，一些管理人员受传统档案管理模式的影响，信息化的档案管理能力和计算机设备的操作能力不足，难以发挥现阶段电子档案管理的效率和质量，给档案管理现代化带来不利影响。

1.2需要更新电子记录管理设备

在电子文件管理中，影响文件检索、存储和分析速度的主要因素是电子文件管理设备。但在现阶段一些行业的电子档案管理中，存在着设备老化严重、硬件设备质量不高、软件系统承载速度不够等实际问题。因此，很难体现出电子档案管理的优势，旧的电子设备在档案管理过程中容易发生故障，造成档案数据的丢失，对档案管理的发展产生了严重的不利影响。

1.3电子档案管理大数据平台建设不足

电子档案管理的重要功能属性之一，就是通过大数据平台的建设，实现档案数据信息的永久存储和档案数据的综合分析，方便行业档案的比对，实现行业的最优选择。在电子档案管理的现阶段，还存在档案大数据平台建设不足的现实问题，这不仅使电子档案面临硬件设备损坏和档案数据信息丢失的威胁，同时也使得档案信息的分析能力在电子档案管理中无法发挥，也没有办法实现档案数据的比对，因此给档案管理的发展带来了重大的意义和严重的不利影响。

1.4电子档案管理的安全保护机制有待完善

电子档案管理作为一种依托现代电子信息技术的新型档案管理模式，极大地提高了档案管理的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但同时也面临着互联网信息安全问题的威胁，因此，实施安全保护机制具有重要意义。然而，在当前的电子档案管理中，安全保护机制的建设亟待完善，这使得电子数据档案面临着信息泄露的威胁，为行业的发展埋下了隐患。

2电子档案管理工作的优化建议

针对当前电子档案管理中存在的上述问题，在优化电子档案管理的基础上，对现阶段行业电子档案管理工作提出以下建议，以促进我国档案管理工作的现代化和进步提高档案管理的效率和质量。

2.1落实培训计划，增强电子档案管理人员的综合能力

作为影响电子档案管理效率和质量的基本因素，电子档案管理的首要任务是制定人才培训计划。通过实施高质量的培训，可以全面提高电子档案管理人员的综合能力，如信息管理能力、计算机设备操作能力等，为电子档案管理的发展提供参考，展览为电子档案管理奠定了高素质的人才基础，促进了电子档案管理的实施。

2.2更新电子设备，确保硬件系统的质量

在电子档案管理中，重要的管理工具是现代电子设备及其硬件设施。电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在开展电子档案管理工作时，必须创新电子设备，保证电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需要，保证软件系统的稳定运行，避免因软件系统携带问题造成文件数据丢失，影响电子文件管理工作的质量。

2.3建立档案大数据平台，确保电子档案管理功能得到充分发挥

大数据平台的建设是现代电子档案管理重要特征的体现，是电子档案管理功能充分发挥的保障。在电子档案管理中，需要建立完善的大数据平台，将平台数据存储在云端，实现档案数据的长期保存。同时，还可以通过大数据平台对数据档案进行筛选和比对，为行业决策的实施提供数据分析保障，促进档案管理的现代化。

2.4落实安全防护机制，防止档案数据信息外泄

在大数据时代，信息数据的重要性不言而喻。档案数据一旦发生信息泄露，不仅会给行业发展带来麻烦，还会给行业造成巨大的经济损失。因此，在电子文件的管理中，必须建立安全机制，对文件数据信息进行加密，避免文件信息的泄露。并建立网络数据防火墙，避免犯罪分子通过网络信息数据窃取的方式，窃取文件信息数据，给行业发展带来隐患。

3 结论

在数字信息技术高度发展的背景下，电子档案管理已成为档案管理发展的必然途径。在电子档案管理过程中，必须落实培训机制，加强管理人员的综合能力，为电子档案管理的高效发展提供保障，促进档案管理的发展。

参考文献

[1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23（16）：10-11.

[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）125.

作者简介：付宇东（出生年月-1971.10.10），性别：男，民族：汉，籍贯：黑龙江省绥化市，职称：助理馆员，主要研究方向：档案管理.