新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考

袁爱平

摘要：新时期的文书档案管理工作在档案体系中极为重要，它是数据和历史信息的收集，也是决策的重要参考依据，记录着整个社会的发展。文书档案管理，可以详细帮助企事业单位录入和记载材料信息，为后期的运用提供依据，信息化时代对文书档案管理水平的要求逐渐提高，良好的文书档案将为企事业单位工作的有效开展提供保障。

关键词：新形势;文书档案管理;策略

引言

文书档案是事业单位在生产经营和行政管理的过程中十分重要的管理工作，对于事业单位的发展有着具有深远的影响。文书档案包括在工作过程中的各种记录，有会议记录、工作记录、工作报告等等，这些文档能够反映一个事业单位的真实状态，具有重要的参考意义，所以要求所有的事业单位对于文书档案的管理工作要做到綜合性、专业性、保密性全方位发展。但是就目前我国的文书管理工作过程中，还有很多的不足，管理制度、管理方式、管理内容都缺少有效的规范和整理，在面对信息化高速发展的社会需要不断适应现代社会的发展，提高创新能力，加强业务指导，促进事业单位的文书管理工作规范化、合理化开展，更有效地提升文书档案的价值。

一、新时期文书档案管理的意义

（一）适应社会发展的需求

在社会不断发展过程中，文书档案管理工作已经被很多企事业单位所重视，逐步成为单位领导决策水平和决策效率的衡量依据。新时期的文书档案管理涵盖了一个单位很多方面的内容，社会发展过程需要文书档案管理作为一个单位的向导，指导和帮助单位更好地发展。

（二）推动社会发展进步

新时期文书档案管理无论是在企业单位，还是事业单位，都是必不可少的。在单位的行政管理上、单位的发展历史上等方方面面都有所运用。所以，文书档案很大程度上推动了社会的发展。例如企业的文书档案管理工作，工作人员总结的研究报告、工作人员的研究信息等，这些研究的数据对推动企业进步，起到至关重要的作用。并且提高文书档案的管理水平，也为后续的企业研究提供快捷方便的全方位资料，促进企业工作的进一步发展。

（三）提供有价值的数据

文书档案工作是一项要求较为严谨的工作，业务性很强，为工作单位提供着很有利和有价值的数据。例如机关单位日常工作中，文书档案包含了日常公书文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等内容，是企事业单位管理工作的一个重要组成部分。它真实地记录了企事业单位的各项工作，有着重要的查考价值，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，经常要从文书档案中去查找重要的数据信息，如果档案查到了，很多问题就可以得以解决，顺利地进行工作。

二、新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考

（一）加强管理制度的规范性

首先，完善文书档案管理制度，使文书档案的管理更具有规范性，应该将文书档案的分类细化，不能仅仅依靠几个分类标准，建议不同的事业单位根据自己单位的发展方向进行合理规划，找到适合自己的分类标准，这样也能更好地进行查阅和总结。另外，在管理技术上面也要有所提升，可以使用较为安全的电子软件，最好是相关技术人员研究出一套适合自己的系统，可以使用事业单位的内部信息将资料进行封锁，防止文书档案的丢失和盗窃，保证文书档案的安全性。

（二）加强对管理技术创新工作的研究，提高现代技术的应用

根据上文提到的关于文书管理过程中的创新工作，首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施;另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失;最后，相关事业单位一定要实现文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，事业单位应该加大投资力度，加强信息化建设，通过OA办公系统与档案软件系统有效连接，有序推荐数字化文书档案管理工作的开展。

（三）大力进行技术设备改造工作

提高事业单位文书档案管理的效率，要积极进行相关技术设备的改造工作，尤其重视引进可靠稳定的文书档案管理设施设备。事业单位应当从办公自动化出发，对传统的档案管理模式进行改革，拟定档案管理软硬件设备的更新计划，注重提高档案信息的共享水平，做到资源共享，加强事业单位各部门之间的紧密联系。在自动化背景下还要提高事业单位文书档案的网络化管理水平，重视开发专门的文书档案管理系统，实现办公自动化与文书档案管理系统的有效衔接，加强信息技术与档案安全的建设工作，建立专门的数据库，满足文书档案共享的需要。

（四））强化信息化手段

1.提高信息化平台的实用性。随着科学技术的发展，网络信息技术和数字媒体技术已经面向社会，在人们的生活中被广泛应用，这为我国各个行业带来了新的机遇。现阶段文书档案的管理模式，也由以前的纸质化档案管理模式，改变为新时代的电子化档案管理模式。首先，各文书档案使用单位要升级现在的平台，让单位可以使用综合性更加强的档案管理平台。其次，单位还要升级平台硬件，可以改变信息网络的状态和使用速度，这不仅可以让网络平台可以适应文书档案的管理需求，还可以为单位的文书档案管理工作提供基础保障。2.档案数据进行网络同步。在信息化改革中，文书档案在获取信息资料的同时，还要保证信息资料的真实性，这样也可以让信息技术体现其价值。文书档案的管理部门，不能仅仅是存储信息资料，还要给工作人员提供更多的信息数据，使这些数据能够为工作人员服务。

结束语

在新时代的发展中，文书档案管理也被逐渐重视起来，所以良好的文书管理技术不仅可以提高企事业单位的社会形象，还可以提高文书档案的工作质量，能带动企事业单位的效益，使企事业单位平稳发展。

参考文献

[1]林写意.论档案管理模式改革在医院档案管理中的措施[J].传媒论坛，2020，3（17）：106+108.

（宽城满族自治县都山省级自然保护区管理处 河北 承德 067600）