试论信息化条件下机关文书档案管理

赵欢欢

摘要：随着社会的高速发展和高科技数字化的普及，大数据也渐渐的被运用于生活的点点滴滴中去，在这个大数据的时代，机关单位的信息化管理安全同样面临着多种多样的威胁，为了保障在大数据时代机关单位信息化管理的安全，本文就多个方面进行分析，研究出威胁机关单位安全的因素，以及解决的办法。大数据时代的机关单位更加丰富，对于对用户来说也更加便捷，可以通过快速简单的方法来获得自己想知道的信息，对于机关单位的本身来说，大数据时代的信息储存、收集和分类也更方便快捷，机关单位也应好好利用大数据的优点，来促进机关单位达到一个新的高度。

关键词：信息化条件;机关文书;档案管理

引言

机关单位日常行政管理与综合事务中会产生大量的文书资料，具有极强的参考价值、凭证价值以及决策咨询价值。因此，有必要综合利用信息技术对文书档案进行科学化管理，充分保证文书档案收集、归档、开发、利用过程中的时效性、规范性、准确性、真实性和完整性。

1文书档案电子信息化管理的原则

1.1规范性

所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《机关单位电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。

1.2效益性

在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理機制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。

1.3安全性

电子信息化管理模式下，文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化，安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化，采取切实有效措施，确保电子档案信息的安全、保密。一方面，电子文件主要是由计算机等电子设备形成，并且随着电子设备系统的更新升级，电子文件的存储环境发生深刻变化，电子文件管理要积极适应这一变化，确保电子文书档案长期可用。另一方面，应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、收集、管理和归档，应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁，积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台，强化安全防护措施，确保电子文书档案安全。

2信息化条件下机关文书档案管理措施

2.1转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作

文书档案资源种类多、内容丰富、涉及面广，管理过程中的难度较大。只有充分对文书档案进行数字化处理，做到文书档案数字化全覆盖，才能真正朝着信息化管理的目标前进。具体而言，一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，机关单位要结合文书档案信息化建设的基本要求以及机关单位实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端;另一方面，机关单位要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合机关单位人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。同时，机关单位也可以探索将非涉密文书档案资源交由外部机关单位进行加工和处理，通过服务外包等方式来推进文书档案数字化建设的进程。三是要进一步推动信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。

2.2创新方法，综合利用现代信息化技术

信息化社会，文书档案管理工作必须要充分依赖多种现代信息化技术。具体而言，一是要通过智能算法技术，对档案管理系统采集、归类、整理文书的流程进行优化，并设置自动化流程，探索实现文书档案立卷归档与开发利用一体化。二是要通过大数据技术对文书档案进行筛选与识别，设置更为科学合理的检索工具以及检索条件，满足档案需求主体深层次的档案需求。同时，要应用好大数据技术在文书档案检索中的优势，进一步对文书档案进行细分，建立不同的文书档案数据库，满足未来文书档案编研、文书档案专题建设、政策研究分析的需要。通常而言，机关单位可以将文书档案划分为公文类、政策类、法律法规类、会议类以及其他类别的文书档案，并对其进行深度加工与利用。三是要应用好云储存技术，实现文书档案自动、永久保存。为此，机关单位可以将文书档案管理系统与相应的云终端进行关联与同步，将文书档案上传至云储存终端，进一步节省文书档案所占的硬盘空间，推动文书档案管理工作可持续化发展。此外，机关单位也可以依托于云储存终端，深化与分公司、子公司在文书档案管理领域的共享与合作，进一步发挥档案在机关单位整体中的作用。

结束语

随着时代的发展，传统的文书档案管理方式在新时代背景下已不再适用，大数据时代对机关单位文书档案管理提出的新要求是运用数字化管理和网络化建设手段。文书档案管理的信息化建设对提高档案管理的工作效率有一定的积极作用，并且为机关单位的生产经营管理决策提供及时的参考信息，能推动机关单位的生产管理体系的运用效率的提高。所以我们必须加大对机关单位文书档案信息化管理的投入力度，使用充足的资金来建设先进的电子档案系统、购买先进的设备，并鼓励机关单位员工学习先进的管理技术，通过先进的技术和设备支撑，提高机关单位档案管理效率。

参考文献

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（中共宽城满族自治县机构编制委员会办公室 河北 承德 067600）