浅析综合行政管理工作的特点及方法

刘佳雯 张 聪 中国运载火箭技术研究院

前言

部门综合行政管理处室主要负责管理制度、细则、流程的制定及组织落实；对重要事项的执行和落实情况进行督查督办；综合协调部门领导的日常工作安排；重大活动、重要会议、例行会议的策划、组织、文秘、宣传等工作；负责本部门员工的考勤和绩效考核；负责各部门之间有关工作的综合协调与管理，是部内各处室信息传递的纽带，也是联络其它部门的窗口，是部门的信息中心，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。

本文主要针对综合行政管理工作的岗位职责、工作思路及内容进行分析，研究总结该项工作的特点及方法。

一、工作思路

(一)严格落实工作要求，抓实到底

严格落实上级领导工作要求，一方面需找准推进工作落实的发力点，勇于创新，在继承传统的基础上合理改进，根据不同的工作任务，采取相应的工作方法、措施去分析、策划和解决问题，切实提高抓落实的素质和能力，另一方面做到工作机制明确、责任清楚、过程监控、持续跟进、闭环管理，将综合管理工作一抓到底，扎实有序推进，确保成效。

(二)全面策划，加强工作主动性和系统性

综合工作相对繁杂，输入条件较多，事项关联性强，系统策划有助于工作的组织协调和全面推进，是工作顺利实施的前提条件。围绕重点难点问题，根据工作实际，进行全面的策划，强化参谋和助手作用，加强工作主动性的同时，进一步明确工作目标和要素，细化条目，分解计划，制定方案，进行工作推演，增强工作的预见性和系统性，满足工作需要。

(三)助力主业、服务主业，积极担当作为

建立部门重大事项报告制度和周工作例会制度，信息管理机制，制定员工请销假和绩效考核细则，为部门各项工作顺利开展建立基本规范。工作中，对上级做到工作条目和对应的重点汇报清楚，对各处室做到提醒和检查到位，反馈及时到位，做到目标同向，行动同步，积极努力营造协同高效的工作氛围，全面服务主业，为保障部门各项工作指标和发展做出应有的贡献。

二、综合行政管理岗位主要职责分析

行政管理岗位具体负责部门业务流程制定与优化的组织实施工作；负责部门规章制度制修订的组织实施工作；负责党总支的组织建设、思想建设及党务工作；组织协调部门重大事项和重要活动，掌握部内各处室日程工作安排及时做好上传下达工作；根据部门考核细则，负责员工的绩效考核；负责部门全体人员的职称申报材料汇总；组织召开部门例会及待办事项督办，负责完成部门会议的呈报，提前协调各部门之间临时性会议参会人员，为会议顺利召开提供保障服务，做好部门会议记录整理；负责部门办公通讯费、办公用品费、图书资料费等日常综合经费申报和报销，为各项工作顺利开展提供后勤保障；负责部门固定资产使用费用申报、完成固定资产登记入账及管理维护；负责部门宣传及信息管理工作；负责部门工会工作、团建工作；通过岗位说明书，进一步细分和明确工作职责。

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部门建设具体负责部门宣传及信息管理工作；具体负责部门工会工作、团建工作；……具体负责部门规章制度制修订的组织实施工作；负责部内“通知公告”、“党建信息”等信息的发布；根据部门考核细则，具体负责员工的绩效考核；具体负责部门全体人员的职称申报材料汇总；具体负责部门办公通讯费、办公用品费、图书资料费等日常综合经费申报和报销，为各项工作顺利开展提供后勤保障；掌握部内综合性信息，及时协调解决有关问题，完成领导交办各项日常性事务工作。……

三、综合行政管理岗位特点分析

综合行政管理工作担负着上情下达、下情上报、沟通内外的职责，面对繁重的工作，要分轻重缓急、做到忙而不乱、有条不紊，要充分领会领导意图，明确工作方向，并将有关部门，或部内处室的观点汇报清楚，要把“参与业务”、“做好服务”的职能统筹兼顾，合理安排。工作协调上，做到简明扼要，准确、有效的传递信息，清晰明确地表达自己的工作意见和建议，谦虚真诚，对外做到让领导放心和省心，对内做到让同事舒心。同时，要带头践行部门文化，有大局意识、有担当，注重员工职业发展规划，让大家对未来充满信心，有归属感，团结协作，携手共进，积极为部门和企业发展献计献策，切实履行好本岗位职责。

四、工作方法分析

(一)优化业务流程，完善工作机制，加强制度建设

根据部门职能，结合工作实际，编制业务流程文件，进一步规范管理。例如通过“部门会议组织管理要求”，进一步加强和规范部门会议管理，提出各类会议组织流程，严肃会议纪律、有效提高会议组织效率；“部门请示汇报管理要求”重点强调按职责分工，逐级负责；“部门工作协调管理要求”，细化部门工作协调管理流程，强化内部协调配合，建立快速沟通机制，进一步提高工作效率。组织实施方面，完善部门信息通报机制，确保及时掌握、更新内外重要会议和活动信息；定期组织座谈、员工测评等活动，宣贯部门文化理念和整体工作思路的同时，了解员工的需求和想法，持续更新、改进流程和机制，满足工作要求。

(二)坚持问题导向，明确工作目标，提高工作效率

一是抓好领导交办和批办的事项；二是就有关事项，结合项目特点和周期，对工作内容进行分解，明确目标和分工。通过书面、口头等多种形式加大督办工作力度，持续跟进事项执行进度情况，坚持问题导向，围绕阶段或最终目标，定期组织向领导反馈，确保落实，达到工作预期。高效工作，一人可对接工作，不耗费两人精力；一处室可牵头落实，不牵扯多处室陪同；多处室协同工作，明确工作界面。

(三)提升信息处理能力，为领导决策提供参考，为处室开展工作提供输入条件

在向领导汇报、与其它部门和部内处室沟通中，信息处理能力尤为重要，全面掌握事项背景、工作计划、节点要求是基本前提条件，沟通到位、协调到位、跟踪到位，不断加强信息获取和运用能力，确保所提供的信息是有价值的，及时的、清晰的，一方面做到为领导提供高质量的信息，另一方面为部门各处室开展工作提供可用的输入条件，充分发挥综合行政管理中“信息中心”的重要职责，履职尽责。全面服务和助力业务发展。

五、结语

综合行政管理工作对部门、甚至企业的影响越来越大，基础坚实、有序的行政管理能够保证部门平稳发展。本文重点围绕综合行政管理工作的岗位职责、工作思路、工作内容三个方面进行剖析，提炼总结了综合行政管理工作的特点，研究了实施路径，并有针对性地提出了夯实工作和提高效率的方法，保障部门健康发展。■