基于数字档案馆的施工企业档案智慧服务模式探析

摘 要：基于智慧城市、智慧校园等智慧理念提出背景下，智慧档案馆应运而生，更好整合了档案馆资源，优化服务模式，本文重点探究的是数字档案馆的施工企业档案智慧服务模式，旨在促使智慧档案馆更好履行社会公共服务职能，加快提升施工企业档案智慧服务水平。

关键词：数字化;档案馆;施工企业;智慧服务

智能化技术发展推动下，为智慧档案馆建设发展提供助力，促使智慧档案馆在技术支持下，构建了智慧一体化新型管理和服务模式。因此，数字化档案馆要想加快向智慧档案馆过渡转变，要切实优化自身的管理和服务模式，加快实现施工企业智慧档案服务模式，提高对施工企业档案资料的管理水平，实现无纸化档案转换，为施工企业具体施工提供参考和保障。

一、智慧档案馆服务模式下传统档案管理面临的挑战

1.施工规模不断扩大，加剧了纸质档案管理难度

传统档案管理主要依托人工方式，在施工企业工程范围不断拓展的情况下，纸质化档案管理工作更加繁杂，文件数量不断增加，加剧了档案整理、存储难度，数字化档案馆的诞生，给施工企业档案管理带来一定的冲击和影响。同时，也带来一定的发展机遇。然而部分施工企业在数字化档案建设和应用上还存在认识不足问题，电子管理系统、相关硬件设备等基础设施建设不到位，仍沿用传统的档案管理方式，耗时耗力，降低了档案管理工作效率;在档案文件存储、管理等环节尚未形成一体化的智慧服务模式，一定程度上制约了施工企业发展。

2.档案质量难以把控

受信息技术、人员素质等多方面因素的影响，施工企业档案管理成效不佳，施工企业过于追求经济效益，忽视了档案管理工作在企业发展中的重要作用，忽略了企业内部框架的调整和优化。甚至部分施工企业未设定专门的档案管理室，档案管理人员出现身兼数职的现象，加之档案管理工作者自身的专业素质参差不齐，部分是通过转岗过来的，自身的专业性不强，难以满足新时期智慧档案管理服务模式对人员專业素质的要求。另外，施工企业尚未建立完善的档案管理制度，无法有效监督和管理人员的行为动态，因此施工企业管理者要树立数字档案馆建设理念，提供智慧档案服务，进而提高施工企业档案管理水平。

3.海外施工量加大

经济全球化背景下，施工企业工程项目逐渐向国际化趋势演变，不断走出国门，开拓国际市场，进而在工程项目建设过程中，带来海外档案管理困境问题。施工企业在档案管理工作上，一旦出现监督不力，将导致档案管理工作处于无序化状态，加剧施工企业风险，甚至造成经济损失。通常，在海外档案管理工作中，需要基于对方视角，加强对档案管理合规性的考量。海外档案管理工作受多种因素影响，在资金成本费用上需求较大，基于此，施工企业加快数字化档案馆建设，构建档案管理一体化服务模式，会进一步强化海外档案管理成效，提高工作效率，并在信息化档案管理系统搭建下，实现工程档案信息共享，保证工程档案远程传输，实现施工企业对档案的监督和管理，保证施工企业档案管理质量。

二、施工企业智慧档案服务模式的构建

1.档案管理中心建设内容

在智慧理念影响下，施工企业结合本企业档案管理实际情况，积极转变了思维理念，加强对数字档案馆的认识，为提高本企业智慧化服务，借助信息技术、人工智能技术、大数据技术、云计算技术等前沿技术，加快施工企业智慧档案管理中心的构建，并在各项技术支撑下，掀起智慧档案管理革命。档案管理中心建设下，将施工企业各项业务集成到统一平台中心，实现对各项业务信息数据的整合，保证信息数据的完整性，实现纸质化档案向无纸化档案形式转变，生成电子版档案文件，存储在档案管理中心，突破传统档案管理局限，加快档案资源整合，在档案管理中心支持档案信息的添加和修改，有效避免了档案信息丢失和损坏问题，保密性更强。尤其在网络支持下，实现了档案文件传输共享，高效推动施工企业各项业务有序化开展，彰显了智慧档案管理中心的技术优势，驱动施工企业更好提供智慧档案服务模式，并逐渐向新业态方向发展。

2.档案管理中心模式特点

施工企业要想提高档案整体管理水平，必须基于数字化档案馆构建下，创设档案智慧服务模式。在本单位内部实现电子化档案全覆盖目标，借助档案管理中心拓展业务，实现档案管理与实际施工协同发展目标。基于档案管理中心充分依托了云计算技术，提供了强大的支撑平台，有效实现为企业附属单位提供服务的目标，加强对档案管理工作的指导。档案管理中心集成化程度高，可将施工企业及下级单位集成到档案管理中心。同时，档案管理中心专业化程度高，弥补了传统档案管理模式弊端，贯穿在档案管理全过程中，实现电子化档案企业业务全覆盖目标，大大提升了施工企业整体发展建设水平。另外，档案管理中心具备了高效能优势，在强大的互联网支持下，促使档案管理中心与企业业务平台之间的衔接，降低了档案管理成本，优化档案文件存储空间，将档案管理工作人员从繁重的工作中解放出来，提高了档案管理工作效率。尤其在海外档案管理工作中，实现了网络远程传输，提高了档案信息传输时效，实现档案信息资源共享，大大提高了档案资源的利用率，切实发挥了档案管理中心在档案资源整合中的价值，更好提升施工企业档案智慧服务水平。

3.档案管理中心模式建设相关建议

基于数字档案馆建设视角下，施工企业档案管理工作逐渐向专业化、标准化方式转变，树立新思维、新理念，加快档案智慧服务模式的构建和调整，积极推进本企业信息化建设进程，借助信息技术平台统筹规划、科学部署，逐步完善信息系统应用的规范性。相关施工企业在档案信息化建设过程中，加强对软件、硬件系统的开发，制定相关的技术标准和规范，提高了档案管理中心与业务平台的整合度。就数字档案馆建设发展趋势看，国家在信息资源规划等方面的关注度较高，鼓励和引导相关企业搭建一套集成程度高的信息系统。基于此，施工企业在档案信息化建设过程中，需要加强对信息化平台的整体规划，逐步发展为一体化档案管理运行模式，实现档案文件的共享。在大数据技术支持下，加快信息存储、处理和分析，更好保证档案信息的完整性，促使档案纸质化和无纸化之间的衔接。施工企业构建的档案管理中心实现对前端业务的控制，加强对本企业业务流程的梳理，简化了业务流程，省去诸多不必要的环节，有效避免了重复录入问题，实现企业业务高效开展。在施工企业档案信息化建设过程中，实现了数据标准统一、业务流程统一等环节的协同，并在施工企业业务不断拓展过程中，积极研发新型业务系统，搭建智慧服务交互机制，确保施工企业提高档案智慧服务水平。

从档案管理人员专业素质提升角度出发，加快施工企业人才建设，打造专业化人才队伍，做好档案管理人员业务培训，培养其信息化素养，熟练操作档案管理中心。制定完善的档案管理制度，明确划分人员的岗位职能，将具体的责任意识落实到个人，切实将档案智慧服务模式搭建理念落到实处。相关档案管理工作者，要加强自身专业知识的学习，扎实理论基础、履职尽责，做好本级档案管理工作，提高智慧服务水平。另外，施工企业要加强对下级单位档案管理工作的指导，制定完善的人才培养计划，培养大批量复合型、技能型档案管理人才，充分发挥企业档案管理中心效用，进而提升企业利润增长空间，更好均衡施工企业经济效益和社会效益，提高企业在市场大环境中的竞争力水平。

三、数字档案馆功能

1.信息资源整合功能

在大数据技术、云计算技术、计算机技术等技术支持下，实现了数字档案馆建设，建立了电子文件资源库，高效收集信息、处理信息，实现施工企业工程档案资源信息的传输，保证档案信息传输时效。在数字档案馆建设下，依托互联网实现对信息资源的整合，搭建档案信息管理平台，协助企业更好监控档案管理动态，加强对档案文件取向的监督和管理，规范施工档案传输行为，加强对档案信息内容的保密，保证数字档案馆资源信息存储、传输、管理的安全性，避免因档案信息泄露造成施工企业经济损失，损害企业形象和口碑。在实际运用数字档案管理系统过程中，有效地划分电子文件类型，加强对信息数据的校验，在系统自动优化的基础上，保证电子文件真实性、可读性和真实性。

2.信息发布功能

数字档案馆自身的优势作用十分明显，有效弥补了传统档案管理缺陷，提供信息查询功能和检索能力，满足用户实际应用需求。同时，提供了查询结果打印处理技术，为用户提供了便捷性的服务。智慧档案馆作为档案管理和资源开放平台，积极践行智慧理念的提出，在未来发展中前景广阔，为智慧城市、智慧档案馆建设夯实了基础。在档案智慧服务模式下，搭建了多样化档案信息服务体系，更好向社会提供高质量的智慧服务，充分发挥了智慧档案馆的公共职能。

四、施工企业档案智慧服务管理策略

1.创新施工企业档案管理模式，加快向智慧化服務模式转变

施工企业要想提升企业整体发展水平，必须要优化档案管理工作环节，采取多元化的管理手段，为企业档案管理提供助力。加快完善企业信息化建设水平，借助现代化信息技术加强档案智慧服务模式的构建，丰富档案工作内容、优化档案工作手段，施工企业从纸质化档案向电子化档案管理模式的转变，提高了档案管理智能化水平。在互联网依托下，实现档案资源整合，实现了档案建档、存储、管理与实际施工同步发展，施工企业更好认识到档案管理价值，利用档案管理优势，强化企业整体发展。

2.加快校企之间的合作，拓展档案管理领域

产学研合作背景下，施工企业可加强与相关高校之间的合作和交流，为高校提供重要的人才培养载体，更好弥补高校实践教学缺失的部分，为高校实习生提供真实的工作场景，加强专业指导。在学生实习过程中，将在校所学的理论知识运用到实践中，优势互补，驱动施工企业档案管理工作水平提升的基础上，加快人才培养质量。同时，高校在人才培养过程中，要明确掌握企业档案管理工作标准，以及对人才的专业化要求，积极调整和改进教育教学模式，更好为企业输送大量专业化人才夯实基础。某施工企业在开展校企合作活动中，深入高校进行调研，相互了解内部资源情况，并做好档案管理对接工作，制定明确的电子文件归档流程，创新档案管理办法，旨在最终实现高校档案管理工作和施工企业档案管理工作双赢的目标。为进一步加快档案信息化工作，施工企业在智慧档案馆建设中，邀请相关高校参与其中，高校积极提供咨询服务，协同完成档案管理系统的搭建，并加强网络建设，投入软件、硬件等，包括档案馆结构布局、功能划分、软硬件功能需求等，进一步助推智慧档案馆建设。

产学研合作有效实现资源共享，实现对优质资源的整合，基于校企“共赢”理念下，在合作中要注重优势互补、利益共享、相互支持的原则，施工企业要尽可能多地为高校提供实际机会，通过信息平台加强交流和沟通，旨在实现技术优势互补、资源互补等互补目标。通过深化校企合作模式，高校学生积极参与到档案工作中，增强自身实践学习体验，强化自身对档案管理工作的重视程度，尤其对于档案管理专业学生来说，为其提供了与专职人员学习交流的机会，促使高校学生理论与实际相结合，并在日后步入档案管理岗位时，更好适应档案管理工作。

3.切实提高服务意识

施工企业要基于档案智慧服务质量提升的视角下，优化企业内部管理模式，制定明确的档案管理流程，树立创新型的思维理念，简化电子档案归档流程，加强对电子文件的校验和质检，按照专业负责人重点校验档案编号、目录、内容等要素，保证电子档案管理质量。在档案管理中心支持下，简化了档案归档环节，降低档案管理工作者工作强度，提高了档案检索效率，实现档案资源的优化配置，提升了档案资源的利用率，最大化提升施工企业经济效益。同时，档案管理人员要进一步优化电子档案目录资源，及时更新电子档案信息数据，完善档案名称、归档时间等环节，保证电子目录的清晰度，规范施工企业档案管理各个环节。另外，为提高智慧服务水平，要加强对互联网技术的运用，做好企业业务平台与档案管理中心的衔接，为用户提供档案查阅便利的同时，保证企业管理效能。

4.挖掘档案价值，助力企业发展

智慧化档案馆建设趋势下，施工企业档案管理工作上要积极与时俱进，紧跟智慧理念发展，加快档案信息内容的整合，档案管理工作者要不断创新工作思路，突破档案管理工作局限。企业要定期开展人员专业化培训工作，切实强化档案管理工作者的行为意识，更好为档案智慧服务水平的提升夯实基础。另外，施工企业要积极学习国内外先进的档案管理工作方法，引进新型技术、设备，保证企业档案管理基础设施建设，加快推动企业升级转型，参与到档案事业改革中。企业在人员培训过程中，扎实档案工作者专业化能力的基础上，要大力渗透思想政治有关方面的内容，提升相关工作人员的职业道德素养，从思想层面上强化档案管理工作人员的行为意识。

五、结论

综上所述，智慧档案馆建设，推出智能化服务发展模式，将各项前沿技术融合到智慧档案馆建设中，搭建了档案实体资源与虚拟资源，在数字化档案馆向智慧档案馆转化过程中，加快优化了施工企业档案建设问题，借助智能化技术驱动施工企业档案智慧服务水平的提升，加强工程信息档案资源的整合，实现远程传输目的，形成智慧服务交互机制，助推施工企业健康发展。

参考文献：

[1]张凤丽.智慧档案馆的兴起及发展模式探寻[J].兰台内外，2020

[2]师宝玉.档案智能管理的特点与智能服务模式分析[J].档案管理，2020

[3]贺奕静，杨智勇.智慧档案馆的智慧服务功能及其实现[J].档案与建设，2019

（作者单位：中交第二公路工程局有限公司）

基金项目：陕西省档案局2020年度科技项目：大型施工企业智慧档案管理模式研究（项目编号：SX-2020-R-06）。

作者简介：韩佳丽（1989 —），女，汉族，陕西渭南人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。