卫生监督档案数字化管理思路与实践研究

2021-07-12赵延红邢磊

兰台内外 2021年10期

赵延红邢磊

摘要：本文对卫生监督档案数字化管理价值进行分析，并立足于档案管理现状，挖掘管理意识、监管机制、人才资源等方面存在的问题，最后提出可行性的管理措施。力求通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式，使数字化技术的价值得以充分发挥，有效弥补传统管理弊端与不足，在正确管理思路的引导下，推动档案管理的现代化转型。

关键词：卫生监督档案;数字化;管理措施

在卫生监管工作中，档案信息属于基础性内容，对卫生事业的发展历程进行真实记录，引导卫生单位的可持续发展。但是，当前该行业的档案管理现状不够乐观，在管理意识、监管机制、人才等方面存在问题，需要管理者积极转变思路，在网络環境下借助信息技术优势，引导该项工作朝着信息化方向迈进，实现更加理想的发展目标。

一、卫生监督档案数字化管理的价值

一方面，数字化技术应用有助于档案管理效率提升，实现档案信息的快速存储，从以往人工操作转变为全自动模式，此举不但可以节约更多时间，还可以促进监督机构信息资源的优化配置，为各主体提供优质便捷的档案管理服务。同时，数字化技术还可丰富档案载体，使档案底稿得到切实保护，真实的展现档案信息，提高档案资源利用率。

另一方面，还可为领导决策提供参考依据，促进决策科学性提升。通过规范档案处理流程，使卫生监督能够依法开展，并利用数字化技术使其成为电子档案，使管理质量得到进一步提升。卫生档案记载着卫生事业的发展历程，可为监督工作提供基础的素材，有助于了解此类单位发展的基本情况，各级领导可根据档案中的信息制定具体方案，使数字化档案的价值充分发挥，由此促进管理效率和水平的全面提升。

二、卫生监督档案管理现状

在卫生监督单位中，档案管理属于基础性工作，其作用和价值不容小觑，可对日常工作进行真实全面的记录，这就要求该项工作必须做到准确规范，可为卫生事业发展提供有力参考。长期以来，卫生行政部门将重心放在医疗管理层面，忽视卫生监督工作，在相关档案管理方面未得到应有的重视，导致数字化进程滞后于医疗卫生，档案管理现状不够乐观，具体表现如下。

1.管理意识淡薄

当前，部分卫生监督机构没有充分认识到档案工作的重要意义，数字化应用受到忽视，未能意识到新形势下档案数字化的紧迫性，单纯对医疗卫生业务、办公自动化等投入资金，势必会影响档案管理效率提升。部分机构未创建专门的档案室，一些单位的档案室空间狭窄。档案管理需要相应硬件设施支持，但因管理意识淡薄，在硬件投入方面少之又少，如计算机、移动硬盘等等均无法得到切实满足。因信息化基建投入不足，导致档案管理工作原地踏步，且现有计算机系统和设备的维护升级也难以实现，严重制约了信息化管理目标的全面落实。在软件方面，管理结构中兼职人员较多，专业水平较低，领导层因管理意识薄弱，缺乏长远的规划。

2.监管机制匮乏

在卫生监督体制改革之下，我国创建一系列相关档案管理制度，使该行业在业务发展层面有所成就。但因档案管理具有复杂性特点，其管理制度至今不够完善，具体表现为：内容开发不深、资源匮乏、整理分类无序等等。一直以来，卫生监管机构的监管机制匮乏，尚未制定高效可行的标准化文件，这将对数字化管理的全面落实造成极大影响。在日常工作中，每位员工的操作方式、遵循的标准不一，工作效率自然难以提升，还会引起员工的厌烦心理，在工作中敷衍应付等，这些都是因监管机制不健全引发的问题。

制度落后与档案管理工作性质有关，此类工作属于后台基础性工作，处于非主要地位，带有服务性特点，领导者一般不会给予过多重视，只有管理制度得以完善，才可推动该项工作的持续开展。在管理方式上，仍以手工操作整理为主，未能引进先进的科技手段，人工整理不但费时费力，还会增加档案人员的工作量，后期查找十分不便，影响档案价值的发挥。当前卫生监督事业发展较快，档案内容逐渐增加，类型日益复杂，分类更加细致，如若仍未引入数字化技术，势必影响档案管理工作的顺利高效开展。

3.人才资源短缺

因档案工作始终隐居后线，未得到应有的重视，对技术人员招聘与现有人员晋升造成不良影响。与其他部门相比，该部门的待遇较低，无法吸引优秀青年员工的加入，因长期未注入新鲜血液，逐渐成为单位的“养老部门”。同时，很少有单位能够面向档案管理工作进行系统化的培训，数字化管理缺乏长远规划，导致技术类人才严重短缺，人才缺口越来越大。

三、卫生监督档案数字化管理措施

针对当前卫生监督档案管理中存在的不足，应采取针对性的解决措施，促进数字化技术与档案管理的深入融合，理清数字化管理思路，通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式，使档案管理的数字化目标真正得以实现。

1.提高管理意识，强化基建工作

在档案管理工作中，长期受到传统管理理念影响，为管理模式创新带来较大难题。为实现数字化管理目标，应勇于冲破传统观念的束缚，促进数字化技术价值的发挥。在正式工作之前，面向全体管理者进行培训，使其深刻意识到数字化管理的意义和价值，引导管理者树立数字化理念，并循序渐进地开展与之相符的管理模式，使传统模式得到数字化改造，促进数字化管理理念的贯彻落实。

在思想认识提高后，还应作用于实践，加强软硬件的基础建设。在信息时代下，基础设施是指信息网络，单位应增加对档案管理工作的投入量，创建局域信息网，在此基础上创建完善的档案管理系统，还应在专业知识培训、基础建设等方面提供充足的人力、物力支持，保障档案数字化管理目标顺利实现。

在档案数字化之下，软硬件的投入也不可或缺，通过使用电子软件、信息设备等，使传统纸质档案朝着数字化、信息化方向转变。同时，相关机构应配置数量充足的计算机设备，满足数字化管理的硬件需求，具备文字、图像处理、声像扫描等功能。此外，还应针对档案管理现实需求，选择功能更强大的软件系统，只有软硬件条件相应，才可使数字化根本需求得以满足，实现数字化建设目标。

2.完善监管机制，构建网络系统

（1）制定档案整理标准

针对当前卫生档案存在的机制短缺、管理标准不统一的问题，应通过制定档案整理标准的方式，实现数字化管理工作优化，为相应管理机制提供有力支撑，具体措施为：根据档案类型的不同，对文件存储、建档、归档方式进行明确，由此提高整体工作效率。此外，还应制定档案监督、检查、考核机制，由此规范员工行为，激发其工作热情，使数字化管理更具实效性。

另外，还应加强档案基础性，一方面有选择性的开展数字化管理，与卫生监督档案相关资料情况相结合，选择应用率较高的档案实施数字化建设;另一方面创建科学完善的信息系统，以档案原件为基础，将信息录入到系统中，成立数据库。

除此之外，还应对数字化管理实施全面控制。在档案管理过程中，应对档案质量进行着重检验，提高质量监管与验收力度。在数字化处理后，原件务必完整保管，对于扫描时造成的损伤应提前修復;对经过数字化处理的档案图像、数据质量进行检测，确保扫描件与原件相符，内容与图片清晰，幅面准确，如若出现质量问题应重新扫描。

（2）构建档案质量管理体系

为了将纸质档案与电子信息精准的匹配，可将条形码技术引入档案管理中，也就是在业务系统中，每份档案都会自动形成一个条形码。当一项业务完成后，系统可自动将信息导入档案管理系统中。档案室在接收纸质档案后，只需扫描条形码便可将档案信息与系统信息校对，确保二者相一致，全过程可参照ISO9001质量管理体系来实现。

对于纸质档案来说，可采用抽检方式进行检验，一般是抽检20%，针对抽检文件的整体情况、档案数量、文件页数与装订等逐一检查，一旦出现破损、涂改、丢失等情况将立即追究责任。对于顺序混乱、文件正反颠倒、装订不符合规定等情况，要求重新修正，确保合格率达到100%。如若抽检合格率超过99.9%，则允许验收通过，如若未达到这一数值，则全部返回自行检查，直至与验收要求相符合。

对于图像扫描、目录建库的成果，抽检量可为全部档案数量的10%～20%之间。其中，要求档案编号的选择扫描页码与电子目录页码相同，扫描档案件与原始文件的准确率应为100%，一旦发现错误之处，图像数据将被全部返回自行检验;要求条目录的合格率大于99%，如若抽检合格率低于99%，则将其返回重新检查;其他数据抽检时的合格率超过98%即可，如若低于该数值，则要返回重检，直至与验收要求相符。

对于档案挂接成果，可抽取20%进行验收，要求档号、题名、图像完整度以及挂接准确度为100%，一旦发现有错误则被判为“不合格”，要求重新检查，其他数据的合格率达到99%即可满足验收要求。

（3）创建网络档案系统

一是目录信息数字化。在数字化背景下创建档案信息目录，可为数字化建档提供更多便利。同时，采用扫描技术、OCR技术、摄像技术、多媒体技术等创建与之相应的档案资源，对组件档案的目录信息进行及时获取，并通过数字化形式存储下来，借助网络平台相互连接，使档案目录信息得到有效管理，逐渐形成资源信息库。通过目录信息转变，有助于档案资源交流共享，使信息化建设变成有效的构成内容，促进档案资源作用与价值全面提升，与目录信息化发展相适应。

二是档案载体数字化。该项建设可使纸质档案、照片档案、音像档案与数字化要求相符合，创建多媒体数据库，对档案载体数字进行全方位维护，使档案管理打破时间、地域方面的限制，促进整个网络空间的高效应用。在档案载体中，应将档案建设科学性充分体现出来，使档案价值得到充分发挥，使人们对档案有更多的认识，从而丰富和完善档案管理内容，在数字化建设中实现全面开发与应用。

三是档案专题信息采集。数字化是档案发展的必然趋势，同时也是档案网站创建的基础所在。通过采集档案专题信息，使数字化建设更加完善，在信息采集与建库中采取专业管理模式，实现数字化档案工程的全面推广应用。在实际工作中，数字档案建设可对文件信息全面分析，为各个需要信息的单位或图书馆提供充足信息支持，从而带动整体档案数字化推广应用，使建设意义得到充分凸显。

3.加强人才培养，提高综合素质

当今时代人才资源最为珍贵，属于社会工作的核心所在，在卫生监督机构中，领导者要充分认识到人才的重要作用，做好优秀人才的引进与培养工作。在人才引进中，不但要对学历、工作经验有所要求，还要求其具备较强的信息素养与信息技能，并针对内部员工开展数字化技能培训，使全体员工专业技能与职业素养得到整体提升。为了吸引更多有识之士的加入，还可适当提高技术人才的薪资待遇，使档案管理部门不断注入新鲜血液，人才队伍永葆活力。

为了提高人才队伍的科技能力，还应贯彻落实档案管理信息化工作，通过岗前培训、继续教育等方式，重视全体员工专业技能与知识的培养，使信息技术知识得以普及。除参与培训活动之外，档案人员自身要树立自觉学习、终身学习的意识，不断更新知识体系，掌握更多现代化技术，为卫生档案事业做出更多贡献。

此外，还应重视档案管理者严谨性建设。档案管理的目标是为企业提供有价值的参考信息，确保企业稳定发展与成长。对此，应借助培训活动使管理者充分认识到档案管理重要性，改变以往敷衍应付的态度，以严谨踏实的心态投入工作，并制定完善的考核制度，严格按照规章制度开展工作，对于无故缺勤、擅自离岗等个人因素导致的信息失真情况，严格追究责任，并给予严厉的惩罚。为了激发员工的工作热情，还可制定有效的激励机制，采用物质和精神两种激励手段，如为贡献突出者授予“爱岗敬业员工”称号，并给予一定的现金奖励等等，由此激励员工更好的开展档案管理工作。

四、结论

综上所述，在科技飞速发展下，各行业逐渐朝着数字化的方向转变，卫生监督档案管理行业也不例外。对此，管理者应积极转变管理思路，将数字化技术引入实际工作中，通过提高管理意识、强化基建工作、完善监管机制、构建网络系统、加强人才培养等方式，促进档案管理效率提升，为机构可持续发展打下坚实基础。

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