新型方法在医院档案管理中的应用发展研究

2021-07-12陈菁

兰台内外 2021年10期

摘要：档案作为人类社会发展的产物，记录了人类社会发展的历史。每个人都会生存在不同的文化环境和生活环境中，都会潜移默化地被不同环境所熏陶，人们的行为、思想和情感都会呈现出同社会不同环境下的特征。所以，人的活动也是不同社会环境的直观表现，人活动的轨迹和生活的记录，都具有不可忽视的社会意义，这些记录和轨迹，也就是最早期的档案。为了提高医院档案管理的质量，就需要档案管理工作人员做出并落实更加全面的管理策略，以此为大时代背景下医院档案管理方式的转变提供一定帮助。因此，档案管理在我国的社会活动中，有着十分重要的工作职能。本文重点以档案管理在医院经营管理活动中的作用和未来档案管理的新型方法展开相关研究。

关键词：医院;电子档案;档案管理

档案最主要的功能在于凭证功能和参考功能，如果在档案的管理工作中，可以良好地发挥档案的主要功能，就会对现今人们的生活带来不可忽视的推动作用。档案作为历史信息和知识信息的载体，是重要的历史信息资源。随着时代的发展，社会的进步，经济的攀升，让我国在各个领域中都发生了变革和优化，因此，我国的信息资源十分丰富，提高了我国的战略性信息资源。医院档案管理是社会信息资源的重要组成部分，对医院的经营和管理有着独特的使用价值。基于此，本文针对医院档案管理进行创新，从而提高医院档案工作水平进行以下相关的分析和研究。

一、医院档案管理的基本现状

1.医院档案管理不统一

医院档案管理作为医院中各种保障体系建设的重要组成部分，在当前医院的发展中具有重要地位。医院通过科学的档案管理，能够了解医院当前机构体系建设情况，对了解医院整体的工作运转具有一定指导意义。但是通过相关研究分析发现，在现有医院档案管理工作开展中，还没有将医院中的档案进行统一化管理，因而在相关管理工作的开展上还不能取得明显的成效，严重影响了医院档案应用以及管理的效果。

2.医院档案管理不专业

医院档案管理需要完善的专业技能，由于医院档案管理的影响较大，所以需要具有更加专业的管理技能，只有保障了医院档案管理的专业性，这样才能为医院档案管理工作推进提供帮助。但是通过对医院目前阶段的档案管理现状研究发现，在实际的管理工作中并没有与此相关的管理意识，更没有形成完善的专业性管理工作系统，因而影响了医院档案管理工作开展，这显然说明医院对档案管理应用缺乏重视，在一定程度上制约了医院档案管理的科学发展。

3.管理意识较为薄弱

当前，在医院的电子档案管理过程中，一般都会有管理不到位以及管理意识十分薄弱的问题。医院各个部门之间并没有形成一个完整的电子档案管理系统，档案管理工作十分混乱。一般情况下，医院只会把各种红头文件以及具体的实践载体文件作为档案进行保存，而针对那些在工作過程中所产生的一些具有一定保存价值的文件，保管的质量就比较低。随着医院加强对于各种文件的管理和使用，假如对这些文件不能够进行科学的管理，那么医院就会面临着档案文件不全的紧张局面。

4.档案容易损坏

医院在进行档案管理的过程中，各个科室的档案一般都不是由自身进行保管，并没有形成比较科学的电子档案管理模式，电子档案还需要在计算机中进行存档，然而各个科室在计算机网络安全管理方面、资料安全管理方面以及病毒的预防等方面或多或少都会出现一些疏漏，再加上管理人员对于档案的收集以及整理的工作做得不够科学，就会导致档案出现缺失或者损坏的现象，问题很严峻。

二、医院档案管理在医院经营过程中的作用

1.医院档案管理的具体内涵

医院的档案管理除了医疗档案之外，还有医院从建院之初，所有经营管理方面的科研实践和管理活动中的声像、图表、文字等形式的原始痕迹，医院的管理档案不仅可以为使用者进行信息资源提供，还是医院决策、执行时候有力的凭证。

2.是国有资产关键的组成部分

医院的档案是国有资产关键的组成部分，对社会、生活、经济的发展有着重要的作用。涵盖的档案类型十分丰富，对医院的长久发展起着重要的作用，如财政档案，财政档案既是医院拥有有形财产的证明，还是医院相关专栏、土地使用、著作等权利的有形依据;科研档案是医院前进发展的动力设施，也是创新科研成果的重要依据，科研档案中记录了大量的科技信息与知识材料。通过科研档案，后代的科研人员就可以参考前人的科研成果，推动我国的科学发展，有助于实现可持续科技创新发展战略，提高人们解决医疗中实际问题的能力，提升医院的社会、经济效益;在人事档案中，有着众多的人力方面的信息资源，是医院管理、医疗技术方面人才储备的主要信息资料，对医院综合实力的提升有着重要的作用。

3.是医院在管理和经营方面提升的依据

当前在医院的经营和管理工作中，要想得知工作有没有实质性的提升，就需要与之前工作结果的档案进行比较分析。人的记忆是不牢靠的，尤其是距今较远的记忆，会出现记忆失准、忘记重要信息等情况，没有准确的信息，就无法正确进行后续的经营管理工作，而健全的档案，就可以良好的为医院现今的经营管理，提供正确有效的信息凭证。档案管理是医院管理中的关键组成部分，对医院的长久发展有着重要的促进作用，同时医院的档案管理，不仅可以根据医院的发展需要，为医院的决策管理助力，还可以协助医院的领导总结在实际工作中出现的问题和经验，降低工作中出现的问题，有助于提高医院的综合水平。

三、在医院档案管理过程中的新方法

1.使用档案管理网络系统

创建健全的医院电子档案管理系统，需要在医院中的各个档案室、各个科室间创建出更为完善的档案管理网络体系，还要明确档案管理的权限以及责任，保证能够形成一个统一的管理机构以及档案保管的实施计划，这样可以使档案管理人员权责明确，可以使得电子档案管理工作变得更加安全和可靠，使得档案管理变得更加规范。另外，还可以创建出更为健全的电子档案管理系统，使得工作人员在进行电子档案管理的时候，可以在最大程度上进行电子资源共享。对于医院中的所有病例、财务方面的数据以及医疗器械等一些相关的资料可以实现统一化的管理，而且通过对电子档案的科学管理，可以实现资料的统一化管理，还可以对电子档案进行全面的监督以及检查，保证医院的电子档案管理更加科学。

总的来说这种档案属于将网络系统与档案系统进行了融合，也就是站在网络的基础上来管理档案，但是根本上来讲没有脱离传统档案管理的基础。

2.使用电子档案管理方式

在进行医院档案管理的过程中，一定要结合医院的实际情况，制定出科学的档案管理方案，其中电子档案就是一种较为新颖的档案管理方法。第一，要让医院中的电子档案分类、排列以及保存的方式更为规范，使得电子档案可以得到更为科学和有序的管理;第二，要创建和制定出更加完善的电子档案资料的价值及评估的基本标准，还要创建出更加科学的档案资料保密措施和一些责任制度等;第三，要在最大程度上完善档案资料的收集以及管理的工作，档案管理人员一定要行使好档案的监督以及指导的工作，在电子档案的源头上展开科学化的管理，将电子文件进行科学的鉴定，进而可以将具有保存价值的档案归档;第四，医院工作人员在进行电子档案管理工作的时候，要使用档案信息集成系统，并且要进一步熟悉该系统中的基本运行方式，学会通过专业的档案管理系统进行文件的接收和处理，进而保障档案信息的有效性和可靠性。

未来纸质档案将逐步退出人们的视角，光盘、U盘、网盘等储存方式将映入人们的眼帘。这三种储存方式中，光盘的储存方式最方便，经济价值最高，因此成为档案管理过程中主要的储存方式。档案光盘作为电子化档案的主要储存方式，在记录的盘体中应该明确的标识储存条件、温度、湿度、时间、检查时间等等。在储存过程中，储存盘体主要需要满足以下条件：远离强磁场、远离高热源、远离有害气体、温度17℃～20℃之间，温度的波动值不能超过3℃。而湿度应该保持在45%以下，35%以上，湿度波动不超过5%。医院还可以加大对于电子档案管理的资金投入，引进一些先进的而管理技术设备。比如，将医院内部陈旧的计算机进行更新换代，并且购买一些性能比较先进的刻录机、防磁柜以及一些大容量的存储硬盘等。医院还要配置一些性能比较强的网络系统安全性软件，如防火墙以及先进的数据信息加密的相关技术等。医院还应该在最大程度上保证电子档案室整体的安全，医院可以购置一些灭火器和空调等设备，保证电子档案室可以安全的运行。而且，医院还要引进一些更为高效率的電子档案管理系统，使得医院内部的各个科室的工作资料以及所有的行政电子档案都可以得到更加便捷的管理。

在进行电子档案的录入过程中，储存时不应该仅仅储存一份，而是应该进行多份的储存与保管。根据档案信息的重要性进行适当的分级，尽可能地保证档案保密性的同时，还能保证档案管理的安全性。在一般来说，档案管理中的电子档案主要分为普通级与重要级两个级别。对于普通级的档案来说，一般需要备份3份，一份日常查阅，一份封存保管，一份异地储存;重要级别的电子档案则是需要备份4份，一份用来封存保管，两份日常查阅，一份异地保存。对于重要级别的档案来说，查阅的次数相比较于普通级别的档案更多，因此需要进行两份备份用以日常查阅。

3.使用政工档案管理模式

针对于一些特殊的档案，还需要使用格外的特殊方式进行管理，如政工档案需要使用政工管理模式，从而起到相应的效果。

在医院的工作中，思政工作也是非常重要的内容。在思政教育的实践中，积累了丰富的经验，这些经验大多体现在历史档案中。档案是历史的见证者，是历史事件的信息载体，档案可以良好的将历史重现，为医院的政工工作提供有力的思政教育理论借鉴，为医院的政工工作人员带来工作启示，丰富医院的政工工作人员的思政教育理论，为医院的政工工作人员，在实际政工工作中提供了大量的实践素材。众所周知，理论源于实践，要想良好的提高医院政工工作效率，就要有大量的实践素材。

例如，在医院的经营管理中，出现了很多的优秀事迹，对这些优秀先进事迹的研究，就可以从中探究出思政教育的内在发展规律，有利于扩展思政教育的方法和内容，同时在医院的经营管理过程中，其他历史档案对医院的政工水平也有着不可忽视的促进作用。档案管理在医院思政教育层面的实践方面，也有很多的记载，不仅有助于现今医院的政工工作人员继承良好的思政经验，还有助于其对以往政工工作的反思和总结。

总的来说，这种管理模式适用于其他的特殊档案，主要的作用是进行展示，从而收获更好的效果，政工档案管理需要进行展示，从而更好地更好地获得政工工作效果。

4.使用大数据管理模式

随着云计算、计算机信息化技术、网络科学技术的迅速发展，数据在全世界进行着指数级的疯狂增长。IBM早在2012年研究中就提到，目前人类文明收获到的所有数据，90%都是前两年产生的，到如今的2020年，在世界范围内所产生的所有数据是当时44倍。也正因此，全球知名的麦肯锡在最早提出了大数据的时代已经到来了。为此，医院要主动跟随时代发展的潮流，通过信息化技术创新医院的档案管理模式，大胆使用新技术，尝试新方法，运用信息化技术的高效性和便捷性，提升医院档案的查找效率和使用频率，提高医院的档案管理的质量和效率，增强医院在同行业中的核心竞争力，促进医院的长久发展。

5.注重医院档案的管理人员培养

大数据背景下，管理人才的培养非常重要，而医院内部的档案管理人员需要注意不断更新自身对于档案管理工作的认知体系和管理理念，学习更加现代化的大数据信息培训活动。医院内部在实际发展的过程中也需要注意转变网络技术人才的培养方式，尤其是在档案管理模式的发展过程中，需要从传统的管理模式转变成为现代化的管理方法。这就就需要更多的网络专业和计算机专业方面的人才，同时也需要对档案管理人员的技能水平和知识水平展开培养，从而更好的营造出现代化档案管理体系。而这一工作的开展实际上需要管理人员能够具备有专业的档案管理知识，除此之外也需要注意加强工作人员之间的档案管理经验交流，从而更好的站在实际工作情况上配合相关部门进行工作。

四、结束语

综上所述，随着我国医疗技术水平的进一步提升，给医院的发展也带来了很多的契机，同时医院在行业中的发展道路上也会受到更多的阻碍，医院要想实现可持续发展，就应该优化内部的管理结构，其中医院档案管理就是比较重要的一项工作内容，医院应该针对医院档案管理的各个环节予以优化，加强管理的力度，加入创新化的管理措施，使得医院的档案管理工作变得更加科学，进而推动医院整体的发展。

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（作者单位：临沂市中医医院）