物业档案管理工作的特点和作用研究

朱春

摘 要：我国物业管理起步较晚，仅有20年左右的发展历史。在近几年城市化快速发展下，物业管理工作也在不断进步中，也推动了物业档案管理的发展，物业档案管理是物业管理各环节中的重要部分，现目前逐渐形成完善的管理体系，并且在物业管理中发挥出自身的作用。本文针对物业档案管理，详细分析其管理工作的特点以及作用。

关键词：物业档案;管理工作;特点;作用

引言：针对物业档案，其载体多种多样，可选用文字、图像、音频等形式，全方位记录物业管理活动。物业档案管理是基础性资料，其水平决定着整体管理的效果，由此可见，物业档案管理的特点以及重要性。

1物业档案管理工作特点

1.1动态性

物业档案是根据业主以及小区为对象，将其信息、资料以及物业的活动进行归档管理。如在住宅区、办公楼、商业场所等，物业在管理过程中都会发生各种形式上的变化，而这些变化也会将所产生的文件材料填入到物业档案之中。因此，每一份档案都是一个完整的有机体，从中反映出物业变化的过程。同时，与物业息息相关的管理工作也不会一成不变，如物业对各类基础设施的维修更换;因客户需求调整物业布局;房屋产权人对其所有权的转让、买卖，信息的变更等，都会导致物业档案中的材料发生变动，这也体现出其具有的动态性。除此之外，随着城市规划建设及老旧城区房屋的改造，使得城市规划发生翻天覆地变化，对此物业需对档案中的图纸及时进行完善。针对这些种种的变化，物业档案管理需及时更换填充新的内容，舍弃无用的部分，以实现高效性，并且档案管理工作也需要资料纳入的精确和完整，可随时进行收集数据信息，准确归档管理[1]。

1.2灵活性

物业档案是物业相关管理服务情况的原始记录。档案内容对于物业有关的工作人员来讲，都属于公开透明的，如物业维修、绿化、安保、环卫等相关活动管理。同时，物业档案还具备着隐蔽性，如个人信息、产权资料、物业公司决策等，这部分档案包含大量个人私密信息以及公司机密，档案内容不便于向内外进行公开。而这就导致物业档案既有公开部分，也含有隐蔽部分，要求物业档案管理工作必须灵活多变，不能按照其他行业档案管理模式照搬照抄，需采取自身特有形式。既不能为保证资料隐私性不使用档案，也不能对档案无限制公开，避免重大隐私泄露，损害个人权益以及公司权益。因此，要求物业在档案利用过程中，需要考虑物业档案的类型以及使用者的需求，选择适合公开的信息为其提供相关信息，以便于发挥出物业档案的价值作用。

1.3服务性

以人为本理念深入发展，已融入到各个服务行业当中。在此基础下的物业管理服务，其不仅仅是对物业的管理服务，更多是对业主的服务。以一个整体的角度看，目前，小区的物业装修、租赁等活动较为频繁，物业档案文件材料也会跟随物业所产生的各种行为的需要不断调阅、查看。这说明了物业档案管理工作与其他行业相比需要付出更多的时间用于资料信息管理，尤其在档案借阅过程中，需要保证前后资料信息不丢失，科学规范档案利用，为需要物业档案的人员提供优质的服务。

1.4多样化

这是指物业档案形式多样化，目前，物业档案主要有图、文、声、卡、册等多种形式，展现出物业档案载体丰富多样。其中的图是指物业相关建设改造活动中，需要之前施工所绘制的平面图等;文字则是物业在进行服务活动时所产生的相关文字材料，这一类材料品种繁多，数量巨大，也是物业档案主要载体;声是指物业管理中作为取证使用的声像资料;卡是指将制作内容进行简化，形成使用便利的各类卡片;册是物业为了增加信息的容量，将类似相关的信息进行整合成册，提高了对档案的管理效率。

2物业档案管理工作作用

2.1关系着物业管理各个环节

物业档案管理工作是物业管理工作的基础部分，一般在物业管理开展后，其中各个环节都会对物业档案进行借阅和使用。无论是物业设施的检测和维修，还是物业费的收取等工作，都需要利用物业档案作为相关活动的支撑。如物业在对小区内地下水管、排污管道、消防管网等进行故障检测、维修工作时，便需要借阅物业档案中的设计图纸，以便于根据设计图纸制定出科学的检测维修方案，并能精确寻找故障位置，提高故障处理的速度，避免盲目施工造成不必要的经济损失。因此，做好物业档案管理工作，是实现物业高效化管理的有效措施，也能够保障物业各项活动的顺利进行[2]。

2.2有利于提高物业服务水平

从物业的经营活动角度讲，通过档案来进行住户产权、信息的查阅，便于物业掌握小区内住户数量、联系方式、生活等信息，其作为物业开展服务的基本资料，决定了物业公司开展服务的方向以及所实行的策略。同时，物业档案也为物业公司提升服务水平，树立企业形象具有直观参考价值。

2.3关系到小区环境和谐稳定

在信息化背景下，促使物業与居委会、社区街道的联系更加紧密，物业管理其已经不再是房地产下的衍生品，而是小区内用户的后勤保障者。小区内基础设施、物业日常管理、服务效率与水平都直接关系着小区内环境的和谐与稳定。在和谐稳定的居住环境下，居民生活居住环境质量得到明显提升，使得小区居民幸福指数上升，也有助于社会的稳定和谐，但这些种种都需要物业档案管理工作为基础。

2.4物业维护合法权益的保证

随着人们生活质量的不断提高，对物业高效化、标准化管理的要求也为断提高，在这一过程中，业主与物业之间的纠纷案件持续上升。如业主与物业之间的物业费纠纷，倘若没有物业档案作为依据，物业则难以维护自身合法权益;而查阅具有真实记录的物业档案后，即便有相关纠纷问题，物业也能依据物业档案将这些问题统统解决。

3加强物业档案管理工作的措施

3.1提高档案管理意识

物业档案管理工作是物业企业管理中的重要部分，要求档案管理应适应现代化企业发展需求，融入信息化技术，创新档案管理理念，并提高企业全体人员的档案意识。企业高层管理人员需要提高对物业档案管理工作的重视度，以身作则，实现物业档案管理工作与日常工作相结合，以此为基础制定档案工作制度，落实好责任划分，通过制度来约束企业档案管理人员的行为。同时，还要将档案管理工作与其他工作一视同仁，一起进行企业内部绩效考核以及奖惩，通过激励机制，提高物业员工从事档案管理工作的积极性，提高企业档案服务水平。

3.2建立档案管理制度

通过建立物业企业档案管理制度，可以有效规范档案管理人员行为，优化物业档案服务水平。首先，物业企业需要安排专门人员负责档案管理工作，并为其提供专门档案管理办公场所，做到专人专岗，避免归档等工作出现信息泄露、资料不完善等问题。其次，要明确档案管理工作职责，将档案管理工作中各个流程责任细分并落实，若某一流程中出现问题，可快速精确找出负责这一流程的工作人员。再者，需要明确归档制度，档案管理人员需要求各个部门及工作人员将工作中生成的文件及凭证及时整理并移交归档，档案管理人员负责监督，其他部门以及员工需要积极配合，完成档案归档工作。最后，需要不断丰富档案内容、拓宽档案工作范围，针对企业未来发展核心信息，需要做好信息保密工作，及时进行收集和归档处理[3]。

3.3提高档案管理人员水平

首先，物业企业需要强化档案管理队伍的建设水平。通过招聘档案管理专业性人才，确保其能够熟练掌握整个业务流程，并将先进管理理念和方式应用在实际工作当中。通过培训教育活动，帮助企业自身档案管理人员熟练掌握档案管理类型以及管理方式方法，明确档案管理工作中各个流程。同时，还需要培养管理人员责任意识和职业道德素养，确保其管理工作下的行为合法合规。其次，提高物业档案管理信息化水平。企业通过培训增强档案管理人员综合素养时，还需要融入信息化技术教育，使其在培训后能够熟练应用计算机网络以及信息技术等，实现信息技术与档案管理的有机融合，达到档案管理电子化、信息化的目标，便于满足目前社会多元化用户需求。最后，实现档案培训常态化。物业企业需要通过定期开展档案管理人员培训活动，包括专家讲座、知识问答等，不断增强和夯实管理人员理论基础和实践能力。

结论：综上所述，物业档案管理工作具有非常突出的优势，能夠有效提高物业管理企业的经济效益，以及市场竞争力。因此，物业必须真正意识到物业档案管理的重要性，才能真正发挥其应有的作用，从而提升物业管理整体水平。

参考文献：

[1]易桂平.加强物业档案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9（15）：15.

[2]周爰.对做好物业档案管理工作的认识与思考[J].卷宗，2019，9（18）：157.

[3]张春娜. 浅谈完善物业档案管理的建议[J]. 赤子，2019（20）：199.