新时期事业单位档案管理工作的思考

2021-06-29张琬悦

科技风 2021年12期

关键词：新时期事业单位档案管理

张琬悦

摘要：档案具有珍贵性、独特性以及多样性等几方面特征，档案对促进事业单位的发展具有重要意义。因此，在信息技术不断发展的背景下，应当充分重视档案管理的价值并对其进行规范化的管理，从而充分发挥其社会效益，使其成为事业单位重要文化资产。

关键词：新时期;事业单位;档案管理

社会的发展进步促使人们愈发重视档案管理的重要性，人们可以从中窥见历史发展的痕迹，并从中获取前进的经验，从而获得更好的发展。因此，人们需要重视档案管理的重要性，并不断寻找强化档案管理的措施。

一、档案管理的重要性

在信息化时代，进行档案管理的主要目的在于将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需要的信息，并通过档案中记载的历史变革汲取改革发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理，以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效的节省，而且实体档案的生命也能得到有效的延长，从而提高了档案的安全性，最终达到进行档案管理的目的[1]。

档案记录了一个单位的改革发展历程，其记载的历史发展事件为事业单位进行决策、管理提供了相关的依据，而且这些素材具有较高的收藏价值以及新闻价值。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且事业单位以此为依据制定的改革策略可以降低“走弯路”的概率，从而节约事业单位的人力资源费用，减少事业单位财务的不必要支出，事业单位的资金使用率也将会得到提高。在信息化时代，将现代技术运用于事业单位档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，十分具有现实意义以及历史意义。

二、档案管理中存在的不足

大部分事业单位在进行档案管理时还存在着一定的不足，主要体现在以下几个方面：

（一）没有正视档案管理的重要性

档案是事业单位在发展过程中的一笔重要财富，里面包含了事业单位的发展历程和日常生产活动，涵盖了人力资源、事业单位管理等方方面面的内容，它具有文书档案、技术档案等多种形式，在事业单位的发展过程中起了重要作用，但是很多事业单位却没有充分重视档案的重要性。部分事业单位的管理者较为重视事业单位的经济效益，工作重心也倾向于事业单位的经济发展，他们认为档案管理在事业单位中处于无足轻重的地位，档案管理者也只是对档案进行整理、存放。由于部分事业单位没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作。由于事业单位没有重视档案管理重要性，在管理档案的过程中存在突击收集、整理等问题，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案被遗失等情况，为事业单位带来难以预料的损失[2]。

（二）信息化管理中存在不足

随着网络技术的发展，在事业单位的档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理的过程中运用信息化技术具有便于保存信息的完整性、方便拷贝与抄送以及提升档案信息的时效性等方面优势，因此事业单位在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但是，网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果事业单位没有妥善保存涉及事业单位核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案应急管理中的问题之一。

（三）管理机制不健全，缺乏应有的应急处理方案

虽然部分单位制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅是流于表面，没有实际操作性。甚至有部分单位是为了应付检查才制定了应急预案，这些预案往往都存在着抄袭问题，这些预案很难在出现意外时发挥其应有的作用[3]。

（四）没有对档案进行充分的开发利用

很多单位的档案管理还处于库房管理的初级阶段，没有较好的共享档案资源，从而导致没有对档案进行多维度开发以及保值增值。除此之外，档案查询还采取的是手工查询的方式，在查询的过程中需要耗费大量的人力、物力，从而导致档案的利用率较低。

（五）档案管理方式較为落后

事业单位保存档案的传统方式主要是以纸质档案为主。但是，由于纸质材料的寿命较为有限，很多储存时间较长的档案就会出现图像失真、字迹模糊等方面的问题，从而导致很多珍贵的资料因此损坏。除此之外，科技的发展带来事业单位电子设备更新换代的步伐加快，从而导致早期视频档案没有可以播放的设备[4]。

三、强化档案管理的措施

（一）建立现代化电子资料库

为了提高工作人员以及文件借阅者的工作效率，需要建立现代化电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升工作人员的效率，减少纸质档案的损耗。当工作人员需要相关资料时，只需要登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息，从而减少了人力的损耗。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证事业单位内部核心资料的安全性[5]。

（二）建立档案管理建设目标，完善管理制度

在对档案进行管理需要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序地推进档案室的管理工作。事业单位要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时要做好档案室管理的长远规划与近期目标，在制定实际工作战略时要充分管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案室管理工作能够做到可持续发展。除此之外，在对档案室管理进行现代化建设时还需要做到“以人为本”，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步有所提升，不断了解、学习档案室管理的最新模式[6]。

除此之外，还需要对档案管理的相关制度进行不断的完善，只有这样，档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的过程中，需要对档案室管理的范围进行明确的规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。

（三）档案室管理需要运用现代化技术

首先，档案室中包含着很多纸质资料，因此档案室需要做好防火、防光等方面的工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，并定期跟换开关、照明线路等设备，从而将影响档案安全的危险因素都扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案室内的档案会越来越多，为了优化人力资源，方便借阅人查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当人们需要查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置[7]。

其次，档案室需要配备恒温、恒湿以及消毒集于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。除此之外，档案室还需要配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时的进行解决。

最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作。要对可以进入档案室的人员给予相应的权限，门禁设备可以采用电子指纹设备，只有相应的权限以及录入指纹的人员才能进入档案室。除此之外，还需要安装摄像头并做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录[8]。

（四）提升工作人员的专业素质

档案管理水平和工作人员的专业素质息息相关，因此相关部门应当重视培养工作人员的专业素质与业务能力，定期组织专业技能培训与信息技术的培训，接受先进的档案管理的观念，从而提升工作人员的综合管理水平。

（五）数字化保护

对档案进行数字化转换是目前档案管理人员最为重要的工作。工作人员需要对大量的档案进行有计划、有步骤的光盘转刻，并对其进行计算机编目，从而使档案逐渐转变为数字化档案。除此之外，如果发现纸质档案出现图像、字迹失真的情况，应当及时对其进行修复，并对其进行转存以及备份的工作。同时，还要避免出现重复劳动的情况[9]。

（六）推行一体化管理系统

一体化管理体系主要是指对各种档案资源进行编目整合，从而使其成为具有现实意义以及实用价值的文化资产。这将提升工作人员对其进行在再加工的工作效率，同时大量的节省了人力、物力以及财力，从而解决了没有对档案进行集中管理、利用的问题。

（七）加强档案资料检索的便利性建设

相关的工作人员需要加强档案资料检索的便利性建设，不断完善数字化档案资料库。深入筛选档案内容信息，并对其进行加工处理，从而在数据库中完善档案的相关信息，工作人员在查询相关资料时可以通过关键词检索查找到自己所需要的内容，从而更好地进行相关工作，最终达到推进事业单位发展的目的。

四、结语

时代的发展离不开创新，信息化时代的到来，为档案管理工作提出了更高的要求。因此，事业单位在发展的过程中需要重视档案的管理工作，正视其中存在的不足，并进行有针对性的提高，从而使档案管理更加規范化，提高档案管理水平，以便促进事业单位的发展。

参考文献：

[1]牛龙娇.新时期事业单位档案管理工作创新思考[J].办公室业务，2018，000（003）：73.

[2]马莉莉.针对新时期事业单位档案管理工作的思考[J].科技创业家，2014（06）：258.

[3]郑爱芳，傅琛.新时期做好事业单位档案管理工作的思考[J].卷宗，2020，010（005）：35.

[4]楚姜华.关于新时期事业单位档案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：211.

[5]沈振红.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].黑龙江科技信息，2017（13）：248.