大型企业会议室IT设备改进与管理

摘要：在科学技术不断发展的影响下，企业设备在企业生产中的重要性越来越突出。会议室中的信息设备维护和管理经常会受到各个部门的忽视，但是一旦出现了问题，就会给企业会议的顺利召开和圆满结束造成不利的影响，直接会给企业的工作开展造成很大的影响。本文主要是对大型企业会议室的设备管理现状进行简要的分析，对设备的改进和设备的运维进行了重点的分析，希望能够更好地维护企业会议室信息设备使用的安全性和有效性。

关键词：大型企业会议室;IT设备;改进;管理

设备是现代化生产力发展水平和现代化程度的重要标志，是企业获取市场高地的重要物质资源和保障，属于企业进行生存和发展的重要条件。在现代信息技术社会经济不断发展的影响下，大型企业的IT设备管理重要性被愈加的凸显出来。对于大型企业说，会议室时期进行工作讨论的重要场所，也是使用各类IT设备频率较多的场所，需要我们进一步加强对其管理的关注力度。

一、企业设备管理的重要性

（1）工作效率的提高。对于企业来说，它的生产是离不开各类设备的，设备可以说是企业能力表达的重要组成部分，因此需要对企业的设备进行强化管理，这样可以在很大程度上促进企业生产效益的提升，会给人们的生产和工作带来更多的积极性，从而让企业更具有活力。在对企业进行内部管理的时候，设备的完备性可以说是衡量企业的重要因素，尤其是在日益激烈的市场竞争当中，只有做好企业设备的有效管理，才能促进企业经济效益的提升。企业的管理水平对于整体企业的技术发展都会产生非常直接的影响，只有采用合理的管理方式才能让相关的设备更好的发挥出其使作用和效率，也会给企业的运行和发展带来很大的影响。运用现代化的企业管理方式，能够让工作效率得到很好的提升。

（2）设备管理与经济效益的关系。设备是一个企业进行生存的在重要趋势，因此只有对设备的管理水平进行不断的提升，进一步的促进设备使用效率的提升，才能更好地促进企业的生存和发展。除此之外，企业设备管理人员的综合素质和业务水平也是非常重要的内容，只有强化对其的重视，才能让企业更好地实现已经制定好的生产目标。对于新时代的企业设备管理来说，如何有效地降低设备出现故障的概率，进一步地提升设备使用的寿命是企业重点关注的内容，也是现阶段众多企业都在共同面临的主要问题。想要对设备故障率进行降低，就需要提前做好相关的检修工作，按照相关的标准来对存在的原因进行积极的分析和总结，防止出现类似的问题。

（3）现代化设备管理。在科学技术和社会经济不断发展的影响下，现代化的设备管理已经成为当代企业的重要内容，只有这样才能更好地符合当今市场经济发展的客观需求，同时也能设备的使用、管理和维护更好的适应现代企业的发展。要树立起现代化设备管理的模式，将现代化和信息化的思想作为基础，使用现代化管理的相关理论，对传统的管理模式进行积极的创新和优化，做到与企业管理现代化同步。总体来说，现代化设备管理是现代化企业的主要特征，其目的是为了提高企业的经济效益。

二、会议室IT设备的管理现状

对于大型企业的发展来说，会议室是经常会使用到的地方，其中的设备类型也比较多样。在近些年现代化和信息化时代的发展影响下，会议室的信息设备也呈现出逐渐增多的趋势，因此相应的故障率也有了一定的提升。对于会议室的IT设备来说，常见的隐患问题主要有几个方面，分别是电脑客户端、投影设备、线路和资料等。

（1）电脑客户端的隐患。会议室是一个企业开会的重要场所，并且也是现代企业当中使用计算机设备比较多的场所，如果对相关权限的管理不到位，就比较容易出现病毒感染的情况，会给电脑的运行速度造成明显的影响，严重的情况还会导致计算机系统出现崩溃的现象，进而影响到整个工作的进程。

（2）投影设备的隐患。现代企业会议室中必备的信息设备就是投影设备，它属于精密电子设备，在日常的工作中如果开关的操作存在着不当的问题，或者说周围的环境有着比较大的粉尘，连续使用的时间也比较长，就很容易会给投影仪设备的使用带来严重的不利影响。

（3）线路设备的隐患。参与企业会议的人员经常需要将自带的笔记本电脑与投影仪进行结合，因此就会出现会议室视频图形阵列线路和网线经常被人为插拔的现象，然后就会给会议室的线路造成一定的混乱，继而引起线路接口损坏的现象。

（4）资料保密的隐患。在参与会议之后会出现部分的用户没有及时做好会议文件删除的现象，这种现象非常容易引发保密文件或者其他治疗出现泄露的现象，而且也会在一定程度上影响到电脑的可用磁盘空间，容易引发崩盘的现象，这些对资料的安全性都会产生不利的影响。

三、会议室IT设备管理的改进措施

对于企业会议室中容易出现的隐患和问题来说，通常都是由IT运维部门来对其进行解决，通过采用针对性的措施来对会议室的可用率进行提升，同时还要对IT服务的质量和意识进行提升，通过这一系列的措施来让会议室的IT设备使用变得更加安全且有效。

（1）设备整改。在信息技术不断发展的影响下，笔记本逐漸在生活和生产中普及开来，会议中经常会使用笔记本电脑来进行工作的演示和汇报。但是一些会议室中还在使用传统的视频分频器，无法对2路输入的需求进行良好的满足，经常会有参会人员将原有的接线拔掉来接入投影仪，容易造成会议室线路混乱和接口损坏等故障。对于传统的视频分频器要进行一定的更换，需要采用二进二出的视频分频设备，这样就可以对户外接笔记本切换到投影的需求进行有效的满足，同时还能避免用户出现经常拔插线路的现象，避免设备和相关接口造成不利的风险。

（2）标签和提示。①设备标签提示。在会议室中做好设备标签的张贴和提示，通过这样的方式来减少用户找不到相应接口的可能性，同时避免出现过长时间的延误。②计算机屏保设计。要对会议室中的计算机专用屏幕保护和壁纸的设计进行关注，通过指引或者是提醒的方式来让用户多加注意，在投影仪处于空闲状态的时候，需要及时的关闭，并且要做好资料文件的删除，避免出现泄露的现象。③开通备用数据端口。为了对用户的便利性进行保证，方便进行信息设备的连接，同时还要对会议室的备用端口可用性进行保证，需要在会议室中开通备用数据端口，并且还要做好相关的标识提醒。同时，为了对电话会议的需求进行有效的满足，还要对电话数据口的开通进行关注，通过这样的方式来满足公司的会议需求。④张贴温馨提示。在会议室中醒目的位置进行各类温馨提示语的张贴，通过这样的方式来对各个会议室中与会用户进行告知，让其在结束会议之后对会议中的各项资料进行及时的删除处理，还要对会议室中的信息设备进行保护，引进私自拆卸和安装。在开展重要会议的时候，需要对IT运维部门进行通知，通过良好的协助来进一步的保证会议开展的安全性。

（3）建立起反馈渠道。想要更加方便的管理好会议室设备的日常，做好其故障检修的工作，就需要信息技术中心来做好定期的检查，通过这样的方式来对会议室信息设备的日常使用和维护等常用功能进行关注，并且要对工作人员的日常使用进行培训，明确相关的注意事项，建立起相应的反馈渠道，共同的管理好会议室的信息设备。

四、会议室IT设备的运维管理

（1）会议室巡检制度。想要对会议室信息设备的可用性和高效性进行有效的提升，需要制定出会议室巡检的制度，其中内容主要包括着各类硬件和软件的检查，同时还要制定会议室的信息设备责任人，对会议室维护的责任心进行提升，针对性的做好巡检，并且要在相应的巡检表格上进行签字和确认，然后选用合适的方式发送给相应的接口部门。

（2）会议室电脑系统定期恢复制度。对于会议室的计算机客户端来说，可以制定出定期恢复的制度，通过一键还原的方式来定期的做好相关系统的系统恢复工作，减少系统故障可能会引起的设备不可用现象，进一步的设备风险性进行降低。当系统发生故障问题的时候，需要对系统进行快速的恢复，通过这样的方式来有效地减少故障恢复的时间。

（3）投影设备的巡检制度。对于投影设备来说，它的主要消耗材料就是灯泡，在经过一段时间的使用之后就会给其亮度造成不利的影响，会在一定程度上影响到后续的使用状态。投影儀的灯泡一般是随着工作时间的延长而出现亮度的逐渐下降，一旦达到一定的期限之后就会出现自动报废的现象。对于会议室的投影设备来说，需要尽建立起每周巡检的制度，对使用时间过长的投影仪灯泡进行重点的关注和记录，通过多方面的综合性考虑来确定是否进行灯泡的更换。除了要对投影仪的灯泡进行检查之外，还需要对投影投射梯形、偏离投影幕和偏色等常见的问题进行关注，及时地做好相关的修复性工作。

五、结语

综上所述，企业设备管理的发展趋势需要与当下社会发展相适应的，因此就可以看出，对企业的设备管理进行合理的改造以及重组，然后采用适合企业的先进管理模式进行管理，也已经成为提高企业经济效益的有效措施之一。企业的设备管理注重的是经济效益，设备管理是为生产经营活动服务的重要内容，而信息设备就是现代企业管理中的重要组成因素，必须要对其管理进行关注。想要减少会议室信息设备故障发生的概率，需要相关的运维人员不断地提升自身的专业技能水平，要通过建立完善的会议室运维管理制度和相关的管理规范来进一步为企业的发展贡献出自己的力量。

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作者简介：田兰君（1972—），女，汉族，河北定兴人，大专，助理工程师，研究方向：音视频会议管理。