高校试剂全生命周期管理平台构建与实现

2021-06-24王洋洋张志强李恩敬刘雪蕾

实验室研究与探索 2021年5期

王洋洋，张志强，李晖，李恩敬，刘雪蕾

（1.北京大学a.实验室与设备管理部；b.化学与分子工程学院，北京 100871；2.西湖大学设备资产部，杭州 310024）

0 引言

近年来，国内高校越来越重视实验室安全工作，作为不可或缺的实验室基础物资，高校试剂的管理已成为实验室安全管理中重要组成部分［1-4］。

试剂从采购到使用、处置，涉及环节多，专业性强，目前管理体系不完善是普遍存在的问题［5］，一旦关键环节管理缺失或者管理不到位，当隐患突出时甚至可能引发安全事故［6-8］。自2015年教育部开展高校实验室安全检查以来，结果显示高校实验室存在各种各样安全隐患，在这些安全隐患中涉及试剂（化学品）占1／3，因此试剂管理是实验室安全管理的重中之重。具体体现在：试剂种类多，数量大，采购金额高；供货渠道多元，质量良莠不齐，隐患多；采购明细不清，台账记录不全；试剂作为消耗品，难追溯；管控化学品（剧毒、易制毒、精神麻醉类）难以有效管理，很难掌握危险化学品的全面数据［9］；危险物品运输问题；试剂占用大量实验室空间；存放形态多样（气体、液体、固体）；后续处置品种繁多，数量巨大［10-11］；缺少抓手等方面。

目前高校科研院所的试剂种类繁多、数量大、使用频率高、使用人员多、人员流动性大，且科研任务重，如果按照传统方式对试剂进行出入库管理，会极大分散科研人员的精力。按照党中央、国务院部署，深化科技领域“放管服”改革，按照能放尽放的要求赋予科研人员更大的人财物自主支配权，充分调动他们的积极性，激发创新活力，壮大经济发展新动能，切实把科研人员从烦冗的审批、烦琐的杂务中解放出来。根据“放管服”改革精神，结合“互联网＋”新思路，实现管理与服务并重，服务促进高效管理。

1 试剂管理平台构建

1.1 顶层设计——统一管理

(1)建设依据。根据《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》［教监〔2012〕6号］、《教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》［教财〔2012〕7号］、《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》［教技〔2012〕14号］文件精神，为了更有效地执行国家关于加强科研经费管理和科研领域廉洁从业风险防控的要求，需要加强化学试剂采购管理。

根据《危险化学品安全管理条例》（国务院令第591号，2013年修正）、《易制毒化学品管理条例》（国务院令第445号，2018年修订）、《剧毒化学品购买和公路运输许可证件管理办法》（公安部令第77号）、《实验室危险化学品安全管理规范第2部分：普通高等学校》（DB11／T 1191.2—2018）的规范和要求，为了提高实验安全管理能力，加强危险化学试剂、管控化学试剂管理刻不容缓。

不管从科研经费管理还是实验室安全管理考虑，实现规范、有效的试剂管理势在必行，因此需要建立统一平台，实现对试剂的全流程管理。

(2)平台定位。学校试剂管理平台是集试剂采购、审批、库房管理、存量管理、废弃物处置、统一结算、资料查询、安全教育宣传于一体、根据学校实际情况量身定制、具有北大特色的全过程闭环管理平台；该平台具有数据实时准确、对用户透明、流程规范、全程可追溯等特点，为北大师生提供一站式整体解决方案。

(3)指导思想。平台建设与运行的指导思想是方便师生，寓管理于服务，以服务促管理。

(4)建设目标与运行模式。平台建设依托互联网，采取软件＋硬件＋支撑保障的模式，实现对试剂进行全程管理，抓源头、管过程、控末端，有效调节试剂库库存种类和数量，降低实验室存量，通过提高服务质量促进管理水平，防范风险。

1.2 底层支撑——信息数据互联互通共享，科学设置关键环节

(1)建设底层支撑数据库。实验室安全管理涉及人、机、物、法、环等各方面的信息资料，难以用传统方式有效管理，需要利用新技术、信息化手段实现，整合各个信息孤岛，构建完整的数据链，建设相关标准数据库支撑，①人员数据库；②实验室房间数据库；③产品数据库；④采购数据库；⑤存量数据库；⑥危化品MSDS数据库建设等，实现全覆盖、全链路、闭环的信息大数据支撑。

(2)实施供货商源头把控。实验室所需的试剂来自供货商，需要对供货商资质各进行审核和有效期管理（见图1，2），与经营的产品关联，未经批准，无法在系统上架，有效期失效后自动下架，同时设置供货商的准入、关停和退出机制，可以有效对试剂产品从源头管理。

图1 供货商审核

图2 供货商上传资质信息

(3)实施分级授权。实验室安全管理涉及环节众多，利用信息手段，梳理相关环节，合理、科学设置关键环节把控，实现责任分解，明确各级各类的权限和责任，权责相对应，全过程可追溯：①实验室内部根据岗位进行权限分级管理：实验室负责人（PI）→科研秘书／助理→实验室管理员→实验室人员。②校内各级根据职能分类管理审批：实验室负责人（PI）→学院负责人→保卫部／实验室与设备管理部→试剂库。

1.3 试剂管理平台设计与实施——全生命周期管理

平台建立试剂采购、配送、储存、使用、处置全过程闭环管理，关键环节控制，通过抓源头——控过程——管末端的管理理念指导试剂管理平台建设，业务流程设计见图3。

图3 试剂管理平台闭环管理流程图

图4 试剂管理平台采购流程图

图5 试剂管理平台安全知识推送

(1)试剂采购流程。试剂采购流程参照目前流行的网络采购平台模式，用户即用即会，非常友好（见图4）。平台中试剂采购流程有如下特点：①实现了安全知识精准推送和学习（见图5）；②管控品采购系统内审批，缩短采购审批周期，提高工作效率；③通过冻结方式提前锁定试剂采购经费，实现了统一结算功能；④试剂收验货，收货人在线签字确认，确保订单实际发生，货物与订单相符，既可以降低安全风险，也有助于廉洁从业风险防控；⑤试剂配送和实验室废弃物回收，学校试剂库实现专人专车送货上门、同时回收实验室废弃物；配送回收人员配备小型应急设备并具备应急知识，可以有效防止在运输中出现试剂出现事故，避免因此给老师、学生和配送人员带来不必要的人身伤害，同时降低实验室废弃物存量。

(2)试剂储存环节。试剂不规范存放情况普遍存在，尤其是危险化学品和管控品的储存，建立规范的试剂存放库和降低存量是根本解决办法。学校试剂存放分为校级试剂库和各实验室存放库两级，试剂库由专业人员经过系统培训后，专业化管理，通过调节校级试剂库的库存备货、实施快速配送方式，有效调节和降低实验室存量，提高校级试剂库周转使用效率，降低风险。①对校级试剂库房进行科学规划、宏观调控、充分利用。校级试剂库承担试剂供货、验货、审核和管制化学品的储存等，为全校师生提供服务。日常使用频繁的化学试剂，试剂库会动态存储，方便师生及时使用。在对校级试剂库房的科学规范试剂中包含：整体安全防护设计、库区设计、货架设计、库位设计以及货物分层摆放规则、库位编码规则、二维码管理模式设计；为支持校级试剂库的日常管理工作，在软件系统功能设计上考虑到货品基础数据结构设计、试剂库货品进销存管理、危化品暂存、送货和废液回收以及动态智能补货、动态盘库设计和智能路线规划设计（见图6）。②对实验室试剂存放的严格要求和检查指导。我校通过历时6年的实验室每周巡查工作，构建了全面的实验室房间基础信息库，试剂只能存放在实验室房间，不得存放在不具备条件的场所，不允许实验室存放过量试剂，尤其是危险化学品和管控化学品。

图6 校级试剂库房管理设计

(3)试剂使用环节。在试剂使用过程中，通过学校统筹安排实验课程和实验室绿色化建设，避免重复开课，充分利用良好的实验室资源；引入少用、回收、少排的环保理念，优化实验室环境［12-14］；建立健全试剂台账管理体系（见图7），设计提供多种便捷的维护台账信息的操作方法，其中基于手机二维码方式最简便、及时、有效；建立健全试剂调剂平台（见图8），调剂过程需要根据试剂质量分情况处理。

图7 试剂台账管理体系

图8 化学试剂调剂平台

在危险废物处置环节中，学校因地制宜，在化学学院等学院就近设置集装箱式实验室废弃物暂存库。通过科学设计，确保暂存库通风、废气处置、应急设施一应俱全，整体造价合理，内部为定制的废液存放柜，可临时存放百余桶实验室废液，完全能满足实验室日常要求，且安全、整洁、环保，日常维护管理方便。通过在线发起危险废物回收申请（分类申请），试剂管理平台上门回收危险废物（分类回收），通过平台数据统计分析功能，实现危险废物统一处置（见图9）在危险废物统一处置过程中，引入废液回收桶二维码扫描，实现从废液回收数据库追溯来源。

图9 危废处置回收流程

1.4 试剂管理平台宣传、培训、监督管理体系

试剂管理平台作为一站式解决方案，宣传、培训与监督管理体系也包含在平台中。安全知识与制度板块中提供较为完善的实验室安全使用知识和制度要求，为实验室安全管理提供依据，危险化学品的MSDS信息为师生危化品操作保驾护航。通过日常的安全知识讲座和线上、线下实验室安全教育与培训全面提高实验室管理人员、实验室操作人员的安全意识，同时，通过实验室安全责任制的建立、实验室安全巡查工作和危险化学品台账管理，有效保障实验室安全。