医院加强新冠肺炎疫情防控档案收集管理的策略探究

2021-06-16黄富才

档案管理 2021年3期

黄富才

摘要：当前医院新冠肺炎疫情防控档案收集管理工作尽管取得了成效，但还存在些许不可小觑的问题。本文重点围绕医院加强新冠肺炎疫情防控档案收集管理提出了建议及措施，希望对医院新冠肺炎疫情防控档案收集与管理工作有所帮助。

关键词：新冠肺炎疫情;疫情防控;医院;档案收集;档案管理

Abstract： Although the current hospital collection and management of COVID-19 pandemicarchives has achieved results， there are still some problems that cannot be underestimated. This article focuses on strengthening the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals and puts forward suggestions and measures， hoping to help the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals.

Keywords： COVID-19 pandemic; Epidemic prevention and control; Hospital; Archive collection; Archive management

疫情防控档案是一种重要的历史记录，是医院应急管理能力和成效的真实反映，是后续疫情防控工作的开展、临床诊疗及公共卫生体系构建等方面的重要依据。

1 新冠肺炎疫情防控档案的归档范围

新冠肺炎疫情防控档案即疫情防控过程中产生的和疫情防控有关的纸质资料、图片及音频等原始记录，其真实记录了此次疫情防控工作与生活，在归档范围方面有着较高要求。[1]

1.1 综合类档案。综合类档案与文书档案类似，重点记录了国家、政府、单位有关疫情防控的决策部署与政策引导情况。

1.2 医疗防治类档案。医疗防治知识是经各种渠道不断推广的，比如有关专家对人民群众宣传防疫知识，专家研发出新冠肺炎防治药方等，这些医疗防治知识保障大众健康。

1.3 医疗救治类档案。医疗救治类档案就是在对新冠肺炎病人进行救治当中生成的系列档案。救治活动中所形成的有关患者的定点医院管理、救治方案、医疗监测、用药及会诊等文件材料都属于这类档案。[2]

另外，还有医疗援助类、物资保障类、科技攻克类、抗疫统计类和宣传报道类档案等。

2 加强收集与管理工作的必要性

2.1 留住最真实的历史。海量的疫情防控档案资料是党与政府领导人民群众抗击疫情的真实记录，必须强化收集管理工作。

2.2 提供可供参考的经验。疫情防控档案中有许多关于疫情防控的信息、经历的挫折和教训以及成功经验和方法等。其具有确定性、原始记录性、社会性、历史性等特性，可以为国内甚至其他国家疫情防控提供资料支持、经验借鉴及政策参考。[3]

2.3 履行档案工作职责。疫情防控过程中，各级档案部门都积极投入到疫情防控工作中，为党和政府提供决策咨询，为医院医生诊治提供参考，为科研专家提供依据。

3 医院新冠肺炎疫情防控档案收集与管理的特点

3.1 档案收集难度大。新冠肺炎具有极强的感染性，医务人员需要全副武装才可以进入病区一线，无关人员则无法靠近，也就不可以及时拍摄到医务人员救治护理的工作场面，这使得档案收集工作存在局限与缺憾。

同时，疫情防控工作进行期间的紧张忙碌，也存在无法兼顾档案收集与归档工作或不愿把經办的文件资源进行移交的情况。此外，民间生成的有着代表性的档案又很难掌握，这都使得档案收集难度加大。

3.2 档案内容多样性。新冠肺炎疫情防控工作档案资源内容存在多样性，包括上级文件、应急预案、隔离病区建设、患者救治、捐助接收、英雄人物事迹等多方面资源，还包括了各级各类网站、微博、微信、报纸等媒体宣传产生的图文、音频等数据资料。

3.3 档案管理复杂性。新冠肺炎疫情防控档案与普通档案有所区别，具有较强复杂性与不确定性，医院难以在短时间内快速、准确地预测疫情规模与危害程度，这使得国内外疫情蔓延与防控工作进行会出现一些无法预知的情况。疫情防控档案资料源自防控多个方面，并且因为疫情变化而不断变化。对此，普通档案的收集、整理、保存及使用等常规程序无法完全适用。

3.4 档案管理专业性。新冠肺炎疫情防控档案属于突发性公共卫生事件专项档案，有着较强的专业性。医院档案管理工作者需要灵活运用疫情防控专业知识与档案管理技能来科学管理疫情防控档案，从而真正做好疫情防控档案管理工作。[4]

3.5 防控管理刚需性。疫情防控管理对医院智能化提出了高要求，会促使医院网络建设更加健全，具有刚需性。就档案工作而言，虽然传统的档案管理已经有一定的基础，但仍然存在专业人才匮乏、创新力不足问题，也存在信息安全、标准统一、数据共享和管理信息系统配置不完善等问题。这些问题有望因防控管理的刚需性得以缓解。[5]

4 档案收集与管理工作相关建议

4.1 健全制度，规范流程。新冠肺炎疫情暴发期间，传统的档案管理中的方式方法已经不能完全适用。医院根据实际情况制定档案有关管理方式，确定医院不同部门间的分工与职责，提升档案管理工作效率，对档案进行规范化管理，为疫情防控档案收集与管理工作提供制度保证。[6]

4.2 主动出击，广泛收集。首先是全过程收集。疫情防控档案收集需要穿插于疫情防控工作全过程中，档案管理人员深入疫情防控有关职能部门，进行分类指导，提供精准服务。[7]其次是大范围进行档案征集，通过社会各界力量广泛征集，保证疫情防控档案资料的完整性，让疫情防控档案更加完整、立体。[8]

4.3 提前布局，全程管理。建立由专业结合兼职档案管理者构成的疫情防控档案工作小组，把档案管理工作穿插于医院防疫工作全过程中。

4.4 确定归档范围，精准高效收集。医院档案部门要依照有关要求来制定合适自身实际的档案归档范围和归档方式，实现档案收集与管理的精准高效。[9]

4.5 统筹疫后管理，实现价值增值。通过对疫情的防控措施与成效进行分析，挖掘事物发展的内在联系，可以为今后疫情防控工作提供依据。[10]

医院应该加强谋划疫后档案管理工作，设立疫情防控专项档案，推进医院卫生医疗事业发展，让人们认识到档案的重要价值，增强档案工作的影响力。

参考文献：

[1]施瑞婷，李欢.疫情防控档案情感价值探析——以全国档案微信号原创热搜榜中新冠疫情相关推文为例[J].档案学研究，2020（06）：60-69.

[2]刘婧.我国新冠肺炎疫情防控档案征集现状调查与分析——以省级综合档案馆为对象[J].档案学通讯，2020（05）：21-28.

[3]马燕婷.新冠肺炎病毒疫情防控背景下档案管理部门的责任与担当[J].档案管理，2021（02）：52-53.

[4]赵鑫强，方路.新型冠状病毒疫情档案专题数据库建设初探[J].档案管理，2020（05）：56-57.