基于大数据技术的档案数字化工作探讨

李珍妮

【摘要】    随着心新时期的到来，网络信息技术、云计算、大数据技术等飞速发展，并在各行各业得到了广泛应用。实现档案数字化管理是大数据时代的重要趋势，也是大数据技术应用的必然要求。要全面认知到档案数字化管理的特点和优势，并深化分析档案数字化管理存在的问题，并提出针对性的应对策略，以便促进档案数字化管理的有序高效进行。本文主要阐述了在大数据技术背景下，优化档案数字化管理工作的策略，旨在深化档案数字化管理效果，保障档案管理事业的稳定发展。

【关键词】    大数据技术    档案    数字化管理

引言

在大数据时代，网络信息技术的迅猛发展，不仅改变了人们思维模式，也对各行各业的生产模式带来了极大的变化。依托于现代化的大数据技术，改变传统的档案管理模式，实现档案数字化管理是当下社会的比绕要求，对于提升档案管理质量，促进精准化管理水平很有帮助。因此，要积极应对档案管理中存在的问题，改善管理理念，优化管理模式，提升档案管理的信息化水平，强化推广数字化档案管理，提升档案管理效率。

一、特点概述

1.1便捷化存储

在大数据技术背景下，计算机、信息管理系统等软硬件设施的全面应用，为档案数字化管理提供完善的物质基础，可以利用数字化存储技术，利用扫描等方式把纸质档案资料信息转化为数字化档案资料信息，方便计算机进行有效识别，用户可以通过计算机方便查阅。[1]数字化档案管理，减少的档案空间占用，增加了数据存储空间，实现档案存储便捷化。

1.2自动化管理

在大数据技术支持下，档案信息管理系统可以对不同类型的档案数据进行分类管理，简化了人工鉴别程序。利用智能化管理技术，实现档案智能化和自动化管理，极大程度上减少了管理人员的工作量，既能保障档案数据的真实性和完善性，而且还可以优化工作人员的服务意识，提升服务质量。

1.3快捷化查询

档案数字化管理，用户可以利用计算机进行操作系统，快捷化的查询目标档案资料的关键字等，信息管理系统自动为用户呈现查询结果，简化了用户查询和使用流程，提升了使用率，减少时间浪费，强化了档案查询速度，充分挖掘档案的应用价值。[2]

1.4信息共享性

在大数据技术背景下，依托于网络信息技术，构建完善的档案信息共享平台，不同单位和部门的可以对相关的档案信息进行即时共享，加深信息沟通，拓展馆藏档案数量，实现档案资料价值的深度开发。

二、问题分析

虽然随着大数据技术的逐渐发展，我国的档案数字化管理取得了一定的成效，但是其在具体实施中还存在一定的问题需要相关人员予以重视。

其一，质量管理不完善。在档案数字化转化过程中，过度追求数量和速度，忽视质量要求，导致数字化管理效益较低，而且在后期加工处理过程中，质量控制不足，严重违背质量标准。其中包括图片去污不彻底、图像和实体不符，数据挂接问题等，直接导致数字化档案利用效率的降低。[3]

其二，对档案数字化成果潜在价值开发不足。当前的档案数字化管理中，其功能和价值主要表现在查询浏览和打印方面，严重忽视了对其潜在应用价值的跟踪和挖掘，导致档案数字化成果利用率较低。

其三，在大数据技术背景下，档案数字化管理日趋成熟，但是在部分地区，对大数据技术应用、人才配置、资金支持等方面还存在极大的缺陷，严重影响了数字化档案应用价值的开发和挖掘。很多档案馆忽视对数字化档案后期维护管理，电子载体损坏、文件丢失等现象频繁发生，造成严重的档案资料损失。

三、优化策略

3.1拓展数字化范围

在大数据背景下，多樣形式的海量数据被生产出来，并且依托于计算机技术，能够对这些数据进行全面的处理分析，保障信息查询和应用的精准化。在此背景下，为了提升数字化档案的应用范围，为更大范围的人员提供更加丰富的档案信息，要适当拓展数字化档案范围，进一步提升数字化档案的全面性和广泛性，为数据分析奠定良好的基础，更加深度的开发数据信息的价值和功能。

因此，在进行档案数字化转变时，要对馆藏资料信息进行全面分析和整理，掌握基本类型、形态、数量等相关信息，从而对档案数字化转换工作的开展做好充足的准备和合理规划，尤其是要保障计算机、扫描仪等软硬件设施以及资金支持、人员和技术配备等要完善。[4]此外，还要注重对不同类型的档案进行分类管理，合理设置使用权限，保障档案数字化管理的安全性。

3.2强化过程管理

数据真实性和准确性是数字化档案管理的基础要求。大数据技术处理过程中，自动化水平较高，减少了人为主观操作痕迹，为数据的真实性和客观性提供保障。在进行数字化档案资料转化过程中，还存在一定的人为操作痕迹，例如数据收集、设备操作等，因此要强化过程管理，严格控制数据质量，防止在数据转化过程中出现失误问题，从根本上保障档案信息的真实性。

在具体实践中，要保障工作的精细化管理，不能为了片面追求速度和进度而牺牲质量和效益。

其一，要保障档案基础整理的规范性，和其他档案业务步调保持统一性，确保档案整理工作的全面性和有序性。强化日常业务指导，开展定期的质量检查和抽检，保障案卷质量标准的有效执行;对库藏旧档案的整理的缺陷进行全面认识，并查询原因，采取规范性措施进行处理，保障档案数字化成果质量。[5]

其二，对档案数字化转化过程进行严格的监控，保障质量。制定科学的、可行性的质量标准，完善管理章程要求，最大程度上减少数字化管理风险。及时反思和总结，统一问题处理方案，优化数字化整理流程。

3.3优化技术应用

大数据技术的应用，强化了数据管理的高效性和快捷性。因此在档案数字化管理中要进一步强化技术应用，对各类资源进行优化配置，从而强化档案数字化管理高效性，提升其更服务效能。因此，在进行档案数字化管理过程中，要综合应用多种形式的技术手段，结合人工辅助识别，实现档案数据的全面采集和存储。

针对图片和PDF格式的数据信息，可以利用OCR技术，对数字化影像文件进行有效识别和处理，并将其转化为通用格式进行输出保存，通过人工核查确保其数据准确性。[6]

针对音频和视频等档案数据，通过“语音识别+人工辅助”的方式，将其转变成文字信息，可以结合实际情况添加字幕等资料，方便内容检索形式的开展。

针对照片档案，主要利用人工采集的形式，对照片的相关信息编写详细的资料介绍等。通过现代化的技术手段和人工识别的有效结合，提升了数字化档案信息的全面性和准确性，保障档案数字化成果的高效性，为大数据技术、语义网技术的应用奠定基础。

3.4深度挖掘数据成果

数字化档案不仅内容数量较多，而且类型丰富，存在极大的潜在研究价值。依次，要对数字化档案进行有效跟踪，深度挖掘其内在研究价值。数字化档案附加价值的开发和应用，直接影响到档案馆的未来发展高度。要保障对档案数字化成果实施完整性的采集，并对其开展全面的、系统性的整理、统计、分析，优化分类，对于其相关的数据开展全面挖掘和分析，并在此基础上，构建不同类型的专题检索数据库。[7]此外，要注重选择合适的选题，对档案编研的模式进行优化创新，满足大数据时代的信息管理标准。其中，尤其是要重视对具有较高利用价值的数字化成果进行全面编辑，最大程度上发挥数字化档案信息的利用功能。

3.5强化维护管理

要注重对数字化档案的维护管理工作，防止管理不当或者是不科学的存储方式影响其质量。妥善保管电子档案载体，如光盘、硬盘等，配置完善的读取环境。合理控制存储环境的温度和湿度，做好防尘、防震工作，避免受到紫外线等的危害。垂直存放软盘和磁盘。[8]最好数据备份工作，防止电子文件信息丢失。注重加密保存，对相关软件进行及时的病毒查杀工作，防止受到病毒侵害。完善管理制度，强化工作责任，控制工作权限，保障数字化档案的全面维护管理。

3.6优化人员队伍

高素质水平的管理人员，是强化档案数字化管理效果的重要保障。转变人员工作思维模式，强化其信息素养，培养网络化管理意识，综合利用大数据技术，树立科学的资源共享观念，构建完善的共享数据库。强化人员的主动性，结合现代化大数据技术，深度挖掘数字化档案潜在的应用价值。创新人才引进机制，优化人员队伍结构，提升人员队伍综合素质水平;要对现有管理人员开展全面的培训，拓展相关知识储备如计算机应用知识、数字化知识等，强化技术应用水平。

此外，还要注重为不同部门业务沟通和交流创建良好的平台，促进业务交流，拓展人员工作思维，实现技术更新;强化人员职业素养的提升，优化道德思想觉悟水平，强化工作主动性;推行人才分层管理，塑造一支高素质的管理人才队伍。

四、結语

综上所述，在大数据技术背景下，实现档案数字化管理是大势所趋。工作人员要对档案数字化管理的优势特点进行全面了解和认知，并对数字化档案管理中的问题进行全面分析，并采取合理的对策进行优化解决，拓展数字化管理范围，强化过程质量管理，优化技术应用，强化数字化成果价值开发，注重数字化档案后期维护管理，提升人员队伍的综合素质水平，使其满足大数据时代的发展要求，为提升档案数字化管理奠定基础。

参  考  文  献

[1]赵莉.大数据视角下档案数字化工作优化策略探析[J].兰台世界，2020（09）：92-94.

[2]李晓叶.探究大数据背景下的档案管理模式转型[J].中国管理信息化，2020，23（16）： 190-191.

[3]谢迎杰.以数字化促进档案管理优化工作初探[J].兰台内外，2020（23）：7-9.

[4]李永萍.大数据下的档案数字化浅析[J].内蒙古水利，2020（05）：72-73.

[5]费紫琦.大数据应用背景下高校智慧档案馆建设研究[J].兰台世界，2019（08）：52-54.

[6]凌瑞英.大数据技术下服务导向型档案利用管理策略[J].兰台世界，2019（06）：109-111.

[7]刘水英.大数据环境下基层档案数字化工作的探索与实践[J].档案天地，2018（11）： 29-30+33.

[8]刘江永.大数据时代背景下的档案工作[J].环球市场信息导报，2017（34）：118-119.