关于档案信息化建设与档案管理的思考

谢洪林

【摘  要】现阶段，档案信息化建设已经成为人们关注的焦点，在信息技术日益完善的今天，档案管理工作也要不断寻求发展和创新。因此，相关部门需合理利用信息技术，提高档案管理的整体效率。论文主要分析档案信息化建设与档案管理，以供借鉴。

【Abstract】At present， the construction of archives informatization has become the focus of attention. With the improvement of information technology， archives management should constantly seek development and innovation. Therefore， relevant departments should make rational use of information technology to improve the overall efficiency of archives management. This paper mainly analyzes the construction of archives informatization and archives management， for reference.

【关键词】档案信息化;档案管理;档案建设

【Keywords】archives informatization; archives management; archives construction

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）04-0030-02

1 引言

档案信息化建设中，工作人员需要积极創新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

2 档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

3 档案信息化建设与档案管理中存在的问题

3.1 无法正确认识档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

3.2 档案管理标准不统一，管理规范性有待加强

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。再者，档案管理工作不规范，管理方法较为落后，与经营管理存在脱节问题，干扰了档案信息资源管理与其他环节信息管理间衔接的紧密性。

3.3 档案管理人员业务水平欠缺

档案管理工作中，很多人员均为兼职的管理人员，只有很少的一部分档案管理人员专职从事档案管理工作，因此，档案管理人员的专业能力和工作水平存在较大的差异。兼职的档案管理人员并未受过专业系统的培训，仅仅依据自身的计算机操作经验完成档案管理工作，故而无法及时有效地解决工作中出现的问题，只能等待专业的技术人员加以控制和处理。另外，管理人员专业知识明显不足，在应用管理软件的过程中会出现归档不及时，甚至信息错误等问题，上述问题也成为影响档案工作效率的关键因素。

4 档案信息化建设与档案管理的有效措施

目前，信息化建设与档案管理存在着十分明显的问题，为积极转变档案管理信息化建设的现状，档案管理人员应充分结合档案信息化建设与档案管理的现状，采取科学有效的档案信息化与管理措施。

4.1 制定完善的管理规范，建立健全的标准体系

现如今，科技发展水平不断提高，社会也加快了前进脚步，企业管理呈现精细化管理特征。档案管理也应高度顺应时代发展特征，积极创设与现代社会相适应的档案管理制度，以获得社会和工作人员的广泛认可，加强档案管理的规范性和科学性，为档案信息资源管理多个环节的无缝衔接及全方位发展创造有利条件。制定细致完善的管理规范，一方面约束工作人员的行为，另一方面也可引导其他工作人员细心谨慎地对待档案管理工作。

4.2 加大档案信息化建设软硬件投入

相关单位必须高度重视信息化建设，同时结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档案管理数据库和通信方式的科学化建设。现如今，我国档案信息化建设的水平存在十分明显的差异，能够推动档案信息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。该种情况与相关单位工作人员的重视程度有着十分密切的联系。对此，相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好執行工作，合作和协调各项工作的有序开展，不断提升信息化水平，为单位信息连接与共享创造有利条件。

另外，档案信息化建设的主要目标是简化档案工作，提高档案信息的利用率，充分展现档案信息的价值和作用。传统档案管理工作中，工作人员的压力较大，任务量繁重。对此，可积极采用先进的技术和设备，使用扫描仪和智能识别技术，实现文字、图片及音频资料向数据信息的转换，合理利用统计分析软件，处理档案数据。数据存储和更新的过程中，合理应用云计算技术能够有效降低管理成本，且利用云计算技术建立的档案平台可在短时间内存储、查找并传输数据，也可维持数据信息的安全性与完整性，信息化的优势十分明显，故而有关单位务必高度重视设备投入，以顺应现代社会的发展要求。

4.3 确保信息管理安全

档案管理工作中，一方面要采用先进的技术，另一方面也需培养并任用高端的技术型人才。综合素质较高的管理人才能够促进档案信息化建设。档案信息化管理实现了档案收集、存储、查找及统计的自动化建设。而若想实现这一目标，则应组建专业技能过硬的人才队伍。

首先，单位要培养高素质且技能过硬的管理人才，要求这类人才既具有扎实的理论知识，又要具备丰富的工作经验，如此才能在短时间内适应单位建设和发展的要求。其次，组织内部人员参与专业培训，引导其学习专业知识，加深人员对计算机技术的认知，熟练操作计算机。最后，单位内部也需建立科学有效的奖惩机制，规范人员操作行为，且调动人员工作积极性。领导必须正确认识档案管理人员的物质和精神要求，使管理人员可以以更加充足的精力和更加饱满的热情开展档案管理工作。

4.4 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的整体质量。相关单位需要采取有效措施不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质，这会对日后档案管理工作的总体发展趋势产生较大的影响。为不断提高档案管理人员的个人素养，首先，选择专业知识扎实、专业技能过硬的档案管理人员。档案管理工作人员在日常工作中除存放档案外，还应合理利用网络技术存储和接收档案，修改并完善档案，对档案进行格式化处理。档案管理人员也要在日常工作中增强自身计算机操作能力，单位内部可定期组织开展专业知识与技能培训工作。

5 结语

档案管理工作对诸多单位的建设与发展起到关键作用。档案管理部门应该正确认识档案信息化建设的意义与价值，认真分析目前档案信息化建设与管理中存在的各类问题。在时代发展的大背景下，改变传统的档案管理理念，优化档案管理的信息化水平。基于信息化技术，单位的档案建设和管理将会更为高效有序，更为规范，进而发挥出档案的最大利用价值，为单位的稳步前行提供强大助力。

【参考文献】

【1】王永福.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].健康周刊，2017（12）：45-46.

【2】张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020（10）：83-84.