外贸电子邮件写作的常见问题及应对技巧

摘 要：外贸电子邮件是国际贸易活动和跨境电子商务交流过程中的重要沟通媒介，成功的电子邮件对于交易的达成、问题的解决发挥着重要作用。然而工作中的一些邮件写作存在语言过时、表述冗余、语气不当、逻辑混乱的问题。基于此，提出外贸电子邮件写作要与时俱进、简洁精炼、灵活应变、就事论事的应对策略，以期能够提升外贸电子邮件的写作质量，实现有效的商务沟通目标。

关键词：外贸电子邮件;国际贸易;问题;应对策略

外贸电子邮件在促进国际贸易活动顺利开展过程中发挥着不可替代的作用。然而，当前一些新入职的外贸业务人员在外贸电子邮件写作过程中总喜欢套用书本上学到的一些模板及表达，缺少对客户的具体分析，从而影响了与客户的有效沟通。有效的外贸电子邮件必须“想客户之所想，急客户之所急，突出客户的获益。”这就要求在实践业务操作中，必须以客户为中心，写作时首先必须考虑客户想要获取什么信息以及他们的母语文化和语言水平，确保写作时要做到有的放矢。总体来说，当前一些外贸电子邮件写作中主要存在语言过时、表述冗余、语气不当、逻辑混乱的问题，上述问题的解决对于外贸电子邮件总体质量的提升和国际商务沟通目标的达成将会起到积极的推动作用，具有重要的经济价值和意义。

一、 外贸电子邮件写作的常见问题

（一） 语言过时

外贸电子邮件是由过去的商务信函演变而成，而过去的商务信函被动冗长、枯燥乏味，信函中充斥着诸如 “Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal”， “With reference to your above- mentioned order”， “Kindly furnish me with this information soon”等一些表述，此类表述是上世纪二三十年代经常使用的语言，其中充满了程式化的语言，毫无情感和个性，从而拉大了写信人与读者的心理距离，传递给读者一种拒人千里之外的感觉。如今的世界，人们都在追求一种鲜明的个性，读者也希望看到写信人的个性和激情，而不是上述老套乏味的陈腐表达。然而，当前的外贸写作教材中仍然沿用着这些老套的表达，从而直接造成了新入职的外贸业务员照搬课本，语言表达老套，缺少个人的思考和个性。

（二）表述冗余

表述冗余是指使用了辞藻华丽的句子而造成了表述的臃肿。虽然外贸写作教材上一开始就指出外贸电子信函写作一定要遵循简洁性原则，也即是说，能够使用简单的词不应使用复杂的词，能够使用简单句就不要使用复杂句和复合句。可是结果往往是书中的样例与前面所提出的原则不相一致。以至于毕业生走上工作岗位还是沿用 “Please be informed”， “We would like to draw your attention to the fact that”， “I should be very grateful”等表述，这些句子比较华丽，似也礼貌，但在阅读效果上却很难给读者留下深刻印象，反倒会使当今的读者生厌，因为这样的语言显得臃肿且无效信息过多。

（三） 语气不当

语气在外贸电子邮件写作过程需要特别注意。日常的口头沟通能够通过目光交流、肢体语言、语调变换等清楚地表达，但是这些所谓的“弦外之音”如何在电子邮件中得到体现，词语和语气的选择就显得极其重要，不当的语气往往会冒犯读者。如 “We cannot do anything about your problem”，即便事实真是爱莫能助，亦或者真心不愿做出弥补也不应该使用这么过于直白的回复，因为此回复很容易引起读者气愤，同时也会反映出写信人不近人情和体谅。再如 “I am writing to complain because I was unhappy with the way I was treated in your store today”，虽然该句话表达的也是事实，但由于写作人表达过于直白，一个 “complain”就会让读者觉得刺眼，不管什么情况，要想得到合适的处理那么一开始都应该使用缓和而非咄咄逼人的语气，不能合理地使用缓和语气只会让问题更复杂。邮件的语气会反映出写信人的精神风貌和状态，因此，合理地把握语气的选择在邮件写作中尤为重要。

（四） 逻辑混乱

外贸电子邮件一般都要遵循经济性原则，这与商业的特点密切相关，客户不可能花太多的时间研读一篇内容繁琐，尤其是内容多且逻辑混乱的电子邮件。如一封催促装运的电子邮件回复中写到 “We are pleased that we have been able to excute the order within the contracted valid period this time and wold like to express our strong willingness to pay even more prompt attention to your future orders”。细细品读，本句表述可谓无任何逻辑可言，买方在邮件中已经写明供货商发货延迟需要尽快发货，而供货商在回复中却说很高兴在合同的有效期内完成装运。在合同期按时完成订单装运是理所应当的，何来高兴？这无疑会给对方留下拖拉而且不够坦诚的印象。更让人觉得莫名其妙的是“今后我们会更加及时地处理贵方日后的订单”一句，本次的装运都出现了不及时，何来以后更及时呢？此处的“more”是要和这次的装运速度比较吗？这不是贻笑大方吗？由此可见，电子邮件写作的逻辑很重要，否则必然造成不悦，难以实现有效沟通的目的。

二、 外贸电子邮件写作的提高技巧

（一） 与时俱进

与时俱进是指外贸电子邮件的写作要紧跟时代发展的节拍，使用几十年前那种冗长、过时的套话显然不合时宜。当前随着“一带一路”倡議的纵深推进，不少外贸企业的客户遍布“一带一路”沿线国家，而英语并非这些国家的母语，考虑到这些国家客户的英语水平，写作过程中最好使用简单的英语进行沟通，这也符合当前的简明英语潮流。比如邮件中尽量使用 “Thank you for your letter of 12 June”而非 “We are in receipt of your letter of 12 June”，“I am sorry to hear about the mistake made with your order” 而非 “We are extremely distressed to learn that an error was made pertaining to your esteemed order”。只有使用了符合时代的语言才能够更好地沟通，时过境迁的表述难免让人感到迂腐刻板，使人失去阅读兴趣，并最终影响到沟通效果。

（二） 简洁精炼

简洁精炼是外贸电子邮件写作所要遵循的重要原则，它主要反映在用词、句子段落和内容三个层面。在选词方面尽可能选取单音节、简单易记的词汇。外贸电子邮件写作无需向读者展示文采。永远记着“读者的耐心和时间都是有限的。短词很清晰，而且很容易被人理解。”在句子层面一般应遵循能够用简单句就不用复杂句，能用两句话表明观点就绝不用更多的句子。有研究标明“一个段落的词汇量应该控制在45个左右，三到五个句子通常就能表达一个观点。”句子和段落太长会给读者带来阅读负担，让读者花很多时间获取重要信息，这会使他们失去耐心。因此，在选词上，尽量使用普通的小词，使用 “try”而非 “attempt”，使用 “end”而非 “terminate”等;在句子层面，去掉不必要的单词，将长句变为短句，把 “we would like to draw your attention to the fact that ...” 简化为 “we would like to inform you...” 。最后，邮件内容要言简意赅，直接告诉读者邮件的主旨或要点。

（三） 灵活应变

灵活应变是指外电子邮件的措辞语气一定要灵活。“语气就是邮件所透露出的情感、行文的正式程度以及对所涉及主题和收信人的态度。”邮件中的语气一定要避免不近人情、居高临下或者傲慢无礼，要做到表达准确，语气真诚。如 “To be frank with you， if it was not for our good relations， we wouldnt consider making you a firm offer at this price”。这句话给人一种傲慢无礼之感。买卖交易过程中，还价是再正常不过的事了，可是把良好关系拿出来作为否定对方还价的理由显得极不合适。反过来思考一下，正因为是关系好，是老客户，所以才想得到更多的优惠，这很正常。上述生硬的语气很难让读者接受，何不把这种傲慢的语气改为比较亲近的语气，如 “To be frank， it was for our good relations， we make you a firm offer at this price”。两种语气比较一下，高下立判。因此，交易需要的也是真诚，合适的语气对于业务的开展会起到事半功倍的效果。

（四） 就事论事

就事论事是针对外贸电子邮件中的逻辑问题而言的。外贸电子邮件是买卖双方对于具体问题的沟通。对于具体的问题的答复一定要言之有据，合情合理。有一封还盘邮件，买家认为卖家的价格偏高，希望卖家能够降价5%成交。卖家在回复中写道 “We wish to inform you that our price has been accepted by other buyers in your city， where substantial business has been done， and inquiries have kept flooding in over the past few months”。前半句主要根据自身的交易实际说明价格不高，这一点略显牵强。众所周知，衡量价格的合理与否应该从市场的角度来说，而非自身的交易经历，这会使对方感到不够客观，理由不够充分。当然，如果说这部分尚可勉强接受的话，那后一部分就有些离题了。文中说到过去几个月我们收到了很多询盘，试问这个询盘跟价格合理有关系吗？毕竟询盘只是交易之始，询完盘也不一定能够成交，因此，从这一点讲，用询盘量的多少来说明自身价格的合理显然从逻辑上是不可取的。再如一則亚马逊上的POA邮件，整个邮件多次重复道歉，一开始写道 “We are truly for what happened...”， 临近结尾又写道 “This is our fault due to the lack of strict management of the product and service provider”。出问题致歉很正常，但需明白道歉再多也不能解决问题。如果遇到投诉，最好的方法应该是围绕着事件本身进行调查，并给出合理的解决方案，而非反复地道歉或者保证。还有一封邮件，由于卖方厂区遭受台风袭击而无法如期交货，在此情况下，写信给买方请求延展信用证。在邮件的正文说明原因之后，写道 “If we had finished production one week earlier the shipping company could have offered space and the consignment would have arrived at your end. However， the reality is that， from now on， the space of the route to your port will not...” 这两句话，卖方可能是想表达一下内心的歉意，但面对问题，更重要的是指出解决问题的方法。第一句用了虚拟语气，后面一句又指出了截然相反的事实，这样的表述，一来不符合外贸电子邮件经济简明性原则，二来这句话有些跑题，显得画蛇添足。请求延展信用证，只需说明要延展信用证的理由即可，对于这种看似礼貌、自谦的话语会给读者一种不合逻辑之感，因此，应予以删除，切记就事论事。

三、 结束语

随着“一带一路”倡议的推进和跨境电子商务的纵深发展，我国企业与丝绸之路沿线国家之间的外贸交流合作必将越来越多。外贸电子邮件作为国际商务沟通中的重要媒介和手段，其作用不可忽视。外贸电子邮件是隔空对话，无法察言观色，因此，为了能够更好地达到沟通目标，只能从用词、风格、语气等角度寻求合适的策略。

外贸电子邮件写作中应摈弃过时老套的表达，采用现今简洁的表述;句子段落内容也应该做到精炼简洁，帮助读者节省时间，突出邮件的信息和主题;在语气方面，避免盛气凌人、死板生硬，应该灵活巧妙地考虑到对方的心理认同，避免造成不必要的不悦，影响到沟通效果;最后，还必须注意写作内容的逻辑，要做到就事论事，避免回避主题而言其它，做到有的放矢，沉着坦诚应对。只有做到上述四点，才能够写出高质量的外贸电子邮件，更好地实现沟通目标。

参考文献：

[1] Shirley Taylor编著，卢艳春，白荣梅译. 商务英语写作实例精解（第七版）[M].北京：外语教学与研究出版社，2017.

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[3] 熊小秦. 以客户为中心的外贸函电沟通策略[J].对外经贸实务，2020（1）：64-67.

[4] 王炳焕. 基于文化背景的外贸开发信写作策略[J].对外经贸实务，2020（4）：66-68.

[基金项目]本文系河南省政府招标课题“自贸区建设背景下创新商务英语人才培养路径研究”“商务英语专业导论”阶段性成果（课题编号：2017B337）。

[作者简介]贾和平（1980—），男，黄河科技学院副教授;研究方向：商务英语。