高校会计档案影像化的实施路径研究

刘丕平 王海清 史焱 刘进 汤巍（山东大学 山东济南 250100）

一、研究背景

2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》第七条明确规定：“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”。2020年3月，财政部、国家档案局联合制定发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（以下简称《通知》），对电子凭证的使用、保存给出了明确的规定。在此背景下，建立电子会计档案管理系统，规范电子凭证使用就提上了高校财务信息化发展的日程。

近年来，高校的会计服务模式正在发生根本性的变化，从现场排队取号的面对面报销模式→网上预约，现场排队报销→启用自助投递机，全天候、零等待→电子发票、网上签批逐步推广，财务智能报销是大势所趋。从审批纸质凭证到逐步实现电子审批，纸质档案已演变为数据流、电子档案等形式，这就要求会计档案管理紧跟信息化建设步伐，加快推进“互联网+会计档案管理”模式。

二、会计档案管理现状

（一）工作量分析。随着高校办学规模和收支规模的逐年递增，每年形成的会计档案也呈现出跨越式增长。会计档案管理人员不仅要整理、保管大量的会计档案，还要应对各类审计、检查等工作，费时费力，且效率低下。以S大学为例，其2015年至2019年形成的会计档案数量如图1所示。

图1 S大学2015—2019年会计凭证数量统计表

（二）会计档案管理问题分析。高校的会计档案主要是按照“预约报销-审核记账-整理装订-归档入库”的过程以纸质形式流转。目前，档案管理存在如下问题：

1.会计档案信息化建设滞后。目前，S大学采用的仍是纸质档案管理方式，档案在保存、借阅过程中存在大量问题，会计档案的完整性、安全性得不到保证。在信息化建设方面投入的资金较少，会计档案系统建设滞后。

2.会计档案管理成本高。会计档案纸凭据来源繁多，涉及到多个部门多种业务，仍采用纸质打印、人工装订、保管、查阅的方式管理会计档案，每年会计档案管理投入的人力、物力成本较高。

3.会计档案查阅效率低。不同于人事档案相对集中、查询调阅频率低的特点，会计档案相对分散，查阅频率高、效率低。通常，纸质会计档案由各个校区分别存档，查阅档案须到各个校区现场查阅，共享程度差；且人工查找、拍照、打印，效率低下；稽核、审计查阅不便。

4.会计档案管理不到位。安全管理措施不到位，纸质档案存在损毁、丢失、泄密风险；档案调阅、日常管理记录不完整或不规范，难追溯；借阅会计档案时，附件存在遗失、损毁、被篡改等风险；档案管理人员业务能力和积极性欠缺，距信息化管理目标差距较大，不利于档案工作的管理。

三、会计档案管理的发展趋势

（一）发展趋势分析。目前，大部分高校难以满足《通知》中所提出的“仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”的要求，普遍的做法是将电子发票的纸质打印件作为报销依据，无法在财务系统中保存对应的电子会计凭证。为落实《通知》精神，高校应尽快修订财务报销制度，优化报销流程；升级改造财务系统，实现对电子会计凭证的查验、保存，建立会计凭证与电子凭证的检索关系。

1.会计档案影像化。会计档案影像化就是将记账凭证及其附件，通过扫描、拍照等形式形成图像，上传至档案管理系统，并与财务核算系统、财务查询系统建立数据关联，方便项目负责人可以高效、便捷地查阅电子会计凭证，同时也保证了财务信息的安全。会计档案影像化实施方案可作为凭证电子化之前的折中方案。一方面影像化易于实现，可以在现有报销模式不变的情况下，通过对纸质凭证扫描实现全部档案的影像化；另一方面影像化档案虽然不具备数字档案在内容检索、资源利用方面的优势，但是在其他方面与数字档案优势相当。

2.财务智能报销。会计档案影像化极大地方便了项目负责人查阅电子会计凭证，是计算机技术和信息化建设的必然趋势，但是也存在一些不足。主要表现在：一是聘请专业的档案管理公司进行扫描，需要耗费一定的人力成本；二是事后扫描存在一定的时间延迟，账务处理完成后无法立刻查阅凭证；三是影像化仅以图片形式进行保存，无法对图片信息进行处理。为解决会计档案影像化的不足之处，可构建财务智能报销系统，使用OCR技术自动识别发票信息，上传发票同时自动完成发票查验、电子凭证保存；报销人员选择需报销的发票，提交后即可完成预约报销申请；通过智能审核，自动完成各类稽核规则检查；通过文字识别，自动转化成可编辑、存储的财务信息。智能报销系统保证了电子会计凭证的一致性和唯一性，极大地简化了报销流程，为报销人员提供了便利。

（二）实施会计档案影像化的必要性。

1.会计档案信息化建设的必由之路。近年来，高校的财务信息化建设不断推进，已实现网上预约报销、24小时自助投递、开具电子发票等功能，逐步推进与其他职能部门管理系统的数据共享。财务数据已实现在各个信息系统中传输、处理，最终回归财务系统，形成会计凭证，但受限于纸质会计凭证的单一保存形式，无法通过线上进行查阅，导致纸质会计凭证成为财务数据的终点，无法满足当下电子会计档案保管的需求。

2.异地多校区财务一体化发展的需求。高校规模逐步扩大，异地多校区运行导致的跨校区业务办理等问题已成为高校亟需解决的难题。2018年，S大学提出“两不出”的服务目标，即“教师办事不出学院，学生办事不出校区”，推动了各部门信息化建设的步伐，扩大了线上办理的业务范围，促进了S大学一校三地八校区互动协同、高效运转、一体发展。为满足各校区报账的需要，S大学设置了五个报账点。根据《会计档案管理办法》《S大学档案管理办法》，当年形成的会计档案由各校区财务部门档案室临时保管一年，超过一年的会计档案需移交档案管理部门保管。如需查阅档案，需提交档案借阅申请，并在档案所在校区的报账大厅或档案管理部门查询，手续繁琐，且经常需要跨校区查询。实施会计档案影像化可以有效简化会计档案查阅手续，且解决跨校区查询不便的问题。

3.优化档案管理的必然趋势。传统的档案管理以纸质凭证为载体，档案保存时必须保证环境干燥，避免档案受潮、损毁；档案查询、外借须履行必要的借阅手续，且需现场查阅，消耗大量的时间、人力成本。实施会计档案影像化，可以解决会计档案管理中普遍存在的繁琐、低效、高成本等问题，并为财务工作带来诸多便利。

（三）实施会计档案影像化的难点。

1.保证财务信息安全。传统模式下，借阅纸质会计凭证需要履行必要的会计凭证借阅申请手续，登记备案，并由专门的档案管理人员陪同进行，财务信息相对安全。但实施会计档案影像化后，如何进行查阅权限管理，保证财务信息不被他人窃取，如何保证服务器正常运转，是档案管理系统迫切需要解决的难题。为保证影像化会计凭证使用安全，需要对查询权限进行设置。通常，一份会计凭证涉及多个项目，一般不提供线上查询、下载功能。考虑到账务处理实际情况，建议系统对多项目为同一项目负责人、多项目涉及不同项目负责人的部分凭证进行筛选，后者主要包括科研经费入账、科技成果转化、收入分成、内转、固定资产入账、暂存等类业务，以上业务可供项目负责人查询。

2.票据粘贴满足影像化标准。档案管理系统通过高速扫描仪对会计凭证进行扫描、识别、上传等操作，原有的票据粘贴标准无法满足影像化的要求，比如鱼鳞状粘贴、折叠、发票背面签字等形式，不利于拍照和扫描。为保证会计档案影像化的顺利实施，正式实施之前，S大学发布了规范财务票据粘贴方式的通知，并制作短视频进行广泛宣传培训，为凭证影像化的顺利开展打下良好基础。

3.满足电子档案管理的要求。传统模式下，会计档案仅以纸质形式保存，由财务部门临时保管一年后，按规定需将纸质会计档案移交给档案管理部门。实施影像化以后，在向档案管理部门移交纸质会计档案时，需同时提交电子会计档案，并满足档案管理部门的档案入库标准。这就要求在项目论证阶段，财务部门需与档案管理部门进行沟通，了解电子档案管理的要求和相关规定，规范影像化工作流程，对档案管理系统进行升级改造，保证影像化会计凭证符合电子档案管理的要求。

四、高校会计档案影像化的实施路径分析

（一）项目论证阶段。

1.项目调研。S大学在实施项目之前，对其他高校的会计档案影像化开展情况进行了调研和询价，借鉴其他高校的成功经验和做法，结合自身会计档案管理现状，梳理系统需求，绘制了会计档案管理系统流程图，如下页图2所示。

图2 会计档案管理系统流程图

经过梳理，档案管理系统需满足如下需求：在人员权限设置方面，人员类型包括扫描人员、审核人员、查询人员、财务人员；在系统对接方面，档案管理系统需与财务核算系统、财务查询系统对接；在查询权限设置方面，财务查询系统中仅供项目负责人查看自己负责项目对应的影像化会计凭证。

2.系统开发及测试。S大学的会计档案影像化方案实施是基于上海A计算机有限公司的档案管理系统，该系统可实现扫描、审核、查询、下载及工作量统计等功能，并与财务核算系统、财务查询系统等实现互通互联、数据共享。通过高拍仪和高速扫描仪，凭证扫描员对会计凭证进行拍照或扫描，上传至档案管理系统，并由凭证审核员对影像化凭证进行核对，确保图片质量清晰、凭证挂接准确、附件不缺不漏。为保证影像化工作效率和准确性，针对凭证号的唯一性，对财务核算系统进行升级改造，将凭证号对应的条形码打印在记账凭证上，通过高速扫描仪及档案管理系统的自动识别功能，自动将会计凭证影像化图片与凭证号挂接，发现问题自动统计并反馈错误信息，充分体现了档案管理系统的智能化、便捷化。

3.信息采集时点。在信息采集方面有以下三种录入时点及方式可以选择：（1）网上预约导入。经办人通过网上预约系统录入报销信息时，上传凭证附件。财务制单人员导入预约单时，同时将报销单关联的影像化附件信息传输到财务核算系统中，并与生成的凭证信息关联。财务制单人员可根据制单情况，对系统中的影像化数据进行增减操作，确保影像化会计凭证与实际会计凭证保持一致。缺点：一是影像化数据来源于经办人，图像质量无法保证；二是制单时不仅要审核原始凭证，还需对财务核算系统中的影像化附件进行审核、调整，增加了核算的工作量。三是增加了预约报销的复杂程度，易使报销人员对财务服务的满意度降低。（2）制单录入。财务制单时通过高拍仪、扫描仪等对凭证信息进行拍照、扫描，同时上传到财务系统和档案管理系统。优点：对网上预约报销无影响。缺点：一是制单人员扫描，增加了制单人员的工作量；二是对于复核有问题需要修改的凭证，需要重新录入或修改影像化信息，导致重复工作；三是对设备的需求量比较大，增加了影像化的成本。（3）事后扫描。对已经完成复核、付款的会计凭证，由专门的工作人员对所有会计凭证信息进行事后扫描。优点：一是保证了影像化图片质量和挂接正确率；二是对网上预约、制单、复核等工作量、工作流程等基本保持不变；三是避免了重复扫描。

综合考虑三种方案，S大学采取事后扫描的形式统一对会计凭证进行影像化。考虑到工作量较大，S大学将影像化服务外包，通过公开招标，选取专业的档案管理公司，保证影像化工作的效率和质量。

（二）项目实施阶段。

1.工作流程。因S大学的会计档案影像化工作外包给档案管理公司，所以需要规范工作流程，明确各工作环节的内容与要求，具体工作流程如图3所示。

图3 会计档案影像化工作流程图

（1）清点、交接：对移交的会计凭证等资料进行清点核对后办理交接手续。清点时，需查看会计凭证附件页面方向是否一致，仔细核对凭证汇总表信息，确保凭证编号从小到大排序；配合财务部门工作人员进行会计凭证扫描前的接收、移交工作。（2）规范性粘贴：按影像化标准对会计凭证进行规范化粘贴，保证纸张整齐、清晰，不得出现发票丢失、脱落、颠倒、不易扫描、不易查阅等现象。（3）扫描：将凭证附件进行扫描或拍照，影像清晰、完整；确保凭证附件的完整性，不得遗漏、丢失票据；扫描像素200DPI或者根据影像系统的要求进行，确保扫描后的图像文件及清单能够满足电子查阅要求。（4）审核：对所扫描凭证进行对照检查，删除无效的影像，对不合格的影像重新扫描并替换。（5）装订：对凭证原件采用铆管装订方式靠左对齐装订成册，装订线距边3cm；书脊厚度在3cm左右；会计凭证册必须整齐、美观；完成后相关人员应在封面指定位置签章。（6）编号及登记：将所有装订好的凭证册应于封面上注明日期、凭证起止编号、凭证册号等。（7）验收：档案管理公司提出验收申请，财务部门组织验收人员对纸质会计凭证和影像化会计凭证进行验收，填写验收单，并由双方签字确认。（8）移交：验收无误后，将会计档案交接给财务部门档案管理人员。配合财务部门工作人员定期将会计档案移交至学校档案管理部门，要求达到档案入库标准。

2.查询流程。项目负责人登录财务查询系统后，可在项目列表中选择需要查询的项目，即可查询项目下相关凭证的附件信息。因结题、审计等多是对项目下所有的收支明细进行查询，根据查询需求，可以按项目批量下载或按凭证号逐个查询、下载。具体的查询流程如图4所示。

图4 影像化会计档案查询流程

五、实施会计档案影像化的成效

目前S高校会计档案管理系统处于试运行阶段，仍在不断探索完善，与传统的会计档案管理模式相比，影像化成效显著。

（一）提高档案工作效率。项目结题、审计等需要查阅会计凭证时，不再需要填表、审批、盖章、预约。查询一个项目的所有明细账目不再需要耗费更多时间，只需在财务查询系统点几下鼠标，即可将项目支出明细的会计凭证及附件批量下载，随时随地可以调取数据，不再受工作时间、工作流程等限制，极大地提高了会计档案查阅的效率。

（二）提高会计服务质量。查询会计凭证不再需要跨校区、甚至跨城市到财务档案室、档案管理部门现场复印或拍照。项目负责人无论何时何地都可以通过登录财务信息门户，及时查询会计凭证及附件，还可以下载、清晰打印，为审计、结题等工作的顺利开展提供了保障。会计人员通过在财务核算系统快速查询前期凭证附件，可以简化报销手续，避免了师生后续报账时重复提供材料，如分期付款的合同协议、特殊事项的说明、预算复印件等，提高了师生对财务工作的满意度。

（三）促进财务信息化建设。报销人员通过网上预约、自助投递预约单，将原始凭证流转到财务部门，财务部门通过财务核算系统进行制单、复核、付款，并将账务处理情况、支付结果通过财务查询系统反馈至报销人员。档案管理系统建立之后，会计凭证及附件也将以电子化的形式保存，并随时可供项目负责人查询、下载，促进了会计档案管理的科学性、便捷性，顺应了财务信息化建设的发展趋势。

（四）降低管理成本。对比分析实施影像化前后的档案管理成本可知，成本大幅降低，资金效益显著提高。原有的档案管理方式在人工成本、时间成本等方面耗费较大，经测算，实施影像化后的成本仅为原有成本的1/3。

六、总结及展望

对于高校来说，如何规范会计档案管理，既要落实国家档案管理相关规范，制定完善校内档案管理办法，又要充分考虑学校整体的业务规模、软硬件条件等因素。对于会计档案影像化的具体实施，需在充分调研和论证的基础上，梳理业务流程，明确具体操作规范，既要实现财务数据的有效共享，又要保证财务信息安全，为师生提供高效、便捷的会计服务，促进高校会计档案管理工作的科学化、标准化。