大数据时代单位人事电子档案管理探析

文/梁金如 冯馨乐 区思静 吴泳琪

随着大数据技术的不断涌现和成熟，档案数字化成为未来人事电子档案管理重要的指引方向。电子档案是档案数字化管理的重要形式和具体产物，是利用计算机技术形成的以代码形式存储于特定介质上的档案，也是档案现代化管理的重要手段[1]。人事电子档案管理在档案信息查询、存储、处理的优越性是传统档案管理无法比拟的。

面对大数据时代带来的新机遇新挑战，单位进行人事电子档案管理，可以提升单位管理的水平，减少大量储存空间和运营成本。此外，针对当前人事电子档案管理工作中出现的问题，完善系统存在的弊端、增强员工的满意度，从而提高用人单位的电子档案管理水平。

一、大数据背景下人事电子档案管理简况

当前大数据、云计算和区块链技术发展迅猛，用人单位无疑要用到人事电子档案。传统档案已不能满足用人单位的发展需求，因此推进人事档案电子化管理是现代用人单位信息化发展的必然趋势[2]。人事电子档案相比较传统档案更具有经济环保性、便捷性、共享性等特点。虽然人事电子档案能够弥补传统的纸质档案的弊端，但目前的电子档案发展仍处于萌芽期，许多方面仍有待改善。

二、实施人事电子档案管理的必要性

（一）人事电子档案管理具有经济环保性

人事电子档案管理的经济环保性主要体现在两个方面：一是减少用人单位的运营成本。传统人事档案统计整理工作、查询工作繁杂，需要投入更多的人力成本；二是可以节约储存空间。在档案管理过程中无需做防火防潮工作，人事电子档案以数据的形式储存在磁盘内。此外，相对于纸质档案，人事电子档案管理减少大量的纸张使用，而且不需要投入大量邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用，这也直接降低了投入成本，保障用人单位的经济效益和其他效益。

（二）人事电子档案管理具有便捷性

传统人事档案管理需要进行手工的分类、保存、查询及管理，工作量大且烦琐[3]，而大数据背景下的新技术使得人事电子档案实现高效详细化和类别化，修改和更新资料十分方便，并且可以在较短时间内准确获得相应的信息。精准细分的档案资源使得管理人员操作更为便捷高效，而且为用人单位的人力资源工作奠定良好的基础。

（三）人事电子档案管理具有共享性

由于受到时间和地点的限制，传统的纸质档案的利用也具有一定的局限性，特别是纸质档案通常只能一人使用，不能进行信息资源的共享，极大地局限了信息之间的交流。然而人事电子档案管理打破了传统档案时间与空间的限制，可以实现档案资源共享。实现档案资源的互联互通，让员工实时完成数据分享。大数据具有海量性、多样性、实时性、价值性的4V特征，为电子档案资源共享提供了强有力的支撑，全面提高了档案的服务质量和能力。

三、大数据背景下人事电子档案管理存在的问题

（一）人事电子档案管理系统记录信息保密性弱

档案管理的员工使用该系统接收档案信息时，易出现传送失败的现象，进而导致档案信息泄露，亦或是档案管理人员对各种文件进行分类归档时，档案信息易丢失或泄露，降低员工对该系统使用的信任感。由此可知，人事档案管理系统存在信息传达记录不全面、保密程度低的问题。

（二）人事电子档案管理系统设计不够完善

表1 电子合同使用范围%

大数据背景下，用人单位的员工对于采用的人事电子档案管理系统比较满意，但仍需改善。比如用人单位对人事电子档案管理系统的使用仅涉及劳动合同、绩效考核、转正考核三方面，对于人力资源管理的其他模块没有涉及，导致人事电子档案管理系统普及度不高，如表1所示给出了电子合同使用范围。

（三）人事电子档案管理技术成熟度低

人事电子档案管理能改善传统纸质储存的问题，但存在系统操作问题，易出现人事电子档案泄露的安全隐患，如防病毒的软件专业操作性过高和员工档案保密性不高等问题，均亟需解决，一旦解决不及时，人事电子档案管理就无法发挥自身的作用和价值。

（四）人事电子档案管理人员素质不高

相比于传统的纸质档案管理而言，大数据背景下人事电子档案管理工作对工作人员有更高要求，需要每个工作人员熟练掌握计算机与互联网的相关技术和能力。而目前在管理过程中，缺乏大量专业的人事电子档案管理者，大多档案管理者都是兼职人员，他们的专业能力和素养都有待进一步提升，容易出现许多的工作失误。

（五）员工对于人事电子档案管理系统使用满意度不高

员工满意度不高的主要原因是人事电子档案管理系统的系统规范性和完整性不高，主要体现在有以下两个方面：一是体现在人事电子档案管理流程规范化程度不高，极易加重员工的工作量，导致出现遗漏或者重复工作的问题，降低员工的工作效率；二是体现在系统功能使用方式不当，泄露员工的资料，为用人单位带来损失。

四、强化人事电子档案管理系统

在人事电子档案的现状以及传统认识电子档案的问题的基础上，结合人事电子档案的重要性，分别从用人单位、个人两个方面提出建议。

（一）用人单位管理策略

1.构建专业的人事电子档案管理信息技术团队

在大数据背景下，人事电子档案管理存储具有不稳定性，易受计算机病毒、电脑黑客的破坏。若是存储在磁盘，就会有两个问题：一是磁盘的寿命有限，不能永久储存；二是易受病毒的侵扰，容易丢失重要数据。因此，用人单位需要构建一个供人事电子档案存储的系统，同时配备专业的信息技术团队进行管理。从根源上更好地保护使用者的信息，防止因人事电子档案管理不当引起的信息泄露事件。

2.完善人事电子档案管理系统

目前大多数用人单位对人事电子档案管理系统的重视程度较低，人事电子档案管理系统仍不够完善，人事电子档案管理系统应用范围和普及力度较低，因此考虑到用人单位管理特点，加大人事电子档案管理系统的应用范围，包括员工档案入职、离职、调动、消除等方面，形成一个较为完善的电子档案系统，提高员工的工作效率。

3.监管人事电子档案管理系统的安全

人事电子档案管理系统的安全性是目前首要解决的问题，互联网技术迅速发展，若人事电子档案受到网络攻击，将会导致信息泄露或篡改等问题。同时人事电子档案的存储元件对温度和湿度有一定的要求，如果放置在不合适的环境，会导致元件损坏。因此，用人单位针对目前的情况，结合大数据的特点，对人事电子档案管理系统进行实时监督。

（二）个人管理策略

1.提高个人素质

考虑到人事电子档案管理系统更新换代速度快，人事电子档案管理人员要做好思想转变的准备，当新政策下达时，能最快地进行调整。除此以外，为避免管理人员为了个人利益而泄露信息，应进行相关培训，提高人事电子档案管理人员的职业道德素质和法律意识。

2.掌握专业技术能力

人事电子档案管理人员应该熟练掌握计算机知识、设备维修等专业操作能力。在对电子档案的整理、保管、鉴定和提供利用的同时，在出现网络攻击时可以及时应对和修补漏洞，若中间环节出现漏洞，都会导致信息的泄露或篡改。因此，档案管理人员应该经过专业的技能培训才能正式入职。

（三）其他方面的管理策略

人事电子档案管理提高员工的满意度。如今员工普遍担心运用人事电子档案会被泄露信息，从而产生不信任的看法。国家政府、用人单位都应该实施相应的措施，以保障员工的利益，增强员工工作满意度。

五、结语

传统的人事电子档案管理工作量大且繁杂，为档案管理人员造成较大的管理困难。人事电子档案管理在大数据背景下，可以解决很多传统档案管理存在的问题，改变档案储存的方式，提升管理工作的质量和效率。人事电子档案管理的经济环保性、便捷性、共享性能够满足现代社会的发展需求，必然成为人力资源管理发展的趋势。与此同时，我国在人事电子档案方面仍处于萌芽期，因此在人事电子档案管理系统设计以及技术方面仍是需要改善的工作重点。