项目档案规范管理在工程中的作用

刘金江 郭峻廷

摘要：工程建设项目档案以建设工程为依据，全面与真实地反映了整个项目建设的细节，能够发挥信息支撑的作用，与项目建设全过程相结合。基于此，工程建设项目档案管理工作至关重要，也是管理工作的重要内容，需要以规范化为先导，探索先进发展道路，促进工程建设良性发展。

關键词：项目档案;规范管理;作用

1工程项目档案的内容及其作用

工程项目档案具体包括以下几方面的主要内容：1.前期准备阶段形成的文件。包括上级部门批准的可行性研究报告、项目任务书、工程设计选址情况、基建规划、上级批复、相关的招投标文件、合同及协议等。2.设计过程中形成的文件。初步设计、改扩建文件、工程施工图设计说明、设计文件以及预算文件等。3.施工过程中形成的文件。一般包括能够真实记录和反映施工情况的内容文件，例如，施工准备和验收文件、总结性文件等。4.竣工时期形成的文件。一般包括工程竣工验收合格证书、验收报告和验收证明、工程竣工图、工程决算书以及竣工验收会议纪要等。5.后期运营和管理阶段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用过程中改扩建、维修等形成的文件。建设工程档案的重要作用：1.工程档案为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。工程档案能够将施工整个过程客观、真实而完整地呈现出来，与工程质量检查、监督、评定息息相关，工程竣工之际，质量监督部门通过翻阅查找工程档案，有利于质量监控，充分了解工程实际质量，为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。2.工程档案为后期的基建维修、技术改造提供翔实的可靠凭证。

2项目档案规范管理在工程中的作用的发挥

2.1开工前统一标准

建设项目在开工时，各参建单位都必须集中统计自己的工作人员，完善对应的网络档案管理体系。工作人员在体系建成之后，要把详细人员档案录入到网络管理系统中，使档案管理工作能够更加全面、多角度完成。同时，建设主导单位还要把制定的档案管理标准准确传递至各参建单位或是参建机构，使档案管理人员能够具备充足的档案管理意识，提升业务能力。比如，建设主导单位可以利用组建培训班、召开档案管理会议等不同的方式进行，这样的方法可以有效提升档案管理人员的管理意识，使其业务能力能够在多元化的活动中得到有效提升，使档案管理工作能够更加统一规范，各参建单位的档案管理工作职责也能被更加精准地确定。总之，建设项目开工之前的档案管理工作必须坚持标准统一化的基本原则，这样才能使建设项目在施工时能够对相关的文件进行收集归档，促进建设项目的顺利进行。

2.2加强项目档案管理制度建设

加强档案资源体系建设，规范项目档案收集和档案管理。项目档案资料通常涉及工程建设项目实施过程中各个阶段产生的重要信息，即包括工程前期阶段、开工阶段、施工阶段和竣工阶段。需要完善项目档案归档范围，建立材料归档制度，严格落实规章制度和工作流程，推进档案管理工作和业务管理同步进行，共同提升工程建设项目的档案创新管理水平。科学合理的规章制度是保障各项工作顺利开展的先决条件，对于工程建设项目来说，必须全面优化档案管理制度和机制，明确将管理职能落实到个人岗位职责，并开展全程监督管理工作，定期开展档案管理工作的规范化会议，规范档案资料的完整性、利用的安全性。各参建方要进行分级管理原则，严格按照建设工程法律依据及国家、行业、地方等档案相关规范和标准，如《建设工程文件归档规范》《建设项目档案管理规范》等各项规章条例。建立档案安全防范体系，坚持档案管理以防为主、防治结合的基本原则，完善档案安全保密制度，保障实体档案安全，加大对破损档案的抢救和修复保护力度，不断强化档案管理的法制建设，扭转重建设、轻档案的现状，推动管理模式创新发展。

2.3推动工程档案管理规范化发展

工程档案专业性强、管理环节多、参与管理的主体多，同时收集时间也较长，因此必须建立闭环的质量管理机制，才能够保证工程档案管理各个环节的质量。第一，建立完善工程档案管理组织机构，根据工作需要和管理要求细分岗位职责，实行专岗专责，强化责任落实。在管理层由分管行政的领导组织开展，在职能部门也要设置专人负责。第二，明确各个涉及单位的主体责任。其中，工程档案资料收集、整理的质量应由承担该环节的单位负责。参与单位应对工程档案上一环节归档资料进行审核验收，不符合规定的应打回整改，符合要求后方可进行移交。第三，有针对性的对上一阶段发现的问题进行整改。对各个管理流程的使用现状进行综合分析，包括处理时间、响应时间、管理流程的可视化展现等等，从全局工作的高度对每个流程进行细致的数据分析，探索各个流程合理性，同时定期对管理流程和系统进行更新，以保证管理始终能够适应实际工作的需求，进而提高质量管理效率。

2.4完善档案管理流程

档案创新的主要途径是管理流程的完善。首先，档案管理工作需要与工程建设处于同步状态，与工程全过程相结合。以工程建设实际为基础，形成统一性的档案管理标准，以规范性管理为目标。最后，要落实检查工作，一旦发现不足，要及时进行优化与调整，全面记录工程建设中的问题。同时还要落实审核工作，明确归档范围。除此之外，工程建设项目档案管理需要与竣工验收备案相结合，将其作为核心内容，实现对各级建设单位档案管理工作的支持作用。工作人员要结合工程建设实际，加强系统化监督，强化全过程综合性监管，保证工程建设项目顺利完工。

2.5加强培训，提升人员综合素质

建设项目开展过程中，涉及不同专业领域的人员较多，他们的水平参差不齐，做好项目档案管理工作，需要具有较高的业务知识水平和丰富的实践经验的人员。因此，加强对相关人员知识技能的的培训对于提升建设项目档案管理规范化水平来说具有重要的促进作用。人员培训既包括对建设项目人员进行档案知识的培训，也包括对档案工作人员进行建设项目相关知识的培训。单位可以通过多种途径对项目人员进行档案管理培训，从国家层面的法律法规和相关制度到单位内部更为细化的制度规范，这样逐级宣贯，同时对项目档案的收集、整理以及移交程序进行详细说明，从而提高项目档案管理水平。建设项目中涉及到的施工图、竣工图等建设资料专业化程度较高，实际工作中，对于未经专业化培训的档案管理人员来说难度较大，要加强对档案管理人员的建设项目专业知识和相关技能的培训，或者通过参观调研建设项目档案管理水平较高的单位学习好的经验和做法，提升档案管理人员的专业素养和综合能力。

3结束语

在新的发展时期，工程建设行业呈现极速发展的趋势，工程管理备受瞩目。因此，要全面规范工程建设项目档案管理工作，积极构建科学高效的档案管理体系，依托高水平的管理人员，实现全方位强化，提升档案管理效率与质量，为行业发展奠定坚实基础。

参考文献

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