利用Excel自动制作“工资条”

黄小毛 刘清钰

一、整理基础数据

本文使用的工资数据模板如下所示。

第1行为标题行，第2行为数据的头行，以下为数据区域。

第A列至第D列依次为“员工编号”、“员工姓名”、“员工部门”和“员工岗位”，这四列显示了员工的基本信息。

第E列至第I列为各项该名员工本月应该发放的工资，依次为“基本工资”、“绩效工资”、“奖金”、“补贴”和“加班工资”，然后第J列为这五项的汇总项，代表了本月该员工在未扣除相关项目时应得的工资，以J2为例，J2=E2+F2+G2+H2+I2。

第K列和第N列为扣除项，依次为“五险一金扣除”、“事、病假扣除”、“其他扣款”和所得税扣款。其中“其他扣款”指的是不能分类进其他扣除项目的项目，例如以前月份多扣工资的返还，如果是扣除项则以正数表示，如果是增加项则以负数表示。第O列是“实发工资”，表示该名员工本月应该收到的钱，以O2为例，O2=J2-K2-L2-M2-N2。

二、补充基础数据

由于需要使用Outlook邮箱来发送工资条，在原有数据的右边增设“邮箱”一列，即P列，使用VLOOKUP函数在“联系方式工作表”中按员工编号来查找“邮箱”，以P1为例，P1输入函数VLOOKUP（A2，联系方式!A2：E11，5，0）。

另外在R列插入标题为“图片文件名”一列，在此例中，邮件的标题与生成的工资条图片相同，故不额外填写邮件标题，以R1为例，输入公式“A2&”-“&B2&”-“2020年1月工资明细”，命名格式为“员工编号-员工姓名-2020年1月工资明细”。

三、生成工资条

首先在数据工作表中插入一个“按钮（窗体控件1）”，命名为“Step1：Make Pay Stub”，在VBA模块中输入以下代码：

这串代码首先会声明一个名为“number1”的Integer型的变量，变量的值为当前工资表包含A1单元格的区域A列最下方单元格的行数，在此例中为11（第1行的标题和第2行到第11行的数据，之后再声明一个名为“i”的Integer型变量，接着是一个用来定义“i”的For Next语句，“i”等于3到“number1”的值的2倍减3，间隔为2，这段语句的作用是将第1行的标题复制粘贴到从第3行（数据的第2行）开始到最后一行之中每一行的上一行，原来的数据下移一行，最终生成工资条数据区域。

四、导出图片

插入一个“按钮（窗体控件）”，命名为“Step2：Make Picture”，在VBA模块中输入如下代码：

这段代码首先会声明一个名为“path1”的String型变量，接着会弹出一个对话框。这里要求使用者输入接下来保存工资条图片的文件夹路径，如果该文件夹不存在，将会新建一个，这里输入的是“C:Users11796Desktop工资条”，意思是保存在桌面的名为“工资条”的文件夹。接下来定义一个名为“number2”的Integer型变量，它的含义与“Step1：Make Pay Stub”中“number1”的含义相同，但两者属于不同的宏，所以需要重新定义。

之后会弹出主题分别为“请输入生成工资条起始列”和“请输入生成工资条结束列”两个对话框，可以根据需求来自主选择，如果需要员工个人信息在里面就分别输入“A”和“O”，如果只需要工资信息就输入“E”和“O”，本例中输入的是后者。

再后会弹出一个主题为“请选择图片名称列”的弹窗，这里输入图片文件名这列“Q”。最后定义一个名为“k”的Integer型变量，加入一个For Next语句，“k”的值从1到“number2”的值-1，间隔为2，这段语句会依次将“E1:O2”、“E3:O4”以此类推到最后的单元格导出为图片并保存至刚刚创建的“C:Users11796Desktop工资条”文件夹，并以Q列的值命名，命名规则为“员工编号-员工姓名-2020年1月工资明细”。

五、发送邮件

插入一个名为“Step3：Send Email”的按钮（窗体控件），输入如下代码：

这段代码首先会打开Outlook邮箱应用，然后使用默认的发件人新建一封邮件。接下来出现的四个对话框的主题分别为：“请输入文件夹路径”，“请输入收件人列”，“请输入主题列”，“请输入图片名称列”，第一个对话框输入“Step2：Make Picture”中用来保存工资条图片的文件路径，第二个对话框输入邮箱列，在这里输入“P”，邮件主题和图片文件名是相同的，所以在第三、四对话框都输入“Q”，接下来的For Next语句将会保存在“C:Users11796Desktop工资条”文件夹下的工资条图片，以与工资条图片同名的主题发送至一一对应的邮箱。

六、小结

本例中使用Excel VBA功能在模块中制作了三段代码，分别实现了生成工资条、导出工资条图片和发送邮件三项功能，适用于数据区域左上角为A1单元格，第1行为标题的所有工资数据模板，缺陷是outlook邮箱在实际工作中使用得较少，第三步功能有时候无法完成，但是依然提高了效率和质量，使原来复杂的工作简单化。