浅析工程档案资料电子化管理研究

刘桂香

摘  要：目前，工程档案资料的建设对我国关键资源数据而言，有着很大作用，本文提到建设工程档案资源管理系统的管理应用。在对工程电子化档案资料建设应用场景分析时，对功能、系统逻辑以及安全管理架构做出设计。事实表明，它可以让档案资料融入政府的大数据系统，提高档案资料使用率

关键词：建设工程档案;电子化管理;系统建设

1工程档案资料电子化管理的必要性

传统的工程档案管理主要以纸质文件为主，由于纸质资料容易受各种因素的影响，容易损坏或遗失，所以保存起来难度很大。在工程整个建设过程中，档案涉及数量巨大、种类繁多，主要由纸质、图片、表格、视频等各种材料组成，对工程后期运行具有重大意义和价值，所以档案的有效管理至关重要。

现阶段，信息技术和计算机技术进步与发展，促进了档案数据的数字化进步，在工程中档案电子化应用越来越广泛。工程资料档案电子化管理的实现有助于为整个工程保留原始数据，为工程扩建、维修乃至生产运营提供有力的指导。工程资料档案电子化管理，需要一定的存储介质，可用专门的存储空间进行分类，建立存储数据库，以备将来参考。

2电子化档案资料应用场景

2.1支持数字化管理

目前，城市建设扩展速度非常快，工程资料档案也变的越来越多样化。其工程档案资料涉及到城市基础建设、民用项目、市政等领域，从此档案资料中包含了电子数据、图片、文字等多方面信息。在网络大数据面前，工程档案资料电子化管理的应用能够大力支持政府相关管理工作，并且还能提高工程建设领域智能化管理和升级，符合档案资料的发展趋势，能够提高实际档案管理质量还能增加管理效果，更好适应当代档案发展的需求。

2.2促进资源社会化共享

建设工程档案资料通常是采用现代化信息数据和技术管理，让工程档案信息数据更加有保障。利用现代化科学信息技术，建设工程档案资料能够有效实现数据信息的服务功能以及社会共享，最大程度地挖掘出其本身含有的社会经济价值。建设工程档案资料电子数据的优点是，它可以更好地体现出数据信息服务的动态化、基础数据信息的共享化以及信息传输的广域化，促进资源社会化共享。利用数据共享网络的建设，突破档案数据界限和时空的管制，达到共享档案信息数据。

2.3服务工程管理提效

建设工程项目最大的特点就是建设周期长，从工程前期的规划设计、工程实际建设、验收，在这全过程每一个环节都有应用到档案资料。在信息化时代里面，想要提升工程管理的实际成效，建设工程档案资料电子化管理尤其重要。一方面，它可以让档案数据信息很容易、精准地被相关工程管理人员得到。另一方面，利用计算机平台进行处理，能够很大程度地提升建设工程档案资料管理的智能水平，提升工作效率，大大提升工程管理的实际效果。

3档案管理系统功能架构分析

工程档案资料电子化管理系统，一般由通过符合规范的基本业务架构以及能够方便配置的系统功能构成。系统以工程项目为核心，连接资料人员、城建档案馆、施工及监理单位等多方责任主体协同作业，实现工程档案的电子化存储，具体如图1所示。

现阶段，工程档案管理系统还处于不断完善阶段，在实际应用中需要将定制接口和标准化接口呈现出来，以保证另外的系统和自身系统互相交通的需求，而且确保该系统拥有可扩张性。目前，工程档案管理系统包括提供档案数据信息的收纳、档案信息管理和查询。从整体上来看，该系统是完善的，层层之间清晰明了，可以满足建设工程档案资料电子化管理的实际需求。

4加强工程档案资料电子化管理工作措施

4.1明確电子化档案管理制度

档案的电子化管理，可以提高档案管理的效率，节约企业成本。但为了真正把项目的电子化档案管理到位，我们还需要进一步规范电子档案管理制度，以确保归档档案数据的统一、规范和完整。

4.2规范项目电子档案的收集和归档流程

目前，很多工程档案资料已实现电子化管理。所以，档案管理相关部门要更新观念，优化电子档案收集与归档。可以设立工程各阶段的电子档案负责人，统一指挥，确保工程中档案能够持续、完整、准确地纳入，避免遗漏或重复归档的问题。《电子文件归档管理规范》对电子档案的归档管理提出了明确的标准。工程电子档案的收集应严格按照标准进行。同时，电子化档案的保存应当与相应的纸质或者其他形式的文件建立真实、可靠、可识别的关系，实现管理的科学化、规范化。

4.3加强电子档案的安全管理

工程电子档案资料的安全管理非常重要，如果工程电子档案资料的丢失甚至泄露，可能会给整个工程项目的后续管理带来严重损失。因此，必须对档案管理的每个环节及阶段进行安全管理，并根据工程项目各个阶段的不同特点，采用相应的专业安全技术和有效的管理策略。在互联网技术及信息技术发展的背景下，网络病毒逐年增加。工程管理涉及大量数据，借助网络进行交互传输，容易出现携带病毒的档案传播、数据篡改和盗窃等问题，需要积极采取电子档案安全管理技术。第一，加强访问控制技术。在电子档案的安全管理中，首先要做好访问控制技术，把好档案的“门”，发挥好安全防范和保护作用，保护电子档案不被非法访问和接触，切实维护电子档案的环境安全。二是建立身份识别机制。身份认证机制在电子档案的安全管理中起着把关的作用，用来应对来自整个网络的对电子档案的攻击。当识别机制建立后，可以为每个用户分配一个唯一的ID，认证机制结合每个用户的专有信息来判断用户来源的真实性，防止恶意攻击。通过建立身份认证机制，明确不同用户的不同操作权限，如登录权、检索权、访问权、下载权，甚至数据库的操作权，并进行规范化管理，避免接管所有权限。第三，建立专业防火墙。防火墙是计算机网络安全防护的重要手段。它为计算机和网络犯罪分子之间的恶意访问建立了有效的屏障，并能有效地将工程资料的电子档案置于安全的地方。第四，定期备份。电子档案管理系统都具备定期安全备份功能，防止因系统或硬件错误导致电子档案丢失，并能在修复后及时恢复数据。对特别重要的工程资料，实行纸质同步备份，确保工程资料电子化档案管理更加完善。

4.4电子档案的安全应用

工程电子档案资料的价值在于为项目工程的后续管理提供支撑，如何安全地应用是一个重要问题。在实际的工作中，电子档案比纸质资料更难实现有效的安全控制，需要注意各项安全工作的落实。一是，要严格审查用户的使用权;二是，应根据电子档案的内容划分保密级别;三是，对电子档案的整个申请过程进行跟踪和记录，以便于后续的安全验证。

5结束语

综上所述，工程档案资料电子化管理是现今的趋势，需要加大研究和探索，找到在实际操作过程里面所发现的各种问题，做好完善和优化。一方面积极让各方面的力量来支持建设工程档案资料电子化管理工作，让其能够更好地适应当下社会。另一方面，相关部门要对其制定出相关的规范标准以及管理制度后，做好建设工程档案资料电子化管理工作，建设好档案信息数据传输通道，让数据传达代替人力传达，体现出其真正的价值。

参考文献：

[1] 窦文岐.城建档案信息电子化的必要性与可行性研究 .城建档案，2019（01）：11-12

[2] 牛宁燕 .新形势下电子档案管理存在的问题及对策 [J].办公室业务 .2018（02）.