档案管理系统在文书档案工作中的运用

辛素玉

摘  要：文书档案与档案管理对事业单位的可持续发展十分重要，在文书档案与档案管理系统中引入现代管理理念是事业单位顺应时代发展的要求。文章介绍了文书档案的工作原则，分析了文书档案在工作过程中遇到的问题，阐述了档案管理系统的优点，并就如何更好地使用档案管理系统于文书档案工作提出了几点建议。

关键词：档案管理系统;文书档案;应用

分类号：D922.1

引言

随着事业单位发展规模的进一步扩大，事业单位的文件档案工作也有待提高。科学合理的文件档案操作可以大大提高事业单位的业务效率，促进事业单位的长远发展。

一、文书档案的工作原则

1.整体性原则

与其他管理任务不同，文书档案管理具有完整性原则，并且文书档案管理针对的是整个事业单位，而不是某一个部门，具体整体性原则。文书档案管理是将所有资料进行集成的一项工作，在收集信息的过程中，需要事业单位的每个部门相互协作、配合。

2.规范性原则

因为文书档案的工作包含很多信息，它包含每个员工的个人信息以及事业单位的一些开发信息。信息广泛，细节功能强大。因此，为了管理人员在处理文件时做好工作，有必要建立一个标准化的工作系统。只有按照既定流程执行所有阶段的管理工作，才能有条不紊地管理大量信息。

3.保密性原则

事业单位的档案库包含整个单位所有员工的个人信息，其中许多都是个人隐私信息，因此文书档案工作必须坚持保密原则。文书档案工作中涉及的所有工作人员都要对事业单位所有人员的档案信息负责，不能随意将别人的档案带出，也不能随意翻阅、透露别人的档案信息，泄露他人的档案信息会给他人带来很大的麻烦，是极不尊重他人隐私的行为。假如事业单位的文书档案工作连保密这一基本原则都做不到，那么该单位员工的信息安全肯定也得不到保障，该单位也不可能获得长期稳定的发展。

二、目前文书档案工作的主要问题

1.事业单位领导对文书档案工作认识不足

提高部门领导对文书和归档操作的重要性认识，可以帮助构建新型的档案管理系统并提高文书归档操作的水平。受传统归档概念的限制，一些单位负责人仍然认为，文书和归档操作仅是档案的收集和存储，不了解档案管理对事业单位成长发展和预测潜在风险的重要性。

2.文书工作与档案管理脱节现象

在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既有本质的区别，又有不可分割的联系，做好两者的结合是做好文书档案管理工作的关键。当前现实中的文书档案管理过程中，往往存在着一种分体式的管理体制，这种管理体制比较科学、合理，但在一定程度上将文书工作与档案工作分开，二者之间在衔接上出现了一些失误。造成这种现象的原因在于，一些文书工作人员缺乏档案意识，在信息收集过程中效率低下，不能准确把握档案的主题，导致二者之间存在脱节，降低了文书档案管理的质量。

3.文书档案管理人员业务素质不高

长期以来，档案工作者对档案管理工作重视不够，档案工作人员一般都不是专业人员，经常在档案工作以外担任其他职务，致使他们责任心不强，不能把档案工作放在正确的位置;此外，一些单位的檔案工作者，虽然具有专业技能，但由于自身不积极主动，单位不重视等原因，长期未得到进一步的培训，使他们的管理方法和管理理念容易受到陈旧观念的束缚，难以适应新时代的发展要求，不利于档案工作的实效。

三、档案管理系统在文书档案工作中的优势

1.提高了工作效率

在传统的文件归档操作中，大部分的归档操作（例如，收集和整理归档数据）都是由个人独立完成的。由于文件数据太多，容易导致管理员出现纰漏，也会影响文件的使用。在办公中使用档案管理系统，可减轻工作人员的劳动强度，管理系统具有强大的信息处理能力，可提高信息计算的准确性。档案管理系统为收集、处理、分类、储存档案资料提供了极大的方便。档案管理系统的建设同时也需要大量的人力和物力，建设完成后可以利用网络信息和档案管理系统的功能来实现文件信息的即时传输。

2.使信息得到共享

由于传统的档案管理系统中，档案室和其他部门之间的信息流动不畅，事业单位的档案室常常徒有其表。目前，大部分事业单位文书长期缺乏规范的存储管理，杂乱无序的文书管理给希望借阅或查阅档案的员工带来了很大的困难。有效地将档案管理系统应用到文书管理中，可以使事业单位及时共享所有文件信息，而员工想要借用文书档案更加方便快捷。

四、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议

1.提高档案管理系统应用意识

事业单位高层管理人员应提高对现代档案管理重要作用的认识，积极将现代化手段引入到事业单位文书档案管理工作中，并根据本单位档案管理的实际需要，结合自身情况和实际需要，配置档案管理系统的硬件设备和应用软件，为档案管理系统的现代化提供基础保障。

2.加强事业单位档案收集整理力度

档案是事业单位发展的无形资产，也是事业单位在激烈的市场竞争中占有一席之地的重要保障。要加强对事业单位档案资料的收集、整理，确保事业单位档案资料的完整、有效利用。最有效的途径是建立健全档案管理制度，收集档案资料，规范分类，建立统一的标准和格式，确保文献资料质量，方便员工查阅，。

3.加大档案数字化建设监管力度

首先，加强安全检查和防范意识，对文件和档案建立分类保护，按规定标准公开管理，查阅人员要有不同的权限，以获取不同层次的信息。对重要文件材料，应采用图像扫描等处理方法，同时必须保留重要文件的原件，并由领导签字，加盖单位公章。其次，审查组应该定期检查并维护数字化档案管理系统中的漏洞，以确保档案信息、文件和档案的安全，能够被有效地支持事业单位的可持续发展。

结束语

为了使文件管理系统在文件管理系统中发挥最大作用，首先需要提高对文件管理系统应用的认识，并向每个员工推广使用文件管理系统的方法和条件。让每位员工意识到文件管理系统的重要作用，并渗透到所有员工的日常工作中。然后加强档案管理系统的数字化建设，加强档案管理系统各方面的监督，建立健全的事业单位文书档案建设工作标准。

参考文献

[1]张秀芸.自动化管理系统在文书档案工作中的运用[J].黑龙江科技信息，2013，（6）：124.

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