现代档案馆保管工作思想的多元重构与积极实践

朱丽叶

摘 要：档案保管工作是维护档案完整与安全的具体性工作，是档案馆业务工作的基础环节和核心任务。面对新时代、新要求，档案保管工作应积极转变思维，从现代社会管理中汲取养分，持续创新。

关键词：档案馆；档案工作；档案保管；现代化

进入新时代以来，一批现代化档案馆相继建成并投入使用，档案馆硬件完成了代际升级，为档案保管工作提供了优越的条件，档案馆事业迈入发展的快车道。新环境激励着档案人以时代的担当精神来丰富和发展档案管理思想与方法，在档案保管工作上既坚持传统又与时俱进，积极探索，在实践中丰富发展。

一、充分认识档案保管工作变革发展的时代要求

档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，维护档案保管安全有序和促進利用便利是档案保管工作的基本任务和核心要义。纵观档案工作历史，保管思想与方法总是与时俱进的。宗庙地下库窖中甲骨档案集中保管的井然有序，“金匮”“石室”档案保管设施的精良，“皇史宬”库房建筑的厚重，无一不体现着历代档案人的管理精神与责任担当。周朝天府与太史府守藏室分别保管正本副本的备份保管方式，历朝历代统治者设立不同层次档案机构以达到“以大系小，丝牵绳联，总合于上”效果的实用管理方法，都折射出古代档案管理思想的光芒。丰富的古代档案保管样本、经验和思想，不仅为我们提供了档案保管的思路，也赋予了我们留存社会记忆的神圣使命感，同时阐明了档案保管的时代任务——保管档案不是不惜成本建造库房，而是科学合理利用现有保管条件；不是一成不变地严防死守，而是引入先进技术和方法，提高档案保管效能。世界一直在变化，档案管理的版图和规则也在不断变化。档案工作只有与时偕行，在变化中不断发现问题、寻找真理、修正方向，才能保持自身鲜活的生命力。既要继承传统，又要适应时代发展，与时俱进，创新档案保管方法，提升档案治理能力和治理水平。

二、准确认清档案保管模式的现实困境

传统的档案保管对象一般是纸质档案，保管工作模式以俗称的“八防”为核心内容，主要防范自然环境因素对档案实体的损害和档案信息的外泄。随着近现代新型载体的出现、安全保密要求的提高以及科技的发展，档案保管工作增加了防紫外线、防电磁辐射和提高库房空气质量等新要求，档案保管工作的内容和档案保管环境的内涵日益丰富。而今，档案保管面临新的课题，社会管理领域拓宽、生产技术内容丰富、信息量的爆炸式增长导致档案数量呈指数级增长，档案数字化的基本实现并未减少纸质档案的数量，反而增加了电子档案的保管任务，加上强调保密要求，现代档案馆保管工作面临诸多挑战。

一是档案馆接收范围扩大，入库档案数量激增，档案库房容量严重承压。例如，2019年大量土地确权档案、撤销机构档案、专业档案的入库，使馆藏档案数量剧增，许多县市级档案馆馆藏逼近百万卷，达到中型档案馆规模，不少二十世纪九十年代甚至二十一世纪初建成的档案馆库房被迫再次扩建。社会发展带来档案数量增加是必然的趋势，库容紧张是长期的困境，扩建只能纾困一时，而保证档案库容合理增长才是长久之计。

二是档案排架长期以类别为标准预留空间，造成库房空间利用率不高。传统档案馆的排架方式分为两种：一是采用分类排架法，即把馆藏的档案按全宗群、全宗、大类（保管期限）、属类，结合载体等保管要求进行库房布局和排列上架；二是采用流水排架法，即按照档案进馆的先后顺序排列上架，开口全宗的小类后面往往要预留20年的余量，以减少倒架工作。在实际工作中，预留空间弊端重重，有的全宗留位不足，同类档案分存两处，造成查找利用不便；有的全宗留位过多，而后期该类档案入库量缩减，或因机构改革使得全宗变成闭口全宗，没有增量，最终造成空间浪费。二十一世纪以来，因文书档案、会计档案甚至婚姻档案等专业档案的保管期限调整，使得根据分类排架法所预留的空间大范围失效。实践证明，未来进馆档案的不确定性将意味着一段时间后的大量倒架工作及次生工作，档案存放地址变动后电子标签、存放地址数据等也需要全面更新，工作量巨大。

三是档案的保密管理要求日益提高，保管保密方法有待系统性升级。每年需要精准盘库，防止内容泄密，防止档案珍本失窃等，保管工作应用双人管理库房、打包封装，利用者查阅案卷需经安全检查并在监控下进行，利用的案卷必须当天返回库房，库房调取和归还入库档案必须由两名责任保管员采用钥匙和门禁卡的双门禁制度。档案保管工作的任务与内容进入现代语境模式，“老方法”就显得捉襟见肘。传统的保管方式已无法满足现代管理要求。

三、积极顺应信息化潮流推动档案保管工作的变革

以信息技术为核心的现代化给档案管理带来了颠覆性的改变，也给档案保管工作提供了全新的工作环境和思维方式来纾缓面临的困境，提升档案治理能力。

1.档案数字化彻底改变了档案利用方式，推进了档案保管理念嬗变

信息化时代的档案利用已进入数字利用阶段，不仅电子查档已成绝对主流，还发展成区域档案信息共享利用。数字目录跨库检索加数字化档案连接已全面实现，数字档案全文识别检索、大数据分析等方法被逐步引入。查找档案准确迅速，复制档案、制发档案证明快捷，查档权限控制严密等优点已成为现代档案保管的基本特征。利用方式的转变使档案实体利用得到严格控制，保管员调取案卷已成少量案例，库房排架与管理思维以方便利用为第一价值取向的标准已悄然转变为以控制档案保管环境为首要目标。

2.库房信息化管理方式的应用，改变的库房分类布局、排架方式必须便于人工记忆的传统范式

长期的人工调卷需要，确立了排架必须便于查档、便于保管员记忆的习惯性工作准则。现代档案保管已应用“3D虚拟数字库房”、实体档案电子标签管控、智能密集架与档案利用平台关联等多重信息化管理手段，少量的入库调卷只需依靠信息系统便能做到精准定位、效率极高。凭人工记忆调卷不适合种类繁多、数量巨大的现代档案馆库房管理，也不适应档案馆工作人员轮岗的管理体制。因此档案库房排架管理虽然仍需要考虑查找的需要，但不能被捆住思维，须重建现代语境的管理逻辑模型。

3.智能库房管理系统的建立，为现代档案保管注入全新内涵

档案馆存用并重的任务，决定了智能库房管理系统已成为现代档案馆的标配。档案库房门禁系统、智能环境控制系统、自动消防管控系统、安全监控系统、巡检巡更系统等多重现代化手段，可实现库房管理方式无纸化、档案存储位置图形化和数字化、进出库手续自动化。在空间管理上可以看到每一个库房的布局、余量，清楚地定位到每一格存放的档案；在出入库管理上，可以对出入库的档案进行登记和记录，使安全性得到保障。智能库房管理系统的使用使整个库房的管理水平实现了质的飞跃。

四、构建现代档案保管的新思维、新方法、新格局

档案管理的历史是与人类记忆技术发展史高度重合的，竹简、金石、紙张、胶片等每个时代的先锋技术都是档案工作的先进符号。现代技术对档案保管乃至整个档案业务流程产生的变革性冲击，让档案人无法无动于衷。

1.综合运用智能技术推进档案保管走进“智”时代是档案管理的时代命题

智能化已是现代社会的技术标志，档案管理领域应用网络、大数据、物联网和人工智能等技术已日臻成熟，由多重系统与模块组成的智能库房系统已在现代档案馆中运用。智能技术已逐步具备类似于人类的感知能力、记忆和思维能力、学习能力、自适应能力和行为决策能力，在档案保管场景中能动地感知外界事物，按照与档案人思维模式相近的方式和给定的知识与规则，通过数据的处理和反馈，对随机性的外部环境做出决策并付诸行动。档案温湿度管控，库房防火防盗，档案位置管理与盘库等曾经艰难的任务在智能化平台上高效而准确地完成。传统的“八防”等目标内容虽然仍是档案保管工作主要任务，但档案工作者必须顺应档案保管的智能化潮流，从档案保管工作价值取向、思维方式、管理制度到工作方法、路径、领域等多维度地应用智能化思想，推进档案保管的全面迭代更新。建立档案“收管存用”的“智”时代思维，从而催生出合理科学排架、及时鉴定档案流转库房空间等高效管理库房的新方法。

2.建立新的排架逻辑模型，科学合理安排有限的档案库房

建立在长期人工管理基础上的排架方法是按全宗按类别后依据流水顺序排列，各种大类和占库容大部分的“开口”全宗必须预留10-20年空架，以备未来新增档案有序上架，这已成为档案排架的金科玉律。这种完全按类排序的方法非常适应人工盘点档案、人工调卷，但却造成库容的较大浪费，排架达70%就已出现“胀库”，造成稀缺的优质库房资源浪费，同时免不了大量倒架工作。类似“智能仓储”的智能库房系统改变了档案盘库、调卷方式和库房环境管控方法，因而案卷排架的方法也应当创新性继承和创造性发展。建立以接收批次为编排基准、根据档案全宗与分类、按案卷流水顺序组成虚拟的保管单元，进行混合排架。这种方法虽然将同一批次进入的不同全宗的同类（如永久）案卷依次排在一起，且以后也会出现同一全宗同一类（如永久）案卷因入库批次不同而排在不同的库架上，但能大量减少预留空间，降低倒架工作量。这种方法适用于现代严控利用实体档案的要求，利用时借助智能定位法迅速定位调卷。其实施要求因地制宜、个性化设计，提高库房利用率，是保管思维上的一种逻辑创新。

3.电子档案不再是一种辅助实体档案的纯粹工具，正视电子档案成为保管新内容所带来的革命性变化

伴随电子文件单套制的实施，电子档案的合法性已获得法规层面的确认。数字化档案和电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性得到保证，电子档案与纸质档案同具法律凭证效力。因此，电子档案从备份性、辅助性管理的角色转为同性异质的档案，电子档案的保管成为现代档案馆保管工作新内容。保管与传统档案完全不同的电子档案，需要档案人在管理思想与技术上蜕变与升华。电子档案四性检测、档案元数据的完善、电子签名封装系统、数据库管理、数据安全备份、电子档案长期保管系统、档案馆信息化管理平台等，先进的信息技术推动档案人不断学习新的知识和技能，电子档案的“收管存用”新方式要求产生新的档案保管理论，构建新的工作方式、重塑工作流程、建成“实体档案与电子档案双保管模型”的时代任务正考验着当代档案工作者。

4.档案保管方法不能依赖智能化“一招鲜”解决，应当多元化全面创新发展

智能技术提高档案保管工作效率毋庸置疑，但是我们不能躺在智能化上致使思想僵化，要保持多元化创新思维。档案盘库统计、保密管理和珍贵档案保护，靠智能化不能实际高效地解决问题，辅以多形式的封装就是一种创新思路。库藏档案经过一次盘点后用封条加封，根据不同档案和种类，考虑有少量利用实体档案的需要，采取一包封、一列封、一组封，甚至于一个库封多种形式。封装不全是档案消毒真空封闭保管的应用，封装的方法有简有繁、有精有粗。档案开封需要双人操作或结合审批并及时再封等制度化管理。这样一次盘库后不用年年重复清点统计，极大地缩减工作量、提高准确率、保护了档案原件。在现代技术语境下数字化档案取代了实体档案的利用，电子标签可以精准定位每一卷档案，摄像头和温湿度控制可以保证库房的安全。这种管理方式的创新也开启了新时代的档案保管新模式。

5.汲取现代社会管理的新形式，保证档案保管工作量质齐升

现代档案馆规模大，档案数量、种类多，各种档案保管目标诉求繁多，人员与信息交际频繁，安保结构要求高。保管任务对档案体制与有限条件的强烈挤压，也迫使现代档案馆管理者求变求新，走开放型的管理路线。与时代同步，吸收借鉴社会管理有效方式构建档案保管工作大格局成为明智选择。早年保管物资采购社会化招标，部分业务工作社会化外包服务等新形式已取得显著效果，解决了档案人员紧张、管理要求高的矛盾。近年来，档案馆又采用核心库房由档案人员管理，大环境委托物业公司管理，安全保卫工作外购外包的管理形式，为档案馆保管工作方式拓展打开了新的空间。

准确把握新发展阶段的特点，以新发展理念为指引，科学把握现代档案馆保管工作发展规律，在发展理念、管理方式、技术支撑等方面实现系统谋划、整体提升，是我们档案人身上肩负的责任。