信息化视角下高校科研经费管理问题的思考

魏传风

莱芜职业技术学院

一、信息化建设在高校科研经费管理中的作用

（一）有助于科研项目实现分类精准管理

高校科研经费来源可以从纵向和横向课题两方面探讨，纵向课题经费由政府部门下发，发放数额和时间基本没有太大变动，在纵向课题中各高校往往是追逐高级别课题，因此低级别课题变动情况不会有太大幅度，数量也不会改动太多。横向课题在国家的政策支持下通过产学研合作，为横向课题提供了发展空间。在信息化建设之下两种不同的课题各有可取之处，都优化了预算管理，改变了项目负责人一人独大的局面，加强了科研项目的精细化管理。

（二）有助于科研数据的有效管理

传统科研经费管理和信息化下的科研经费管理形成了鲜明对比，建立起了完整的数据库使得数据信息得以完整保存，实现了科研数据的监察和督导作用。把完成的科研项目数据导入信息库，利用信息技术及时分析探讨完结项目的优劣之处，分享成功经验，总结经验教训，为下一次科研经费管理提供了借鉴经验，提高预算决策的正确率，实现科研数据的信息化管理。

（三）有助于简化工作流程

在学校经费管理中最为明显的例子就是资金报销环节，在此过程中科研人员对于报销流程情况掌握不太熟悉，无法及时准确满足工作人员的诉求，极易产生消极情绪。为解决这一问题，对于科研报销、票据审核、经费审批等建立起了网上报销流程，对于不明白不理解的地方可以在线咨询，有专门人员为之解答，简化了工作报销流程，提高了工作效率，增加了科研人员对财务工作的信任度。

二、高校经费精细化管理在信息化建设上的问题

（一）信息化建设缺乏科学规划，设计优化程度不够

信息化建设的两个任务，一是把原有的数据信息、科研项目、工作计划等信息连接到计算机上面便于接收信息。二是明确各部门工作职责，促进部门之间的协调配合，保证信息及时获取。但目前高校信息化建设工作多以高校某一部门进行试验，信息化建设实施前没有做足前期准备工作，没有做到从全局角度出发，信息化建设缺乏科学判断，造成系统中的数据出现纰漏，信息情况严重紊乱。科研人员体验反馈效果一般，信息程序改进力度小，滞后了信息化建设的优化。信息化是推进科研经费正常运行的辅助工具，不是目的，信息化建设应该是为了节省科研人员的工作时间，而不是给其造成负担。

学校经费决策多以高层意愿为主，一般是根据历史数据和个人实践经验做出决定，这种决策方法过于片面性没有从全局方面考虑，缺乏科学性和客观性。科研经费分配方面没有做到完全的公平、合理，学校财务管理方面对信息建设的利用率较低，实际使用与预算情况不相符，容易发生道德绑架、分配不均等情况，对信息化建设发展具有局限性。

（二）信息共享纵深程度不够，数据对接流于表面化

学校的任何活动都需要其他部门之间的配合来完成工作，但各部门的工作情况、岗位职责、数据资料尽不相同，同时项目预算、实际支出和科研费用之间的联系甚少、默契较低，信息数据独立存在，短时间内数据共享难以实现融合。不同的项目类型之间沟通频率少，形成了一座信息“孤岛”，阻断了各部门间的沟通，预算项目经费难以及时与相关部门人员之间进行和对匹配。例如，国家自然科学基金和国家社会科学基金对于“设备费”却有着不同的认识，自然科学基金和社会科学基金都强调了科研项目发生过程中对于设备的购买、租赁以及设备升级所发生的相关费用，两者的不同之处在于，自然科学基金侧重于设备的专用性方面，而社会科学基金还包括了“设备耗材”方面，涉及范围更广。项目类型、经营管理等方面不同，使得对接流程浮于表面形式化现象严重，信息共享纵深程度不够。

（三）绩效评价机制落后，信息化建设有效性低

绩效评价是通过信息化建设的结果分析得知，以此来发现绩效评价的不足之处，保证信息化建设的有效性。目前各高校管理层没有认识到绩效评价的重要性，对它的深入研究更是少之又少，而且高校开展绩效评价主要是为了用于汇报工作，因此并没有建立起专门的评价机制，反而滞后了信息化建设。针对高校经费信息化建设的相关资料少，绩效机制也有所欠缺，原因有几个：一是起步较晚的科研信息化建设缺乏理论和实践支持，各方面都有待提高；二是动态和静态管理之间本就相违背，不能生硬地套用不相符的模型对其应用；三是学校与企业经营本质不同，无法直接用来对比和应用，因此建立起一套合理可行的绩效评价难度系数较大。

（四）数字化功能缺乏完整性，经费数据难以获取

高校是以非营利组织为主的教育机构，但其经营管理模式却与营利组织的模式相契合，不透明、不公开的财务走向，使得社会人士无法进行监督，数据信息和管理方式的不恰当，制约了经费的预算、使用。究其根本原因受传统观念和自身思想认识影响较深，对数字化信息建设等字眼比较陌生，一味地认为学校经费支出、走向情况属于学校内部事情，与其他机构个人无关，片面认为个人利益大于学校利益，经费无法达到公开透明化，使得经费管理不断出现问题。财务数据影响社会公众的最直观感受，社会公众监督无法涉及到财务信息方面，数据获取情况十分困难，无法客观评价经费使用情况。

（五）科研经费相关信息的沟通缺乏实时性和准确性

高校目前对于经费发布方式也只是通过学校网站、QQ、微信等聊天工具，反馈渠道主要有校园网站查询、拨打电话等，这种沟通方式存在很大的漏洞。发布方式渠道少，师生主动获取信息能力低，接收信息不迅速导致反馈过程缓慢，相应的获取信息的人就少。以项目报销为例，学校职工将填制好的报销单，交由各级领导审核签字，不符合规定的需重新填写，符合规定的在手续完成之后，报销人员无法及时获知结果，需要等待银行短信通知，才能获取结果，信息无法及时反馈回科研部门，单据不在个人手中，具体金额无法核对，真实性大大降低，信息化系统流程。

（六）经费管理体制不健全，过度行政化现象严重

在行政部门全权管理之下，项目进展要听从部门主管的命令，导致资源浪费情况严重，经费利用效率低下缺乏科学性和严谨性。科研部门非专业人员偏多，自身财务知识难以支撑预算编制，科研部门往往会采取顾前不够后的管理方法，科研项目和经费管理独立存在，财政部门也只重视资金的动态情况，对于项目进程关注少，不重视学校未来发展，缺乏全面考虑，在经费管理相对独立的模式下，相关人员对于其他部门工作了解少之又少，更无法完成科学决策，在经费使用过程中科研部门和财务部门很难做到统一管理，监管力度不够大，思维模式还停留在“就财务论财务”的方法。

三、信息化建设下高校经费精细化管理的改革措施

（一）加快信息化战略发展，促进信息化平台建设

随着技术的不断进步、信息化的不断发展，信息化建设逐渐重要起来，科研经费应在信息化平台建设的基础之上，协调各部门工作，立足于高校整体发展。将财务、后勤、科研等部门意见信息统筹起来列出计划，按照各部门的职责准确定位工作方式和管理制度，对科研经费做到科学规划，对不同类型的科研项目，采取不同的管理方式，自下而上征集各部门的意见，自上而下的整理实施。重新规划项目流程、整合数据资料，做到向公众呈现的数据全面、准确，不断强化人员分析、决策能力。

（二）推进信息化纵深发展，不断向智能化方向靠近

随着信息技术的不断深入，信息化建设不断向智能化方向发展，这就要求对于数据的处理、分析、应用等更加有深度、更加精准化。将一些原始资料、工作报告、会议记录等信息与信息化建设平台结合起来，实现全方位、深层次的对接。科研项目的工作流程、完成情况、设备费用明细等逐步建立起完整性、智能化、有深度的科研经费信息化建设平台，不断深化信息化发展。

（三）加大高校科研经费绩效评价研究

企业的绩效评价相比较于高校来说已趋向成熟，高校要想加大绩效评价研究力度，应结合企业的成功案例和经验教训，并根据高校的现实情况，制定系统科学的绩效研究方法，对研究效果、部门人员评价情况等进行评析，经过不断的试验，选择一个最优的绩效评价方法，在绩效评价研究过程中可以及时发现问题和漏洞，促使信息化建设不断完善，整改主体更加明晰，信息化建设可持续健康发展。

（四）完善科研经费信息披露体系

随着经济体制的不断变化，经费的收支情况不断复杂化，一定的信息披露能够减少数据缺失、信息失真等情况，因此建立起完善的财务信息披露体系就变得尤为重要。可以通过借鉴国内国外信息披露相关法律，来提升和完善信息披露。不同学校之间对于财务信息诉求不同，财务信息的建立必须是一个多层次，多方位的信息披露体系，来满足不同使用者的要求，实现信息披露不断公开透明的目标，减少财务信息的“黑幕”，一定程度上实现社会公众的财务信息监督。

（五）健全高效的科研管理信息沟通机制

科研管理信息沟通作为高校管理的重要环节，要求信息沟通机制不断完善。处于信息化时代之下，要想实现信息沟通顺利进行，服务模式就必须做出改变，多角度、全方位进行宣传推广，加大微信推广使用力度，定期将科研经费使用情况推送到师生手机上，专门开设信息查询机构，系统讲解和解决信息业务。同时报销人可以提前从网上填制报销凭证来完成初步审核工作，简化了工作流程，提高了工作效率。

（六）建立健全科研经费管理机制

各高校可以根据资金数额，利用政府下发的项目经费，建立科研研究机构，来促进科研工作的发展，反之也可利用科研成果更好地完善科研机构，两者之间相互促进、共同进步。从人员方面讲，积极参与到科研项目的各个阶段，及时关注后勤保障工作，掌握信息获取能力和预测能力，做到精细化管理。

在一些特殊项目上，可以适当地引入新的经营理念、规章制度使科研项目更好的优化，不同级别类型的科研项目，要区别对待分别管理，例如时间长、风险高的项目各高校间平等竞争，根据风险承受能力、发展现状等多方面的竞争来引入项目，避免不合理现象的发生。也可通过加强与企业之间的合作，共享经验实现优势互补。

根据国家现行的法律法规，逐步建立起适合科研经费管理的规章制度，在制度中明确科研人员责任和义务，简化工作流程，设立专项监督部门，最大程度上避免只对资金敏感却忽略科研项目进展的情况发生。科研部门提前编制预算经费、规划项目流程和可能发生的意外情况一一列举，责任到人明确分工，规定期限内完成项目立项工作。财务部门按照规章制度和科研项目进展情况指导并帮助项目负责人完成经费的预算，及时完成所分配的工作，不断协调好科研项目各阶段的监督工作。