大数据下高校档案管理模式的改革和创新

刘鸿

摘 要：随着大数据、网络技术、信息技术的不断发展，我国高校的档案管理工作必须在提高自身的基础上有效应对大数据时代所带来的海量数据的增长以及高效率的信息检索和阅读的压力。但是就目前我国各高校档案管理的模式还存在着很多的不足，因此我们要对高校传统的档案管理模式进行适当的改革和创新，使我国高校的档案管理模式能够适应大数据时代下科技的发展趋势。

关键词：大数据;档案管理模式;改革与创新

随着信息化技术的发展，大数据时代正式开启。大数据应用技术的基本特点就是处理速度快、准确程度高、工作效率高等。大数据以其独特的优势迅速的应用于各行各业，为人们的生活提供着便利。高校档案管理是高校重要的工作之一，它不仅构成了学生完备的信息体系，同时也是对人才培养进行分析的依据，包括学生的学习情况、工作状况等，但是由于其涉及的信息量庞大，所产生的数据对检索和查阅以及更新等工作造成了很大的影响，同时由于传统人工的保密程度较低、工作效率不高等因素，限制了高校档案管理的发展。而大数据时代的到来，学生档案数字化信息的使用，使得高校档案管理工作得到了巨大的改变。计算机的应用使档案信息的检索、查阅、保存、更新、维护等工作的效率得到了很大的提高。同时，大数据信息的保密程度高、寿命长、更新速度快、成本低廉等特点也是传统的档案管理所不具备的。

一、大数据的基本概念

“数据”（pathology）的含义很广，不仅指1011、8084这样一些传统意义上的数据，还指“2013/09/06”等符号、字符、日期形式的数据，也包括文本、声音、图像、照片和视频等类型的数据，而微博、微信、购物记录、住宿记录、乘飞机记录、银行消费记录、政府文件等也都是数据。直观上，可以对数据进行如下分类：

1.大数据

为什么叫大数据而不叫大信息？这是一个很难回答的问题，涉及哲学和语言学，超出了我们的能力。我们只能朴素地做一些解释，“CPI为6.9”是数据，如果读懂了，就意味着获得了信息即“经济处在高通胀状态”;如果没有读懂，就没有获得信息。就是说数据是放在那里的，对于读懂的人来说，数据就是信息，对于没有读懂的人来说，只是数据不是信息。又如，随意键入一串字符“82化吖或7辅鄂9莪日2”就没有信息，但它是数据。另外，信息的大小还难以衡量，但数据可以衡量大小。现在讲大数据而不是大信息，是指数据规模确实很大，但并不意味着信息很多（或很大），有些非常大的数据集可能没有什么信息，即大数据里可能没有大信息。所谓大数据“低价值密度”的特点也是说明这一点。例如，人们用一台监控设备对着墙不停地录像，就会形成大量的数据，但没有什么用。

2.数据的划分

（1）依据数据表示的含義来划分

从数据表示的含义来看，数据可以分为两类：一类是表示现实事物的数据，称为现实数据;另一类是不表示现实事物，只在网络空间中存在，称为非现实数据。现实数据主要包括：一是感知数据，通过感知设备（如温度传感器、天文望远镜）感知现实世界获得的数据，包括感知生命的数据，这类数据是现实世界的直接反映;二是行为数据，人类科学研究、劳动生产、生活行为等所产生的数据，这类数据是人类行为的直接反映。非现实数据种类繁多，目前还不能很好地进行分类，如计算机病毒，能够自我复制和传播的计算机程序，只在数据界中存在，在自然界没有映射;网络游戏，包括与自然界对应的场景映射到数据界中，也有只在数据界中的游戏场景设置。还有垃圾数据，没有任何含义的数据。

（2）依据数据的权属来划分

数据权属还没有法律的界定，从情理上看，数据非天然，数据理应属于数据的生产者，但实际情况往往比较复杂，从目前数据的生产和数据被占有的情况来看，数据可以分成如下类别。第一，私有数据。指个人或组织自己生产、自己保管、非公开的数据，这类数据权属清晰;第二，多方生产的数据。大部分数据是由很多方共同生产的，如电商平台、银行、电信、医院等的数据都是多方生产的。电商平台的数据是由购物者、网店卖家、支付系统、物流系统、平台等共同生产，这些数据的权属没有界定。电商数据目前基本上是电商平台占有并获取利益，购物者和卖家没有主张权利。但是，如果医院的数据被医院占有并谋取利益，民众就会强烈反对。因此，这类数据的权属有待法律界进行法律界定，以避免数据的灰色地带和数据黑产;第三，政府数据。主要指政务数据、政府财政投资生产的数据以及国有企业数据，这部分数据权属属于政府;第四，公网数据。主要是指发布在公共网站上的数据，这些数据能够通过搜索引擎访问到。如果按照《中华人民共和国物权法》《中华人民共和国知识产权法》的规定，这类数据权属属于数据的原创者，也是不能随便下载使用。但是，在公共网络上下载数据是普遍的行为应该受到法律的保护。因此，这类数据的权属也同样有待法律界进行法律界定。

二、高校学生档案管理的特征

1.高校档案工作内容繁重，传统的人工管理工作量大

由于高校的学生人数较多，所形成的学生的个人档案信息较多，而且每年学生档案的存储状态都会发生改变，如迁入、迁出、毕业、入学等，而目前大多数院校的档案管理模式是采用人工管理的方式，信息化技术还未被普遍应用。由于人工处理档案信息的模式的管理速度慢、工作效率低，而且无法有效地对档案数据进行提取，人力、物力消耗巨大。基于此，高校迫切地想引入大数据技术，使学生档案信息管理进入信息化模式，同时也为学校的管理工作创造了便利。

2.高校学生档案频繁的变动，需要大量的处理量来满足其准确快速的要求

学生的档案信息每年都会进行大规模的变动，如新生入学、老生毕业、就业以及其他的深造等都要对学生的档案进行变动处理。同时学生档案的跨界调动，如学生每学年的成绩录入、奖惩信息的录入以及学生思想政治课程状况的信息录入等也需要对学生的档案数据进行相应的处理。学生档案每次的改变都会产生大量的工作，这也是档案管理人员主要的工作内容，同时也是制约档案管理工作发展的一个难题。另外，高校档案的调动情况往往发生在每年的毕业季，这要求档案管理工作处理的快速、准确，需在规定的时间内完成。频繁的档案管理工作、受到限制的时间因素，这就需要消耗大量的人力、物力才能完成工作。

三、大数据时代高校档案管理工作存在的问题

1.运用大数据的意识相对薄弱

根据相关的研究以及一些数据的统计分析结果显示，人们的思想意识形态对于人们行为的模式以及处理问题的方式方法具有非常直接的影响，即人们的思想意识成为人们活动的主导，提高思想模式是提高工作效率的前提。因此，在大数据背景下，高校档案管理工作面临着巨大的挑战，同时也存在着全新发展的机遇。在这一时期，高校管理人员应该提高对大数据以及先进的信息技术的认识与应用的意识，使管理人员能够产生高校档案管理的理念与执行产生深刻的影响。根据近几年高校檔案管理数据的显示结果来看，大部分的高校对于档案管理工作中使用大数据的意识还不强，使用先进信息技术的意识还不足。档案管理人员在大数据的时代未能充分利用大数据的先进技术处理关于档案信息的海量工作，致使工作效率不高、信息处理不够及时和准确。例如，我国部分高校的领导者所秉承的理念就是在大数据时代充分发挥技术的优势，有效提高档案管理的效率，使高校的档案管理工作能够进入一个新的历史发展阶段。在这样的背景下，高校档案管理的工作必须能够应对数据信息化所带来的海量信息的压力，但是部分高校的管理人员还无法意识到大数据为档案管理所带来的便利。还无法将自身的发展理念与大数据的发展进行必要的融合，同时对档案管理信息化建设与管理的支持力度较小，缺少必要的财力、物力的支撑，使得档案管理工作的效率和准确程度无法得到显著的提高。

2.档案管理人员对大数据相关技术的使用能力欠缺

高校的档案数据管理工作的实质就是依靠档案工作人员利用其自身或外部的工具等开展的管理工作。因此，档案管理人员自身的专业素质以及对大数据技术的使用能力的高低直接影响到高校档案管理的效率的高低以及管理人员工作的整体水平。但是，就目前得到的结果显示，部分高校的档案管理人员在一定程度上还无法准确、高效地使用大数据技术去处理档案管理的相关问题，同时在大数据技术与高校档案管理工作内容相融合的过程中，还无法很好地适应当前科技发展的速度。在科技高速发展的大背景下，信息技术的普遍应用对档案管理人员也提出了更高的要求。但是由于传统的档案管理方式的根深蒂固，造成现在的档案管理人员对大数据技术的方便、快捷、高效的特征还不够重视，对信息技术的完善程度还没有充分的认识。同时，大部分的档案管理人员的年龄普遍偏大，导致对于新的信息技术的使用和接受能力不高，对于大部分档案管理能力之外的技术，如计算机网络技术、计算机知识等缺乏普遍性的了解，这也是目前以传统管理方式进行档案管理的工作人员在日常工作中经常遇到的问题。

3.档案管理信息设备较为陈旧

在新时代信息设备高速发展的背景下，高校的档案管理工作也变得更加的复杂多变，传统的管理方式已经不再适合当前高校档案管理的工作内容。为了能够更好地转变和提高工作人员的思想意识以及工作的理念和方法，提高高校档案管理的设备是亟待解决的问题，同时高校也要投入一定的资源以更新设备，替换一些陈旧、无法正常使用或影响正常使用的设备。例如，高校用于档案管理的电脑设备运行的速度较慢，需要更换新的设备或升级系统等措施。

四、大数据时代背景下高校档案管理模式的改革以及创新措施

1.增强档案管理人员使用大数据技术的意识

由于我国部分高校的档案管理工作对于大数据技术的认识还不够充分和全面，在工作中使用大数据相关技术的思想还很薄弱，为了能够更好地解决档案管理人员思想上、意识上的薄弱，我国各高校应该积极采取相应的措施，以加强档案管理人员的思想意识，将其从传统的管理意识上解放出来。要实现以上目标则可以采取以下措施：

（1）在国家层面上进行思想意识上的引导

国家管理的相关部门应该根据现今高校的实际发展情况对高校的档案管理工作提出新的要求、新的标准、新的认识，同时方针措施的建立要以时代发展为前提，以社会的进步为标准。要把握与时俱进的长远发展目标，把握好高校档案管理工作的宏观发展方向。同时国家还要出台相应的政策措施对高校档案管理工作进行全面的关注与支持。

（2）在高校管理人员内部提高大数据技术的普及程度

以高校自身的发展为基础来看档案管理与大数据技术的融合发展，其中学校的领导者是其发展融合过程中的掌舵者，同时也是融合发展的关键因素。高校领导者在制定高校发展的目标时，就要给予高校档案管理等工作高度的重视以及大力的支持，同时高校的管理层要对档案管理的具体内容和发展方针做出合理的目标规划，要在管理人员内部大力宣传和普及大数据技术的优势以及未来信息技术发展的趋势，使档案管理人员能够从思想上认识到大数据技术为档案管理工作带来的巨大便利。要使档案管理人员充分认识到大数据技术为档案管理工作带来的快捷、方便、高效、准确的工作过程。只有在此基础上，高校领导才能在日常工作中为档案管理的信息化发展和融合提供大力支持，在实现档案管理信息化的同时还能够使档案管理工作健康、良好地发展。

2.组建和提升专业化的档案管理工作队伍

就当下的情况而言，高校档案管理工作发展的现状、管理人员在工作过程中遇到的问题等，各高校要结合本身发展的需求和高校自身的情况来构建具有高水平、高素质的档案管理工作队伍，同时还要注意档案管理人才的培养和引进，推动高校档案管理的高质量、高效率、高速度地发展。

（1）加强管理人员日常专业化的训练

高校要对档案管理人员的基本素质和技术技能有一定的了解，以此为基础为其制定合理的训练内容、训练模式等，以加强其管理工作的效率。然而由于高校档案管理的性质，如长期性、复杂性等工作的特点，高校要将大数据技术融入高校档案管理的工作中这一目标还有一定的困难，还需要长时间经验的积累以及人才的培养，短期人才的更新换代并不能够充分解决人才管理的专业化。管理队伍的建设并不是在短时间内所能够完成的，必须要制定一个长期的培训过程以及对管理人员思想意识上进行提高，要重新建立管理人员档案管理工作的技能体系和知识体系。例如，高校可以通过讲座的形式进行大数据技术的宣传与普及，并且以培训的方式进行管理人员的集中培训，培训的重点就是当前大数据技术能够为档案管理工作带来的便利、大数据技术的简单、易学，以及未来档案管理工作的发展趋势。要强调大数据技术的增强档案管理工作人员的基本素质及技术技能。

（2）积极吸引优秀的管理技术人才

高校要根据自身发展的需求以及信息技术的发展趋势，积极引进高素质的档案管理的优秀人才。在人才引进的过程中，要以人才的多元化、专业化为基础，重视管理能力与实践能力，要使人才得到充分的利用。

五、结论

综上所述，高校档案管理工作是高校发展的重要组成部分，通过大数据技术与高校档案管理工作的有机融合能够快速发展档案管理，同时能够推动高校的发展。文中主要介绍了大数据技术的基本概念以及档案管理的基本特征，并且分析了当下高校档案管理的过程中存在的问题，以及解决问题的有效对策，希望本文的论述内容能够为高校档案管理与大数据融合发展提供一定的参考。

参考文献：

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[2]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019

[3]陈 莉.大数据背景下高校基建档案管理模式的创新分析[J].科技经济导刊，2019

[4]周丽滨.大数据背景下高校基建档案管理模式的创新[J].城建档案，2018

[5]黄元旦.探析高校档案管理的改革创新[J].青年文学家，2013

（作者单位：哈尔滨商业大学）