浅析新时期中职院校档案管理的创新模式

马英 新疆塔城地区师范学校

一、中职院校档案管理现状分析

（一）领导层面重视不足，缺乏完善的管理制度

相对于教学实践来说，档案管理在中职院校的工作安排中受到的重视程度低，但是档案管理是所有管理工作中的基础部分，领导层面对这部分工作的重视不足，不利于档案管理工作的优化提升，且很多中职院校内没有设立专门的档案管理制度，整个档案管理过程松散，缺乏科学的规章制度的约束，管理效率低且易出差错。

（二）档案管理人员缺乏专业性

中职院校的档案管理不断人员数量缺乏，人员素质也有缺失，大多数都是依靠教务人员或校内教师兼职代岗，缺乏档案管理的专业知识和技能，且学校忽视对这部分人员的档案专业知识技能培训，档案管理人员自身对管理工作重视程度不足，工作责任心缺失，使得档案的系统化、专业化管理更加无法实现。

（三）档案管理信息化进程慢、程度低

信息技术革命的在世界每个角落的渗透，强化了对各个行业信息化进程的要求，且信息化在档案管理工作中的应用益处颇多。但是当前档案管理人员思想多有落后，导致管理模式陈旧单一，并且缺乏专业的信息技术知识和操作技能，在实际的档案管理工作中较少应用到计算机技术，人力工作占比大带来的检索慢、易出差错等问题无法规避，再加上许多中职院校对档案管理信息化投入的财力人力不足，工作环境缺乏先进设备的支持，影响档案管理的整体水平。

二、新时期中职院校档案管理创新模式探究

（一）提升领导阶层的重视程度，制定科学的管理制度

领导阶层只有对学校的档案管理工作提起足够的重视，才能发挥科学的统筹领导作用，指导整个档案管理工作的顺利进行，因此学校应该积极安排领导干部学习相应的档案管理知识，从专业的角度了解此项工作对学校的重要意义，从而提升重视和保护档案管理工作的意识；其次学校还可以鼓励全校师生共同监督档案管理工作的进行，开设“校长信箱”和“建议角”等，督促相关校领导进一步优化指导工作；此外，学校领导人员要加快制定科学的档案管理制度，并监督实际工作对制度的执行程度，坚决全方位规范档案管理工作。

（二）加强档案管理人员队伍建设

要解决档案管理人员专业性缺失的问题，要从源头和建设两个层面着手。首先，学校要招收一些有档案管理专业知识的人员参与工作，一方面扩大此工作的人员队伍，一方面从源头上保证档案管理工作的质量；其次，学校要加强对现有的档案管理工作人员的专业培训，从思想素质和专业能力两方面着手，既提升工作人员对档案管理的重视程度，也保证人员的能力素质紧跟时代发展的需要；此外，学校要建立起明确的分工制度，每位档案管理人员都有自己的具体工作，这样既能保证工作人员的专业程度，也有利于工作效率的提升。

（三）加强档案收集，实行科学管理

学校的档案材料往往数量庞大、种类繁多，是学校领导进行决策指导工作的重要依据，因此文件的完整性是做好学校其他管理工作的基础。首先，工作人员要重视档案的收集和归纳，对学校发放的各种会议文件、学生档案材料、劳务相关文件等都要认真收集，分类归档；其次，学校还要加强全校师生的档案健全工作，提升查询工作的效率，有利于保证今后对教师和学生群体评价工作的顺利进行。

（四）利用现代信息技术完成档案的整理工作

计算机技术在档案管理工作中的应用可以大大提升管理的精度和速度，首先，人工分档时难免会由于个人理解的偏差造成对同一文档分到不同类别的问题，影响后期的档案查询和案卷质量，而计算机模拟人工立卷就能很好的解决这个问题，先精准地将带有类别的条目打印出来，再将文档按照相应的顺序排列，有效规避人工误差，提升工作精度；其次，学校需要建立档案数据共享系统，将庞杂的档案信息快速共享，有利于防止不同档案部门对同一档案的重复建设，也有效提升了档案资源的利用效率，便于不同的学校用户在云平台中快速获取所需信息资源，同时也保障了个人的档案安全。

（五）提升档案管理人员的信息化管理技能

信息化管理是让计算机技术在档案管理工作中得到高效应用，但是电子计算机的使用需要一定的专业知识和技能，当下的档案管理人员缺乏相应的能力，需要加强技能培训和知识学习。首先，档案管理人员要结合自己对计算机管理的实际掌握情况，重点补足、专项训练，在工作的过程中保持学习意识，逐步熟练掌握档案管理信息化要领；此外，学校可以定期组织档案管理者进行专业知识的学习，请专业的人员来帮助讲解，提升档案管理人员的学习效率和积极性，增强终身学习、管理技术与时俱进的意识，努力成为一名优秀且综合实力过硬的信息化档案管理人员，为学校的管理工作贡献自己的专业力量。

三、总结

中职院校在重视培养国家专业人才的同时，也要对学校的档案管理工作给予足够的重视，要想完全解决当下档案管理工作中存在的问题任重道远，这需要学校领导的支持重视、管理人员的自我提升、信息化系统和硬件设备的支持，每个人都努力做到从观念上提起重视，在行动上认真实践，不断关注新时代发展的要求，将档案管理工作做得精准出彩，科学规范地完成每一项任务，保证档案管理工作的顺利高效进行，真正为教育事业做好服务。