企业员工人事档案管理风险分析及防控

薄 嘉

（太原天然气有限公司，山西 太原 030000）

人事档案能够为事业单位的发展提供充足的信息资源，随着事业单位档案数量的持续增加，需要加强管理，使其能够在事业单位发展的过程中发挥出应有的作用。事业单位档案种类较多，包括人事档案、公文档案、绩效档案等，人事档案是进行人力资源管理工作的重要基础，能够准确了解事业单位人员的具体工作情况，保证各岗位人员的合理分配，新时期，事业单位应当不断创新管理方式，提高管理水平，促进事业单位改革的实施。

1 加强人事档案管理的重要性分析

首先，人事档案是企业在人才的选用、用人非常重要的依据，是人力资源开发的重要工具。通过人事档案管理，可使企业的管理者对这些人才有更深刻的认识，可以详细掌握每个人才的优点和缺点，优化人力资源管理机构，使得人才结构可以更合理。另外，通过利用人事档案，管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析，在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置，使得人力资源管理更加规范合理。其次，人事档案管理工作，对人才的培训和培养有非常好的促进作用，使得人才可以快速地适应企业，发展自己的技能，更好地为企业服务，成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源，保证各项工作都可以正常开展，企业的各种业务和工作也逐渐细化，这些都对人才提出了更高的要求，不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作，使得人才具有更多能力，可以适应企业对不同工作开展过程中的需求，提升人才的综合能力。

2 企业员工人事档案管理风险

2.1 企业对人事档案管理的重视不足

虽然档案管理在新时期的企业发展当中扮演着非常重要的角色，能够为企业经营活动的开展形成基础信息依据，但人事档案却并未得到企业的重视，无论是人事档案方面的设备还是资金投入都非常不足。一些企业虽然引进了先进的电子信息设备，但由于档案管理人员的素质跟不上实践需求，因而不能展开高质量的人事档案管理，仅能够从事一些基础的档案管理工作，整个档案管理流程缺乏对电子信息设备的充分应用，因而难以推动档案管理朝着信息化的方向发展。同时，不少企业都存在员工档案意识薄弱的情况，档案信息填写不健全、更新不及时，导致档案交接和使用都较为麻烦，给档案管理的科学化发展造成了诸多阻碍。

2.2 企业人事档案管理人员素质参差不齐

人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，管理人员需要具备过硬的业务素质，但目前很多企业人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，企业没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多企业人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中，也无闲暇学习专业的档案管理知识。他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。再次，有些员工认为人事档案管理工作岗位缺乏挑战性和升职空间，只是抱着短期过渡的目的，工作岗位频频更换，使得长期有经验的人事档案管理人员缺乏。员工素质参差不齐给企业人事档案管理工作留下较多隐患，大大影响了人事档案管理的水平。

2.3 人事档案利用价值不高

档案管理的目的最终是要服务企业，要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用，这就失去了档案管理原有的意义。另外，一些单位在人事档案管理中，只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息，没有详细了解人才的素质、心理健康状况、需求，不能反映员工的真实情况，因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。

2.4 人事档案管理的手段极为落后

信息技术快速发展，但整体的档案管理与时代发展要求无法有效统一。首先，在档案管理中，由于工作人员不专业，没有办法引用专业的档案管理软件进行人才信息的录入，致使档案存储信息过于复杂，无法在第一时间完成档案的查找。其次，整体的录入方式过于简单，多是通过手工录入的方式完善信息内容的编辑与检索，致使有关档案资料更新速度缓慢，所有资料内容无法在第一时间完成信息化的转变，造成人才资料的缺失，致使录入信息中出现差错，影响人事档案的管理工作。

3 企业员工人事档案管理风险防控策略

3.1 探索档案材料收集的标准化、规范化

人事档案规范化管理是实现人事档案标准化和信息化的前提和基础，也是提高人事档案管理效益的有效途径。当今人事档案管理信息系统仍处于无序开发和低端应用，制约着我国人事档案工作的开展。因此，在新的历史条件下，加强人事档案的规范化管理，对于历史、全面地了解干部，实行党管干部，更好地开展组织人事工作，开发人事档案信息资源为社会主义现代化建设服务，具有十分重要的意义。在人事档案资料收集的过程中，人事档案各项内容过度分散以及其要求的统一管理是现在面临的主要矛盾。针对该现象，档案管理工作人员需要对人事档案的功能、流动特点等进行全面了解和掌握。在严格遵守国家相关法律法规的基础上，根据用人单位的实际情况来对材料的内容、归类及归档方法进行严格要求，切实提升人事档案归纳及管理工作的开展效率及落实效果。另外，在当前我国各单位开展互联网人事管理工作的大背景下，人事档案管理工作需要积极建立互联网体系，实现人事档案数据资源的共享。

3.2 加大软硬件建设

人事档案管理工作的搭建需要强化领导层的重视，并在此过程中给予一定的物力与财力的支持。同时，还需要大量的人力资源对纸质内容进行信息化处理，完成人事电子档案的存档工作。前期可以从相关部门借调一些业务能力较强的人才，集中进行档案存储与整理工作，对一些填写内容不详的地方给予改进，并在电子档案整理完毕后对相关的内容进行核对，强化档案内容的完整性。人事档案异地网络查询的案例，为新时期人事档案管理的信息化建设提供了实践思路，通过推行“互联网+”模式，实现人事档案数据内容的远程共享，甚至未来可以实现人事档案外网资源互联互通状态，这样就可以全面推动人事电子档案的归档工作，实现全面的电子化。需要说明的是，人事档案管理工作不仅仅是人才资料的存储管理工作，更是为单位发展、人才流动提供合理配置的信息资源。所以，要对原始档案内容进行开发与利用，通过网站及数据库等技术的应用，对档案内容进行归档与分类，这样才能确保信息内容查询更快、更精准，实现档案管理工作的深度开发。

3.3 建立完善人事档案管理制度

人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理地安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

3.4 提升企业人事档案管理人员的素质

首先，企业在选人用人上把好关，设置高标准的人事档案管理人员选拔条件。工作人员应政治素养过硬，做到坚持原则、遵守纪律、保守秘密，档案管理水平专业、细致耐心、责任感强。其次，企业要加强人事档案管理专业培训。一是进行入职培训。让初入职的人事档案管理人员对人事档案管理机制、内容、需注意的问题等基本常识熟悉；还可通过老带新，让新入职员工在老员工指导下尽快熟悉人事档案日常管理工作。二是重点培训。新入职员工经过一段时间工作后，一方面初步了解了人事档案管理工作，另一方面肯定会遇到很多不确定或不太清楚的专业性问题。企业针对这种情况开展重点培训，着重解决员工业务实践中的具体问题，加深其对档案管理知识的理解。三是提升培训。人事档案管理人员要与时俱进，参加档案业务新知识的培训，比如人事档案信息化建设培训、安全性培训等。通过培训促使其快速成长，从而更好、更高效地管理人事档案，提高人事档案利用率。

3.5 构建灵活档案转交渠道，合理配置人力资源

在当前的企业发展中，员工跳槽转到其他企业的状况常有发生，如果企业扣留住员工的人事档案不予转交，不仅会影响员工的发展，也不利于树立良好的企业形象。为了吸引更多的优秀人才，企业人事档案管理需要构建灵活的档案转交渠道，一旦出现人员调动的现象，便迅速为其转交档案，有效避免人档分离问题。在对新进员工的人事档案交接工作中，档案管理部门也需要认真对待，做好档案交接，如果档案中存在不明确的信息或者疏漏，需要及时进行核对，避免影响员工升迁和企业人力资源配置。

4 结束语

在当前人事档案管理工作中，还存在很多不足，在新时期要做好人事档案管理工作，应努力提升档案管理工作效率及服务水平，补短板强弱项，充分发挥人事档案管理工作的基础性支撑性作用，不断对档案管理工作进行深度探究，建立高素质专业化的管档人才队伍，压实工作责任，为事业健康可持续发展贡献“档案智慧”和“档案力量”。