事业单位档案管理中的电子档案管理途径

2021-04-15张洪达

卷宗 2021年10期

张洪达

（杜尔伯特蒙古族自治县社会治安综合治理中心，黑龙江大庆 166200）

作为事业单位档案工作人员，要积极提高工作认识，应重视加强电子档案管理与利用水平，从而为事业单位各项工作开展提供有效保证。通过分析电子档案管理方法，总结了提高电子档案管理能力的对策，希望分析能为相关工作人员提供有效建议。

1 电子档案的优势

在事业单位当中，电子档案的广泛性应用让工作效率得到整体性提高，具体优势还有以下几点。第一，迅速处理数据信息，改变以往手工抄写档案的形式，利用计算机实现电子档案的编辑，并且在数据处理中全面提高了处理速度，促使失误率降低。第二，电子档案查询速度非常快，只需要搜索对应的关键词，系统就能在极短时间内找到需要的档案资源。第三，电子档案存储的安全性，本质上不同于纸质档案，不会产生阅读破损的问题，就算计算机故障也能查询到云系统的档案数据信息，具有很高的安全性。第四，传统档案管理，查询的时候，工作人员工作强度比较大，而电子档案的使用可以有效减少工作人员的工作量，通过计算机可以完成档案方面的工作，有效节约了时间。因此，在开展事业单位档案管理工作研究过程，要充分发挥电子档案管理优势，科学的进行实践管理研究，从而制定更加高效的管理模式，以保证事业单位各项工作有效开展。

2 电子档案管理途径

2.1 健全电子档案管理制度

事业单位进行档案管理的时候，方法上基本是要区别于传统档案管理，建立电子档案管理制度，为电子档案管理工作的进行提供全方位的保证。当前很多事业单位在电子档案管理时还在使用纸质档案管理的老套方法，这就让电子档案管理的有效性无法得到大幅度提高。为此，事业单位档案管理工作者应该及时将观念加以转变，明白电子档案管理方法同纸质档案管理的不同之处，并在传统档案管理的基础上，再建立电子档案管理的专业化制度，以此满足事业单位档案管理的基本需求。第一，有的事业单位电子档案开展管理工作的时候规定，录入电子档案信息前一定要经过档案管理部门的详细核查，确定档案信息完整准确再录入到电子档案信息库。第二，实施分级化管理事业单位电子档案信息内容，并确立电子档案信息的查阅层级标准。第三，作为档案管理的专业工作人员，需要定期检查档案库中的电子档案信息内容，确保信息的完整与安全。第四，事业单位员工如果需要查阅电子档案信息内容，必须经过档案管理者的许可，并且要把相关的档案记录做好。第五，查询档案信息内容的时候，员工可以查阅需要范围内的档案信息，若是出现越级查询应该获得相应部门负责人的批准方可继续实施。

2.2 建立电子档案安全保障体系

电子档案实施管理的整个过程中，事业单位档案管理的安全才是关键点。通常情况下的事业单位非常重视信息化技术，还有提高管理能力两个方面。因此应用信息化技术，必须建立健全化的电子档案安全保障体系，以此实现科学化的档案管理目标。

建立电子档案安全保障体系的时候，有些地方不能忽略，因为非常重要，一个是硬件设施体系，另一个是软件设施体系。第一，在硬件上要严格监控服务器的具体化应用，还要监控机房的实际环境，安排专业技术人员更换老化的设备和线路，从而改革电子档案保管的基本环境。第二，维护硬件设备，并对其做好专业化保养。第三，在软件方面，建立事业单位文档中心，以及建立用户访问的专业化平台，实现电子档案统一化管理和档案查询规范化的目标。第四，检查电子档案管理程度的安全性，并由技术工作人员按时对计算机进行全方位扫描，尽早发现计算机中是否存在着病毒或者是安全上的漏洞，有问题要第一时间采取措施进行处理，从而确保计算机的安全性。第五，建立电子档案安全保障体系，科学化，合理化的增加经费的投入，以此确保电子档案管理过程中有足够的人力资源和物力资源。

2.3 加强电子档案整理

电子档案实施建立以后，电子文件会越来越多，需要做好相应的档案保管工作。第一，作为档案管理专业工作人员，在工作时要保管好光盘，磁盘等介质方面的信息，并排列好各个部门递交的材料编目，这样更加有利于随时查阅调用。第二，档案管理还要把备份拷贝工作落实好，避免由于硬件设备产生故障致使数据丢失情况出现。第三，以往档案多数是以图文信息资料为主，所以要不断创新内容。收录文字，图片、图像，以及实物，并依据档案类型的不同做好实际归档的工作。针对以往纸质档案，在电子档案的应用下要对其进行扫描，从而形成电子档案，为信息数据的保存安全再增添一份保障。第四，关于档案信息，在事业单位涉及的内容比较多，很难做到万无一失，而且随着时间会产生不同的变化，档案管理人员需要能够实施档案动态性的管理。第五，归档的时候要实施检查，鉴定所有数据信息，验收完成再上传到档案数据库。第六，电子档案信息要同事业单位业务进展，人员调动信息同步进行，适时做好补充，更改相关的信息内容。利用动态性的更新，确保电了档案信息的准确有效，进而为事业单位档案管理中，电子档案的发展与经营管理提供参考依据。

2.4 加强管理人员的培养

负责事业单位档案管理的工作人员，在科学技术的发展下开始不断转变档案管理思路，把以往档案管理模式转变为电子档案管理的方式，该方式对于档案管理人员的素质要求比较高，所以事业单位在实施电子档案管理工作的时候，必须选择工作能力强的专业技能人员来管理。第一，事业单位档案管理的整个过程中，必须把工作人员技术提高放在重要性的位置，比如计算机信息化技术是档案人员需要提升的关键因素。第二，针对当前档案管理人员还要考核线上电子档案管理规范制度的掌握情况，只有明确制度才能在执行档案管理工作时发挥价值。第三，深入培养档案管理工作人员的工作态度，让其明白工作职责的重要性意义，确保事业单位档案管理的工作效率能够得到全面提高。