事业单位档案信息化管理优化路径研究

吉阿呷

（四川省地震局西昌地震中心站，四川 西昌 615000）

随着计算机计划和信息技术的飞速发展，事业单位所处的信息环境发生了深刻的变化。档案资料已是纸质化和电子化共存，且日益电子化的状态，并呈现出数量众多、类型多样、管理要求更高等特点。在政府倡导行政事业单位提高服务水平和控制行政成本的大背景下，档案资料的信息化管理系最为重要的方式之一。许多事业单位已经在进行信息化的建设，并取得了显著的成效。档案作为事业单位日常工作中形成的各类历史资料，具有独特的价值和作用。许多事业单位信息化建设的主要方式即是建立和使用档案管理信息系统来进行档案的信息化管理。然而，现实的情况可能差强人意，无论是档案管理信息系统的设计，还是档案管理信息系统的使用，均存在一些普遍性的问题，值得去深切关注。为避免档案信息化管理的形式化和无效化，探讨目前档案管理信息系统存在的主要问题和优化路径非常具有现实意见和价值。

1 目前存在的主要问题

1.1 档案管理信息系统适应化不强

多数事业单位在信息化建设的浪潮中上马档案管理信息系统项目。在有效推动档案信息化管理的同时，管理信息系统往往存在千篇一律的情况，无法满足本单位档案管理的个性化需求，比如，经常出现的情况即是档案无法有效分类[1]。档案无法有效分类的导致的结果就是要么档案无处安放，要么档案混放，最终都导致档案的混乱不堪。出现这种情况原因在于事业单位在信息系统建设时多采用外包的方式。外包商在设计实现档案管理信息系统，解决专业化问题的同时，基于信息不对称和道德风险的原因，容易出现复制微调上家事业单位的档案管理信息系统的情况。主要功能看似一致，但具体档案的类型、管理的要求、档案的分类等方面未有效进行“量身定做”。

1.2 档案资料的价值利用效果不佳

档案管理信息系统的建设和使用，一方面是为了实现档案的有序存储和高效调用，但更重要的是档案资料分析，来满足日常工作的决策需求[2]。当前比较普遍的情况是，档案管理信息系统的存储和调用功能比较完善，但是档案资料价值的分析往往缺乏。究其原因在于，一是档案管理信息系统建设者对档案资料价值分析的意识不强烈，设计建设初期未提出类似的要求；二是即使存在查询统计分析等功能，通常都是比较简单的统计分析，无法满足深层次的价值挖掘需求。

1.3 档案管理信息系统安全管理欠缺

事业单位的档案资料存在保密级别的差异，所以安全管理非常重要。就档案管理信息系统而言，管理权限的合理设置和有效执行至关重要。就作者所了解的情况，档案管理信息系统在安全管理上存在两个主要问题：一是权限设置不合理，但是不常见；二是权限设置未得到有效执行，这是威胁安全管理的最主要因素。有查询权限的部门负责人轻易地将账号密码告知下属员工，在轻松自己工作的同时，也将高级别权限下放给低级别员工，容易被别有用心的员工所利用，出现泄密、篡改、盗窃等情况。

2 针对性的具体优化路径

2.1 优化档案管理信息系统设计

档案管理信息系统建设的有效性取决于合理的设计和技术的实现，其中，合理设计是前提和基础[3]。对于多数采用外包形式的档案管理信息系统建设情况，事业单位应该成立系统建设小组，由业务非常熟悉的员工组成，与外包商技术人员就本单位的档案实际情况和管理需求进行深入细致的沟通，让技术人员充分了解实际状况的真实需求，有针对性的设计系统参数和功能模块。在具体技术实现前，应向分管档案管理的领导和档案部门负责人进行专题汇报，确保重要需求均在设计中体现。

2.2 加强档案价值分析使用意识

档案并不是累赘，具有丰富的价值可供利用。首先，档案管理信息系统在设计时要充分考虑统计分析需求[4]，建设相应的功能模块，同时要具备多维度的信息分析路径；其次，无论是档案管理负责人还是具体档案管理员工均需要有强烈的档案价值挖掘意识，充分使用档案管理信息系统的各项统计分析功能，深入挖掘重要的决策服务价值；最后，应该安排具有专业分析能力的员工专门负责档案价值的分析，结合事业单位管理决策的需要，定期给出价值分析报告。

2.3 持续强化安全管理要求落实

安全管理是档案管理信息系统使用不容忽视的问题，其重要性不言而喻。针对事业单位常见的以安全权限设置为主的安全管理有要求无知执行，或执行不到位的问题，应建立相应的机制和措施确保安全管理要求得到切实落实[5]。一是采用人脸识别技术进行权限登陆设置，尽可能减少账户密码方式转移的随意性；二是采用重要档案资料设置在专用电脑，做到专机专用，同时配以摄像头，全程记录使用过程，以防不当人员查询使用；三是完善安全管理制度要求，加大安全管理要求执行不力的惩罚力度，约束和威慑无关人员的行为。

3 研究结论

事业单位的档案管理具有十分重要的价值。在信息化环境下，档案信息化管理已成为众多事业单位的共同选择。档案信息化管理的关键在于设计、实现和使用好档案管理信息系统。通过实践了解，档案管理信息系统存在适应性不强、价值挖掘不够、安全管理欠缺三个主要的现实问题。分析原因后，本文提出事业单位应该通过优化档案管理信息系统设计、加强档案价值分析使用意识、持续强化安全管理要求落实等三个针对性方式来对档案管理信息系统进行优化。