医院OA环境下电子档案的管理策略及建议

2021-04-15李海峰

卷宗 2021年10期

李海峰

（大理大学第一附属医院，云南大理 671000）

医院是专门救死扶伤，缓解病人病痛的场所。在医院OA系统的运行过程中，每天都会产生大量的电子档案信息。与传统的纸质档案相比，这些电子档案具有一定的特殊性。只有对这些电子档案信息进行科学合理的管理，保证电子档案信息管理效率，才能够为医院各项事务的正常运转提供保证。

1 医院OA环境下电子档案的特点

1）非常依赖办公设备的运行。医院OA环境下，电子档案管理工作的开展，需要工作人员使用计算机及OA系统软件等办公设备才能够完成。即在电子文件完成归档之后，工作人员需要借助这些办公设备，对这些电子档案内容进行有效的阅读。如果没有这些办公设备，那么电子档案信息的产生、传递以及识别将无从进行。

2）连续性与可塑性。医院OA环境下，一份电子档案信息的创建，需要经过起稿、核稿、会签、签发、生成以及归档等过程。而这些过程需要在起草部门、办公室、会签部门以及信息管理部门等多个部门的共同努力下才能够完成。任何一个环节出现问题，电子档案归档管理的完整性就会受到影响。所以，医院OA环境下电子档案具有连续性特点。另外，这些职能部门还会在其职责范围内，对电子档案的内容进行修改。所以，医院OA环境下电子档案也表现出了可塑性特点[1]。

3）资源共享。在传统的纸质档案管理模式下，由于时间与空间的限制，实际的档案利用率并不高。而电子档案的管理工作主要是借助计算机和互联网来完成。电子档案中的信息可以直接通过计算机网络来完成传递和查阅，且可以被多个科室的人同时查阅。所以，医院OA环境下电子档案有着较高的资源共享性。

2 医院OA环境下电子档案的管理策略

1）电子档案资料的收集。医院OA环境下，电子档案管理工作的开展，需要档案管理人员需要进行各种电子文件资料、计算机系统运行参数以及信息处理参数的收集。首先，电子档案的形成过程，就是相关信息编辑、修改以及办理的过程，所以将有价值的电子文件进行定稿保留有着非常重要的意义。其次，档案管理人员不仅要对存储在磁盘、硬盘等介质中的电子档案进行归档，还需要对网络服务器中或者云中的电子档案进行归档。归档后的电子档案需要保证格式的统一。与此同时，档案管理人员还要填写登记表，并将登记表与电子档案保存在一起，为后续的查阅提供便利。

2）电子档案的归档。医院OA环境下，电子档案管理工作的开展，必须要对电子档案的归档工作予以高度的重视。首先，要对电子档案的归档范围进行明确。即结合国家针对纸质文件的归档规定和医院电子档案的形成特点，对电子档案的背景信息与元数据进行明确。其次，对电子档案的归档要求进行明确，即完善电子档案归档规章制度，确保相关部门可以按照要求对电子文件进行编辑与整理，并将符合归档标准的电子档案传输至医院的档案管理部门，最后由档案管理部门将电子档案存储到相应的脱机载体上。再次，对归档时间进行明确。一般情况下，医院电子档案的归档时间主要包含两种：一种是逻辑归档，可以实时进行；另一种是物理归档，不仅需要将数据信息存储到相应的介质上，还需要按照纸质档案的要求来完成。最后，对电子档案的归档流程进行明确。通常情况下，医院电子档案的归档流程主要包含以下几步：第一步鉴定、第二步检测、第三步归档、第四步整理、第五步存储、第六步移交[2]。

3 医院OA环境下电子档案的管理建议

1）统一电子档案管理的标准。首先，档案部门只负责档案的接收、整理以及归档，针对档案信息的前期处理，则由文书部门负责。在医院OA环境下，为了提升电子档案管理的工作效率，需要对这两个部门的管理体制进行规范，即由统一的领导统一安排这两个部门的工作任务与工作目标。同时，这两个部门也要彼此之间做好配合。其次，将电子档案与纸质档案进行统一，明确档案管理的流程标准，提升档案管理的规范性。即电子档案要以档号命名，在对纸质档案进行整理和归档的时候，也要使用相同的档号。这样，不仅可以提升档案的利用效率，还可以实现档案资源的共享，将档案信息的利用作用充分发挥出来。最后，对技术操作标准进行统一。即针对OA系统中的档案管理流程设计，不仅要保证系统具有较强的兼容性和应用性能，还要统一处理相应的关键技术参数与技术标准，例如数据接口标准以及数据安全标准等。只有这样，才能够将不同类型的电子档案由OA系统顺利的流转到档案管理系统中。

2）加强电子档案的安全管理。首先，医院OA环境下，电子档案的应用虽然为用户提供了极大地便利，但是相应的信息安全也面临着巨大的威胁。尤其是电子档案信息的共享依赖于网络的传输。而网络安全问题的存在又提高了电子档案的安全管理难度。对此，医院需要加强各种计算机技术以及网络技术的应用，进行档案安全预警预报信息网络的构建，并对电子档案安全应急指挥与保障体系进行完善。其次，电子档案的管理需要在网络环境下进行，而网络病毒的侵袭，又会使电子档案面临着内容被破坏，文件无法打开等风险。对此，OA环境下，电子档案的管理，不仅要对档案的存储载体进行保护，还需要对采取各种各样的信息安全技术与措施，例如信息安全防范技术、信息加密技术、信息认证技术、计算机病毒防治技术、网络安全技术以及信息备份技术等[3]。最后，与纸质档案最大的不同之处在于，电子档案的修改没有任何痕迹。通过网络将同一份文件发送给多位用户，还可能导致文件信息泄密等问题的出现。对此，为了提升电子档案的安全性与真实性，档案管理人员在对档案资料进行处理的时候，需要注意以下几方面。第一将电子档案转化成PDF格式，并进行防伪水印的添加，进行电子公章的加盖。第二对重要文件进行加密处理，并做好电子签名。第三注重访问控制、权限控制以及仿写等技术手段对电子档案进行严格的管理。第四对用户的使用权限进行限制，使其只有权限读取信息，而无权限修改信息、复制信息。

3）提升档案管理人员的综合素养。医院OA环境下，档案管理工作较之以前有了很大的不同。要想提升电子档案管理水平，档案管理人员不仅要与各部门的工作人员进行有效的沟通，还要获得其他工作人员的配合与帮助。所以，只有提升档案管理人员的综合素养，才能够为档案管理工作的正常开展提供保证。首先，要提升档案管理人员的专业素养，确保其具备扎实的电子档案管理专业理论知识和较强的文字处理能力。其次，要提升档案管理人员的计算机系统操作能力，确保其可以熟练操作电子档案管理软件和OA系统[4]。