试论企业档案管理电子信息化及其重要性分析

朱婷婷

（元泰酒业有限公司，江苏 南京 210046）

上世纪80年代，我国各行业领域开始实施信息化档案管理体系建设，早期企业利用计算机设备储存档案信息资料，针对档案数据信息进行的集中化管理，对于档案数据信息检索效率与管理工作效率的提升有着极大的促进作用。从上世纪90年代开始，企业信息化档案管理工作，以加强电子文件管理为主，以此推动企业档案馆数字化建设进程。因而，现代企业经营管理中，要全面了解信息化档案建设的作用，明白此过程中可能会遇到的问题，结合企业实际情况合理制定并应用档案管理模式，以此提升企业信息化档案管理建设工作效率，推动企业实现可持续发展目标。

1 档案管理信息化的内涵

企业档案管理工作中，信息化档案管理建设要求合理运用信息化与互联网技术诊断档案资料进行相应的加工、归类和存储，为后期有效应用档案资源提高档案资料共享性打好基础。实际工作中，信息化档案管理建设旨在应用多元化的档案资源管理方式构建共享网络体系，提高档案资源重复应用效率。企业生产经营管理活动中，档案资料是对国家、社会与企业自身发展有重要保存价值的文件材料，其有丰富的内容，而且直接关乎到企业员工个人利益。所以现代企业在开展档案管理工作时，应该合理运用信息化手段整理和分析错综复杂的数据信息，促进档案管理从传统管理模式转变为现代信息化管理模式，在此基础上有效提高企业档案资料搜集、归档与管理等工作效率，为企业的经营发展提供全方位的支持。

2 档案管理信息化的重要性

1）有助于信息的交互共享。网络信息技术的发展和进步，与人们日常生活与工作联系更加紧密。随着时代的进步，很多企业依然沿用传统模式进行档案资料管理，这与快速发展的市场经济发展需求不相符。因而，国有企业要顺应时代发展潮流，加大企业档案管理信息化建设的力度，充分发挥档案资源共享的优势，为企业档案管理工作质量与效率的提高打好基础。另外，为了避免企业档案信息化管理中出现企业内部资料泄露的问题，企业还要在内部构建档案资源共享平台，以此为企业的经营发展提供积极的帮助。

2）信息内容的长效保存。传统的纸质资料存储方式因为受到档案资源存储空间容纳率等因素的影响，企业档案存储占用的场地也越来越大，这种档案管理方式不仅制约了档案管理工作效率的提升，而且纸质材料具有的不能受潮或近火的特点，对档案资料保存环境提出的要求也随之越来越高。信息化档案资源管理与传统纸质档案资源管理最大的区别在于，企业可以充分发挥数字化档案资料具有的集成化特点，借助云存储等现代信息技术手段，不但减少了企业档案资源存储的空间，促进了档案管理和存储的密度，而且实现了永久保存档案信息资料的目的。

3）提高信息检索工作效率。企业进行信息化档案管理工作，利于提高内部档案资料检索及办公效率。随着信息技术的迅速发展以及电脑数据处理能力与速度的进一步提高，传统的一册一册查找档案的检索方法不仅需要耗费大量的时间和精力，不利于企业提高内部档案管理工作效率。随着计算机信息技术发展水平的提高与普及范围的扩大，企业档案管理工作中，管理人员可以利用计算机设备检索相关档案资料，即可在有效提升企业档案信息检索和查找效率的基础上，降低档案管理人员工作压力。另外，档案资料经过长期保存，传统纸质档案资料经常因为出现受损会发黄等问题出现变质的问题，影响档案存储的质量。所以，企业应该紧跟时代发展的脚步，深入了解信息化档案管理体系建设的作用，以此从复杂档案管理工作中将档案管理工作人员解放出来，信息化档案管理体系充分发挥其优势，促进企业档案管理工作的效率和水平。

4）便于企业保密工作。企业档案信息化管理提高了企业档案资源的保密性，以网络信息技术为主导的无纸化档案录入方式，保障档案资料信息的准确与完整性，而且信息化档案管理方式与传统纸质档案管理方式相比其自身具有的便捷性特点，强化企业档案管理工作的保密与安全性，同时为企业节省更多管理资源，提高档案管理工作效率。

3 推进档案管理信息化建设的措施

1）加快档案信息数据标准化建设。企业档案管理工作中，加强信息数据的标准与规范化建设，是保障企业高效开展档案信息化建设工作的重要基础。作为现代企业来说在推动企业标准化、规范化档案管理信息化体系的建设工作时，企业结合内部实际发展情况，以国家颁布实施的管理标准和规范为基础，为信息化档案管理工作科学制定管理制度，保障档案资料管理的标准与规范性，充分发挥档案管理信息化系统的优势，提高企业档案数据信息采集、管理工作的效率，通过建立企业内部各部门档案数据共享平台的方式，提高企业档案管理工作水平和效率。

2）加强档案管理专业人员素养。为了彻底解决档案管理信息化专业人才缺乏对企业档案管理信息化体系建设产生的影响，企业应该从以下几方面着手培养专业的档案管理人才。首先，企业合理应用现代网络技术科学制定信息化档案管理人才培养机制，构建信息化人才管理队伍，以此提升企业信息化档案管理工作质量。其次，建立健全档案管理专业人才培养模式，促进企业加强培养信息化档案管理人才。现代企业运营管理中，通过构建信息化档案管理平台，为企业培养信息化水平高的综合型管理人才，以此促进企业积极开展信息化档案管理工作。另外，企业档案管理工作中，管理人员要积极提高自身信息化水平，熟练操作电脑与电子文档，树立终身学习意识积极参加企业组织的相关培训活动，确保档案管理工作人员具备基本网络安全防护知识前提下，有效提高内部档案管理工作效率与水平。

3）加强制度建设，完善档案管理信息化体系。完善的管理制度和机制是保证企业档案管理信息化体系建设有序开展的关键。现代企业发展中，构建信息化档案管理体系时，要围绕监督、管理及安全管理等体系，充分发挥制度优势将企业档案管理信息化体系有机地融合在一起，促进企业有效开展信息化档案管理建设。企业信息化档案管理工作中，要积极采取有效措施激发档案管理工作人员工作热情，如果档案管理工作中工作人员存在违法乱纪等吧不良工作行为，必须予以严厉的处罚，才能保证企业档案管理信息化体系建设的顺利进行。此外，企业在构建档案管理信息化安全管理体系时，不仅要加强企业档案管理工作的力度，而且还应明确档案管理岗位的职责，合理运用完善的安全管理机制，同期进行档案存储系统的优化和升级，提高企业档案管理的安全性与稳定性。

4 结束语

综上所述，社会经济快速发展背景下，企业信息化档案管理工作是长期而艰巨的任务。企业日常运营管理中要结合网络信息技术发展特点，制定科学合理的档案管理信息化建设制度和措施，树立档案管理的创新意识，同时努力克服企业档案管理向信息化方向转型过程中可能遇到的各种困难，才能及时地发现和解决企业档案管理信息化体系建设过程中出现的问题，充分发挥档案管理工作信息资源对社会于企业的积极服务作用，促进企业实现可持续发展。