浅析区县行政事业单位会计档案管理的现状与对策

叶春艳

（重庆市长寿区临港经济服务中心，重庆 401220）

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。但是，在区县部分行政事业单位会计档案管理意识淡薄，制度欠缺，操作模糊，导致会计档案存在杂乱不全、毁损风险、难于利用等问题。鉴于现状，亟需认清现状转变观念，强化机构人员配置，完善制度明确职责，梳理流程规范管理。会计做好定期整理立卷、编制清册，档案室做好保管利用鉴定销毁，确保会计档案规范有序，妥善安全，便于查阅。

1 会计档案管理的现状

会计档案管理意识淡薄，管理边缘化。单位领导和会计人员注重预算的编制、支出的管控，决算的分析等预算绩效管理全流程，相对忽视会计档案的汇集、整理和归档工作。单位内部档案室的设置简陋随意、杂乱无章，档案管理兼职人员经验缺乏，责任不落实。

会计档案管理制度欠缺，管理不规范。会计年度结束，没有相应的会计档案资料归档立卷制度、会计档案管理制度，导致会计档案管理范围不明，程序不清。一方面会计档案装订、立卷、归档不规范。比如，有的会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有的会计凭证、会计账簿、会计报表混乱放置，没有按照保管年限永久、定期分类排列编号入盒；有的会计人员长久自行保管会计档案，未按要求归入单位档案部门统一保管；有的将经久累积的会计档案装入无钥匙的纸箱、木柜中，或者虽装入铁皮柜但与库房、杂物间混用；有的会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单。另一方面，档案室会计档案管理保管利用鉴定销毁不规范。比如单位档案室未将会计档案列入统一管理范围；会计档案查询借阅登记制度不健全；会计档案销毁也不及时，销毁过程有的也不规范；纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

2 会计档案管理工作的对策

2.1 转变观念、增强档案意识，完善组织架构和场地设施及制度保障

《中华人民共和国档案法》第九条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”第十二条“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。”《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第六条“机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。”《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)第五条“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。”以上法律法规、制度办法指引着行政事业单位的档案管理工作规范化、法制化、信息化。

行政事业单位应该转变观念，增强档案意识，搭建档案管理平台，完善档案机构及人员、设置场地配置设施设备，建立健全档案管理制度，加强档案工作组织领导和监督提升。

1）单位设立档案工作机构或档案工作负责部门，根据工作量匹配专职或兼职档案工作人员，各业务部门或科室应当指定人员，承担相应部门档案的收集、整理和归档工作，从而形成单位内部职责明确的档案管理机构人员网络。

2）根据工作需要和业务量适当设置档案库房、整理用房、阅览用房，并配备符合规定的密闭五节柜、密集架等档案装具和温湿度、消防、安防等设施设备。

3）建立财务档案整理归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。并且，严格将各项制度落到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁、档案奖惩处罚等一系列的过程都必须做到有制度的约束，从而确保单位档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。

2.2 加强培训，整理移交保管利用的方法明晰，程序清楚

2.2.1 明确会计档案归档范围

依据新《会计档案管理办法》第六条会计资料进行搜集归档，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料。与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料纳入文书档案管理。

2.2.2 会计定期整理立卷、编制清册

1）组卷。会计凭证：检查凭证编号及内容填写齐全后确定装订册数，剔除金属物，折叠整齐，装订。账簿：订本账有连续的页码，要保持账簿本身的完整，不要拆除空白页。活页账、卡片账是可以根据记账内容的变化增加或减少部分账页的账簿，在会计年度结束后要将空白页撤出，编制页码后装订成册。财务会计报告：同一会计年度同一保管期限下，一般可以按照月报、季报、年报的顺序分别立卷，财务情况说明书和审计报告等都与报告有密切关系，应该分别附在该期财务报告后一起立卷，保持其内容之间的联系与完整。

2）分类。按照年度-保管期限的分类方案进行分类。保管期限是从会计年度终了后第一天算起，分为永久、定期。在各卷封面右上角空白处加盖会计档案归档章。归档章设置全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目。档号：全宗号-档案门类·年度-保管期限-案卷号，其中门类KJ·2021；保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识；案卷号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。

3）排列。永久的，按照形成时间先后顺序排列；会计凭证排列在前，会计账簿排列在后。30年的会计凭证按记账分类、逐月按凭证号先后顺序排列；会计账簿按总账、明细账、日记账、其他账簿等顺序排列。10年的月、季度、半年财务会计报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等依次排列。

4）编号。编制案卷号：会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置。会计账簿、财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置，未添加封面的填写在归档章相应位置。编制页号：记录有信息的页面上均应清楚准确地编制页号。

5）装盒。卷皮卷盒的格式要符合规范、材质要达到标准，实现档案内容与形式的完美统一。会计档案应按其案卷号顺序依次装盒。会计凭证装入会计凭证盒，一盒可装一卷或数卷。会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒，同一保管期限的，一盒可装一卷或数卷。填写盒封面和盒脊项目，放置备考表。

6）编目。会计档案案卷目录也叫会计档案保管清册。纸质会计档案按其排列编号顺序，逐卷编制并打印案卷目录；仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录。案卷目录需添加封面。会计档案案卷目录设置档号、题名、凭证起止号/页数、年度、保管期限、备注等项目。会计档案案卷目录封面设置全宗名称、类别、年度、保管期限等项目。

7）移交。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。移交前先要编制会计档案移交清册。会计管理机构向档案管理机构移交档案及其保管清册，其中纸质档案保持原卷封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共同整理。电子档案包括档案及其元数据，特殊格式的应当一并移交读取软件。移交时，移交、接收、监交三方签字盖章，认真履行移交手续。

2.2.3 档案室保管利用、鉴定销毁

1）保管利用：档案室在管理档案时要做到防盗、防火、防光、防尘、防高温、防潮湿、防虫蛀、防鼠咬、防霉、防磁。严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

2）鉴定销毁：已存的档案按照新《会计档案管理办法》进行保管期限到期鉴定，确定是继续保管或者销毁。鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行，形成会计档案鉴定意见书。档案管理人员编制销毁清册，拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

2.2.4 会计档案管理的信息化、电子化

随着网络和信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，会计纸质档案管理将逐渐实现数字化、信息化，行政事业单位会计档案进行电子档案管理是未来的趋势。行政事业单位根据《机关档案管理规定》《会计档案管理办法》将档案信息化工作纳入单位电子政务和信息化总体规划、建设。

2.2.5 会计档案管理服务外包

行政事业单位根据单位实际情况，需要通过政府购买服务方式辅助实现会计档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。