有效提升事业单位人力资源档案管理水平的几点思考

南 静

（河南省安阳市聋儿听力语言训练分中心，河南 安阳 455000）

1 事业单位人力资源档案管理工作概述

人力资源档案产生于事业单位日常人力资源管理的各个环节，是事业单位选人、用人、管人的重要参考凭证。具体而言，事业单位人力资源档案管理工作具有集合性强、认可性强、功能性强等特点。第一，集合性强。以事业单位员工为单位，按照一定的方法、原则以及内容组卷，集中反映事业单位人力资源管理工作以及员工的各项情况[1]。二是认可性强。事业单位的人力资源档案保管、移交手续都较更为严格，内部的人事资料不是杂乱无章的堆积，也不是任意编造和放进去的材料，而是充分得到当地人事组织部门以及本单位人事部门认可的个人材料。三是功能性强。大多数事业单位人力资源档案资料主要应用于事业单位职称评定、职位晋升、职位调动、奖惩等领域，并且与事业单位员工的工资福利待遇、工作年限计算等息息相关，具有很强的功能性。

2 事业单位人力资源档案管理中常见的不足

2.1 管理制度不完善

制度是开展人力资源档案管理工作的依据，是有效提升事业单位人力资源档案管理水平的保障。然而，部分事业单位管理制度中的内容不健全，难以适应人力资源档案现代化、精细化以及科学化的管理要求。一是人力资源档案管理标准不明确，不同档案管理人员整理资料的标准以及归档标准存在差异，后期甚至需要二次加工、重新处理，难以有效提升人力资源档案管理效率[2]。二是人力资源档案管理的分工不明确，人力资源管理部门与档案管理部门之间缺乏有效配合，难以形成工作合力。尤其是在归档、更新等环节，更是无法保障相关工作的实效性。三是人力资源销毁与更新制度不完善，许多失效档案堆积于档案库，不仅占据档案管理空间，也增加了管理难度。

2.2 人力资源档案管理队伍建设滞后

档案事业，人才为先。事业单位是否拥有高水平的复合型人力资源档案管理队伍，将会直接影响到人力资源档案管理的效率和质量。为此，一是培训工作欠科学，没有围绕当下事业单位中常见的“审核难”、“认定难”、“把关难”等老大难问题开展培训工作，导致培训工作见效慢[3]。二是培训方式单一，仍然停留在理论培训的阶段，难以提升人力资源档案管理人员的实际操作能力。

2.3 人力资源档案利用效益不高

实践中，部分事业单位未对人力资源档案信息进行综合分析，未根据事业单位的工作需要来配置人力资源，难以发挥人力资源档案在决策咨询、人事管理中的有效作用。一方面，部分事业单位在引进人才、培训人才的过程中，没有充分了解事业单位当前的人力资源结构以及各个部门的人事情况，加之对现有员工的认识度不高，导致引进人才计划和培训人才计划缺乏针对性，最终割裂了人力资源管理与人力资源档案管理之间的联系。另一方面，在选人用人、职称评定、职位晋升过程中未充分查看并参考人力资源档案，难以提升人力资源管理工作的精准性和科学性，弱化了人力资源档案管理的效用。

3 有效提升事业单位人力资源档案管理水平的对策

3.1 完善人力资源档案管理制度，构建现代化的档案管理体系

时期，单位要进一步立足于档案现代化、精细化以及科学化建设的要求，明确人力资源档案管理的内容、流程、分工和目标。一是要结合本单位的实际情况，出台《人力资源档案管理细则》《人力资源档案管理工作考核细则》《人力资源档案管理工作责任细则》等相关的规章制度，明确人力资源档案的收集归档范围、管理职责、管理内容与要求、检查与考核。其中，要重点关注管理内容与要求领域的制度建设。例如，新形成的人力资源档案应及时归档，并经过鉴别、复核等程序；人力资源档案在转递过程中必须要填写《人力资源档案转出记录表》《人力资源档案借阅记录表》。二是要明确人力资源档案管理的分工。通常而言，人力资源管理部门要将产生的人事信息资料及时交由人力资源档案管理部门，人力资源档案管理部门则主要负责归档、鉴定、保管、销毁、更新、转出等具体的事务。三是要明确人力资源档案销毁与更新制度。对于辞职、辞退、离职等人员档案复制件，经过一年或者两年后即可以销毁。按规定销毁的人力资源档案应当由档案部门相关专责填写销毁申请单，并报档案部门负责人批准。对于已经更新的人事信息资料，则应当及时归入原有档案中。

3.2 加快人力资源档案管理队伍建设，实现可持续发展

事业单位要着眼于人才建设工作，全面提升人力资源档案管理人员的凝聚力、创造力以及战斗力，为人力资源档案管理工作夯实人力基础。一是要科学设计培训内容，重点解决“审核难”、“认定难”、“把关难”等老大难问题，提升人力资源档案管理人员审核能力、认定能力、把关能力，确保人力资源档案准确、真实、完整。二是要开展多种不同形式的人力资源档案管理培训活动，充分应用好实践模拟、案例讲解等方式，提升人力资源档案管理人员的实操能力，避免理论培训与实践工作脱节。

3.3 综合利用人力资源档案，助力于人力资源管理工作

一方面，事业单位在引进人才的过程中，不仅要征求各个部门的意见，而且要对各个部门的工作量、人事情况进行综合考量，确保人才引进科学。在这一过程中，尤其要重点关注事业单位的重要科室、重点业务部门，确保引进的人才能够满足相关科室或者部门的人才需求，实现资源配置最优。同时，事业单位也要立足于人力资源档案信息，综合分析员工的专业特长以及缺陷，明确事业单位人力资源优势，制定更有针对性的分类培训计划，实现培训效果最大化。另一方面，在选人用人、职称评定、职务晋升过程中，必须要查看相关的人力资源档案，全面了解相关员工的思想政治意识、奖惩情况、职务情况、履职经历等等，真正将档案资源用“活”。

4 结束语

新形势下，事业单位人力资源档案管理工作要坚持改革先行，转变人力资源档案管理理念与方式，解决实践中常见的管理效能不足、利用效率不高等问题。为此，事业单位必须要进一步统筹人力资源档案管理的各项资源，将该项工作作为一项长期化、系统化的工作加以对待。具体而言，一是要完善人力资源档案管理制度，构建现代化的档案管理体系；二是要加快人力资源档案管理队伍建设，实现可持续发展；三是要综合利用人力资源档案，助力于人力资源管理工作。相信在档案管理人员不断 开拓创新下，事业单位人力资源档案能够得到更深层次的管理、开发与利用，人力资源档案管理工作会呈现出崭新的面貌。