高速公路档案管理策略

徐云英

（海南高速公路股份有限公司，海南 海口 570203）

高速公路档案是高速公路建设、养护与运营管理过程中形成的，具有重要保存价值的第一手原始材料。在建设期间产生的审批文件、招投标文件、合同协议、支付凭证、施工图、竣工图及施工、监理、验收等各个环节的资料，如何做好高速公路档案管理工作，更好地为高速公路各项工作服务尤为重要。本文结合高速公路档案管理工作的实际，分析了高速公路档案管理工作的历史与现状，并提出了相应的对策，希望对做好高速公路档案管理工作有一定的参考借鉴价值。

1 重要意义

1）真实的纪录。高速公路档案是高速公路建设项目的立项、设计规划、施工组织、改建扩建、竣工验收、使用维护等方面的内容，有真实具体，翔实可查的设计参数、质量标准、监管指标等相关资料。2）为高速公路建设提供参考。高速公路建设项目的施工时间较长，期间每一个环节 都会涉及档案的储存工作。所以等到整个项目的完成，所涉及的档案管理工作量也是很巨大的。高速公路建设各个过程中都会产生大量的文件以及信息，信息量较为庞大。高速公路建设的过程中所产生的档案种类繁多，档案的采集与管理以及在各环节产生的档案要及时收集，按时归档，为高速公路建设提供参考。3）为信息化管理提供依据。档案信息化是在档案行政管理部门的统一规划和组织下，利用现代通信技术、网络技术、计算机技术等手段来代替传统的档案管理手段，解决信息的采集、整理、保存、利用等问题，提高档案信息管理的水平和效率，从而加速实现档案管理的现代化。

2 特点

1）量大面广。高速公路项目根据其实体划分为各个承建单位、分项、分部工程项目，从程序看又包括立项、建设、验收等若干环节。海南环岛高速公路建设项目会产生数千案卷，若沿线桥梁隧道较多、地形复杂，所形成的档案数量甚至达万卷之多。高速公路档案的特点是工作量大，涉及面广。2）档案类别和数量逐渐增多。高速公路项目档案种类多，如前期有项目可研报告、安评、环评、招投标文件等。建设单位有财务决算、工程决算等。施工单位有路基及构造物工程资料，交通设施工程资料、绿化工程资料等。监理单位有监理试验资料、工程计量及支付文件等。这些文档直接反映了项目建设工序进度等，要求及时做好收集、分类、整理、归档。3）延续性和周期性。时间跨度长对档案资料的收集、归档的及时性提出更高要求，收集归档不及时易造成档案资料丢失，影响建设项目档案的完整性。高速公路建设项目周期长，从项目立项至通车，以及后期的运营、维护，通常达数年之久，若再加上一些客观性因素导致的工期延长，项目建设的周期会更长。

3 现状

1）收集不及时。重施工、轻档案的思想在高速公路项目各参建单位中较为普遍，赶工期、赶进度，常常使工程建设与项目档案收集无法做到同步推进。档案收集不及时，不规范，未能体现高速公路项目单位、分部、分项等工程划分，项目文件资料不完整，未能全面体现施工工艺。2）竣工图编制滞后。项目工程变更未批，工程量无法在图纸上标注，竣工图编制滞后于其他竣工文件。施工、监理资料填写不规范，存在未按规定填写等现象，导致资料不规范。如监理部门重视工程质量监督，缺少专业档案管理员，项目验收监理报告中缺少关于公路项目立卷归档的相关审核意见。3）信息化滞后。在施工、监理、验收评定中产生的大量原始资料多为电子文件。由于电子文件格式不统一，收集、整理不及时，甚至未作出电子文件收集要求，导致高速公路项目档案信息化进展滞后。

4 策略

1）提高重要性的认识。高速公路部门应切实加强对档案管理工作的领导，建立与档案管理工作相适应的机构，配备必要的档案管理人员，明确岗位职责，制定详细的档案管理工作规划，并组织、协调、推进好档案管理工作。要把档案管理工作同高速公路其他工作同等看待，同部署、同落实，同步推进，确保各项工作能切实落到实处，得到健康发展，这样才能发挥档案应有的作用，最大限度地满足高速公路各项工作发展的需要。高速公路档案管理工作很重要，它是高速公路工作的重要组成部分，是高速公路部门的一项服务性工作，所以各有关方面一定要提高对其重要性的认识，切实把其纳入日程，摆上位置，落到实处，抓出成效。2）认真解决。高速公路项目档案管理存在收集不及时、不规范和信息化滞后等问题，应积极采取措施，认真解决。高速公路项目档案数量多、涉及面广，环节众多且相互关联性较强。作为高速公路档案主管部门，应将档案管理与工程项目立项、建设、竣工验收与监理同步推进，编制立卷归档指导作业书，明确各个部门的职责、归档范围、质量标准等，按照项目专项验收的要求提升文件立卷归档的规范性、科学性和可执行性。3）依法办事、依法行事。高速公路部门要根据国家档案管理的相关规定，结合自身的实际情况，制定一套完善的档案规章制度，包括档案收集和立卷归档、安全保管、信息化、借阅等相关的规章制度，明确提出各项档案业务工作的具体要求，使具体工作有规可循、有制度可依，确保工作落到实处、取得实效。只有建立健全各项规章制度，才能实现制度化、规范化、标准化，做到依法办事、依法行事。4）为党管档、为国守史、为民服务。档案管理必须要做好宣传工作和对档案管理人员的培训工作，强化档案人员的职业道德素质和工作的责任心，这是他们做好档案管理工作的前提。档案管理也要不断完善档案管理制度，包括档案的归档制度、保密制度、统计制度、借阅制度等，都要切实做到按章办事、有章可循。这也就要求档案管理人员 必须要牢记为党管档、为国守史、为民服务的职责，并将这个作为提高自己档案管理工作的出发点和归宿点。5）节约人力、物力、财力。档案管理能够第一时间提供建设人员所需要的信息，方便建设人员查询相关环节的档案信息，在高速公路的建设中时常会出现因人为或是自然等因素造成的问题。这个时候就需要能够第一时间了解到建设过程出问题的环节，有效降低建设过程中高速公路的经济损失等，节约大量人力、物力、财力。6）完整、及时、准确归档。对档案管理就要求相关部门聘请专职或是兼职的档案人员，使档案管理工作形成制度，实现正常化和规范化，并建立一套自上而下的严谨的档案管理制度，管理部门、使用部门等要相互制约。确保档案的完整、及时、准确归档，高速公路建设项目竣工后档案移交档案室保存，提高档案信息的实用性和可利用性，促进高速公路事业的发展。

5 结语

高速公路是一个国家或是地区经济发展水平的重要标志之一。高速公路档案是高速公路项目在策略、设计、建设等多个环节形成的具有高度价值的信息记录，是其建设管理中非常重要的依据。高速公路档案管理是我国交通行业建设的一部分，不仅是一项艰巨、复杂、系统的工作，还需具有一定周期性和延续性。档案管理不仅可以提高高速公路行业的管理水平和建设经营，还能实现档案信息的资源共享，促进高速公路的规划、建设、管理及维护。