机关档案管理规范化建设研究

2021-04-15张丽霞

卷宗 2021年10期

张丽霞

（山西省吕梁市委统战部，山西吕梁 033000）

机关单位主要负责国家相关职能的建设和管理，其中的档案管理关系到机关单位的建设，其重要性不容忽视。机关内部的档案一般较为复杂，并且重要性较强，为使档案管理能够满足现代化机关内对档案的实际需求，应对新的档案管理手段进行探索，建立规范化的档案管理系统，提高机关事业单位内对档案资料的管理力度，进而为其提供更为优质的档案服务。

1 建设规范化档案管理制度的重要作用

机关档案主要内容是机关事业单位活动中形成的具有保存价值材料的工作记录，由档案部门负责接受和归档，其以文件形式进行保存，在日常的工作中为机关中工作人员提供一定的信息借鉴，并为其指出正确的发展方向[1]。机关档案的保存管理具有重要的意义，首先，机关档案能够为单位内部的工作人员提供事务处理规则和实践经验等，为工作人员指明其工作的实际方向，提高实际工作的效率；其次，机关档案具有促进机关内部管理制度改革的作用，在时代发展的过程中，机关事业单位想要顺应潮流的发展，强化对档案内部的控制与管理，不仅要加强对新事物和新规则的分析与探索，更要对以往档案中的记载来进行深入的研究，发现机关单位内部的发展之路，学习以往的经验，避开不适合的发展路径，促进机关单位的快速发展；最后，档案管理工作严重影响着档案资料管理的质量。科学合理的档案管理方式不仅能提高对档案资料的管理效率，还可以时档案管理部门的服务水平得到提升。在档案资料得到有效应用后。机关部门管理人员更能理解档案管理工作的重要性，因此，机关事业单位中的管理人员，应研发档案资料管理技术，创建规范化的管理手段，使机关事业单位中的档案管理水平得以加强。

2 机关档案规范化管理中面临的问题

2.1 缺乏对档案管理的重视

大多数机关单位对于档案的重视度不高，其未能准确的认识到档案的重要意义，因此在管理的过程中经常被忽视。管理人员缺乏对档案的关注和正确的认知，这使得其很难从档案中总结出有效的经验。同时，档案管理人员未清晰的意识到档案资料管理的重要性。由于缺乏对档案的理解，一部分管理人员未掌握专业的档案管理知识，导致在实际工作中效率和质量较低。机关事业单位中管理人员不够重视档案管理工作，在档案资料管理工作中，对档案的收集管理较为随意，使档案缺乏规范化效果，即影响档案资料的应用效果，还会不利于档案管理质量的提升。

2.2 档案管理技术水平低

机关单位中的档案管理水平和技术水平较低，不少机关内的档案工作仍使用人工记录和管理的方式，不仅效率非常低，同时其保存效果不良。目前也有不少企业选择使用计算机来对档案进行保存和记录，但其实际的应用中，只利用计算机来进行记录和保存，对其他功能的利用较少，相比人工的方式，计算机管理的效率相对较高，但仍存在一定局限性。管理人员熟练应用先进的科学技术，使档案管理效果得到提高。

2.3 档案管理体系不科学

科学管理档案资料是机关事业单位对档案管理基本要求，想要建立规范化管理方式，必然要完善档案管理制度。目前机关内的档案管理体系较为落后，并且不全面。不少档案管理人员为其他部门调剂或兼职，其管理过程较为不规范，并且岗位不固定，发生档案管理问题后，无法进行追责，档案的管理相对松懈，为档案的科学管理造成了一定阻碍。在需要对档案进行调出和使用时，往往较为麻烦和复杂，档案管理服务水平较差，制约了机关单位的整体发展。

3 促进机关事业单位档案规范化管理的措施

3.1 提高对机关档案管理的重视

为强化对机关事业单位中档案资料管理的规范化建设，应提高对档案资料管理的重视度。一方面，坚决落实机关事业单位中档案资料的管理法规，使档案管理更加规范化。单位内应对档案进行合理宣传，使管理人员能意识到档案资料管理的重要意义。机关单位的工作人员首先应正视档案的实际作用，其能够为机关的发展指出正确的道路，在机关工作中不能缺少档案的帮助。另一方面，加强对档案管理的重视。管理人员直接对档案资料的收集、整理和存储等工作负责，其工作技术水平能体现出档案管理的状态。因此，应加强思想引导，使工作人员能够正视档案管理工作，了解其重要性，避免档案管理工作继续呈现“尴尬”的局面。不断提高员工对档案管理工作自信，将重心放在提升工作技术水平上，实现档案管理工作质量的进步。

3.2 提高档案管理技术水平

想要提高档案资料的管理效果，应学会熟练使用先进技术。目前机关内的档案管理部门对于高科技的应用较少，其管理效率较低，因此，应选择合适的技术融入在档案管理中，助力档案规范化建设。首先，机关事业单位应创建档案资料数据库，建立数字化档案的储存空间，使档案的提取和储存效率得以提升；其次，建立专门的档案管理平台，其中融入数字化管理技术以及信息技术等，能够加强对内部档案的管理，使其更加具有规范性；最后，完善档案的建设和检索等功能，使机关内部的档案管理和使用更加便捷[2]。如在平台中设置相应的权限，机关内工作人员凭借自身的权限来使用相应层次的档案信息，提高档案应用的安全性。或在档案管理平台中融入自动化技术和智能管理系统，并对档案资料进行定期检查和更新。积极应用新型的信息数字化技术，有效提升档案资料管理的水平。

3.3 建立健全的机关档案规范化管理制度

管理人员需要根据机关事业单位内的实际情况，对档案管理制度进行规范化建设，健全档案资料管理制度。首先，应提高档案管理人员的素质与水平，聘请专业的档案管理人员负责档案资料管理工作。制定档案管理人员的责任工作制度，将档案管理工作分配到个人，一旦发生问题，管理人员应进行追责处理。其次，明确档案管理工作的流程。根据目前管理工作的顺序等制定标准化管理流程，要求工作人员按规定制定，并设计监管部门对其工作效果进行检查，确保档案工作的规范化。最后，明确对档案管理工作的移交、收发的管理。在其他部门需要提取档案或者需要进行工作移交时，应将相关的内容进行全面的交底，并认真检查相关的资料，签订凭证，明确责任的归属问题。在档案管理中，严格按照相关工作制度进对档案进行管理，不断加强机关事业单位内档案管理工作的规范化建设。